Privacy en het Informatiepunt Digitale Overheid: 'een eye opener!'

Hoe ga je als medewerker van het Informatiepunt Digitale Overheid (IDO) om met privacygevoelige vragen? Die vraag staat centraal tijdens de bijeenkomst 'Privacy in het IDO', die Probiblio een half jaar na de opening van het IDO voor de betrokken medewerkers faciliteert. Op 4 november 2021 deden we dat bij Bibliotheek IJmond Noord. Adviseur Souhaïlla El Ghoulbzouri sprak erover met IDO-kartrekker Anja Westra in de vestiging Beverwijk. 

Welke inzichten heeft de privacybijeenkomst jullie opgeleverd? 

‘Wij hebben het IDO opgenomen in onze reguliere dienstverlening. Dat wil zeggen dat je als medewerker het ene moment een vraag kunt krijgen over een boek en het andere moment over de Belastingdienst. Door deze training zijn wij ons heel bewust geworden van de privacy die daarbij komt kijken. Zo maken wij sinds de training gebruik van twee afsluitbare ruimtes wanneer dat nodig is en hebben we een laptop aangeschaft. Stel nu dat een bezoeker een vraag heeft over bijvoorbeeld schuldhulpverlening en er staan nog twee andere bezoekers in de rij. Dan stellen we voor om met de laptop naar de afsluitbare ruimte te lopen, zodat anderen de privacygevoelige informatie niet horen.'

'Overigens hebben we sinds de lockdown ook een telefonisch spreekuur en een e-mailadres waar bezoekers met IDO-vragen terecht kunnen. We hebben ook eenWhatsapp-nummer, maar daar wordt nog geen gebruik van gemaakt.'

Foto boven: Anja Westra

Hoe hebben je collega’s de bijeenkomst ervaren?

‘Als een eye opener! Een paar jaar geleden volgden we de training 'Privacy in de frontoffice'. Daaruit was een gedragscode voortgekomen, maar velen hadden de inhoud daarvan niet meer helemaal op het netvlies. De bijeenkomst 'Privacy in het IDO' was een goede opfrisser. De bewustwording van het belang hiervan is nu bij iedereen terug en dat merk je ook in onze dienstverlening.’   

Hoe was het voor jou om de bijeenkomst samen met het IDO-team te doen?

‘De training was hét moment om gezamenlijk na te denken over welke afspraken we wilden maken. Zo heb ik duidelijk gemaakt dat collega’s vragen die te veel tijd kosten of uitzoekwerk behoeven, naar mij mogen doorsturen. Als projectleider heb ik er immers meer tijd voor. Zo probeer ik mijn collega's iets meer te ontzorgen.'

'We merkten ook op dat door de opening van het IDO er meer en ander publiek naar de bibliotheek komt. Daar kan iedere medewerker een mening over hebben en op een andere manier naar kijken. De bijeenkomst was ook een goed moment om dat met elkaar te bespreken.’

Hoe vond je organisatie vanuit Probiblio?

‘De ondersteuning was prima. Ik vond het erg fijn dat er ook tijdens de coronaperiode IDO-bijeenkomsten voor ons werden georganiseerd. Tijdens een van deze bijeenkomsten hoorde ik dat een andere bibliotheek een spreekuur had georganiseerd rondom de nieuwe donorwet. Dat inspireerde me om ook voor onze vestigingen een spreekuur te organiseren. Het is fijn om zo met collega’s bij elkaar te komen en ideeën uit te wisselen.’

Op het moment dat ik Anja wil bedanken voor haar tijd ziet ze een nieuw bericht op haar werktelefoon: de eerste IDO-vraag via Whatsapp is binnen!

Meer informatie

Klik hier voor meer informatie over de bijeenkomst 'Privacy in het IDO'. Hier vind je ook handige documenten, zoals een handreiking over het interne gesprek over privacyvraagstukken en formulieren bij doorverwijzing vanuit het IDO.

Tip: volg ook onze gratis e-learning 'De basis van privacy'. Niet specifiek voor het IDO, maar wel waardevol voor al je medewerkers (ook vrijwilligers)!

Dit artikel valt onder Probiblio's opgave Digitale geletterdheid. De digitale wereld is overal om ons heen en heeft invloed op zowel maatschappelijk als op persoonlijk niveau. Probiblio helpt bibliotheken om mensen wegwijs te maken op het gebied van digitale geletterdheid en digitale inclusie.