Bibliotheek Oostland: ‘Door goede samenwerking kom je tot een goed product’

In de bibliotheek van de toekomst is de collectie niet langer een doel op zich. Maar een goede collectie is en blijft natuurlijk één van de pijlers van het bibliotheekwerk. Bibliotheek Oostland was toe aan een nieuw collectiebeleidsplan en schakelde daarvoor de hulp van Probiblio in. Met Carla Holland (manager bibliotheken bij Bibliotheek Oostland) en Mirjam Noach (collectieadviseur Probiblio) blikken we terug op dit proces en de toegevoegde waarde van een collectiebeleidsplan.

Begin 2021 kreeg Probiblio de vraag om samen met Bibliotheek Oostland een nieuw collectiebeleidsplan te schrijven. Wat was hiervoor de aanleiding?

Carla: ‘Bibliotheek Oostland is een bruisende bibliotheek, letterlijk in beweging en een fijne plek om te zijn. Ons vorige collectiebeleidsplan diende aangepast te worden naar de huidige ontwikkelingen en waar je als organisatie naartoe wilt. Met het Collectiebeleidsplan 2021-2024 blikken we vooruit, naar wat er nodig is om een aantrekkelijke collectie aan te bieden. Een collectie die inspireert tot lezen, ontdekken en ontmoeten!’

‘Naast Probiblio vroegen we ook NBD Biblion ons hierbij te helpen, maar uiteindelijk viel onze keuze op Probiblio. Dat voelt vertrouwd en ik weet dat er goed werk geleverd wordt.’

Hoe ziet het proces eruit en wat is daarin van belang?

Mirjam: ‘Allereerst wilde ik helder schetsen dat het een plan van Bibliotheek Oostland werd, dat was het uitgangspunt. Ik startte met een plan van aanpak voorzien van een tijdlijn. Zo maak je duidelijk hoe het proces er in de tijd uitziet en wanneer bespreek- en evaluatiemomenten gepland staan. Dan kun je concreet aan de slag, want bij beleidsplannen loert het gevaar dat je zaken vooruitschuift. Onderdeel van het proces waren twee brainstormsessies met verschillende bibliotheekmedewerkers. Zo neem je mensen mee en kunnen medewerkers bijdragen aan een actief plan.’

‘Dan volgt het schrijven van het plan, een intensieve klus waarbij Petra Togni (directeur-bestuurder Bibliotheek Oostland) en Carla een flinke redactieslag deden en goede feedback gaven. Een belangrijk aspect van dat samenspel is, dat je je als ‘klant’ vrij genoeg voelt om elkaar aan te spreken. Zo kom je samen tot een goed product. Uiteindelijk zorgde die samenwerking voor een concreet, werkbaar en actief collectiebeleidsplan.’

Carla: ‘Een fijne methode, waarbij de voortgang gewaarborgd wordt. Dat werkt voor beide partijen heel prettig, omdat je allebei scherp voor ogen hebt waar je naartoe wilt. En je betrekt diverse mensen uit de organisatie bij dit plan, dat is waardevol.’

Mirjam: ‘Helaas vonden de evaluatie en het eindresultaat niet op locatie plaats, dat gebeurde online. Toen het weer kon, nam Carla mij mee op tournee langs drie vestigingen. Ontzettend leuk en heel nuttig, want dan zie je het verschil tussen de vestigingen en gaat het leven.’

Welke informatie heb je nodig om tot een goed collectiebeleidsplan te komen?

Mirjam: ‘Om een compleet beeld te schetsen, maak je gebruik van demografische gegevens. Oostland ligt in een gebied waar veel ontwikkelingen spelen en daarom wil je weten hoe de bevolkingssamenstelling eruit ziet. Ook van belang zijn cijfers die weergeven hoe Bibliotheek Oostland presteerde in de afgelopen jaren. Zo vorm je een indruk van een organisatie en waarmee die organisatie te maken krijgt. Ter voorbereiding op de brainstormsessies gaven we huiswerk op. Die uitkomsten gaven inzicht in wat belangrijk is tot 2024 en zo ontstonden de actiepunten. Heel mooi, want die moeten herkenbaar zijn voor de medewerkers.’

Wat zie jij als toegevoegde waarde om samen met Probiblio het collectiebeleidsplan te schrijven?

Carla: ‘De toegevoegde waarde zit in de kennis en ervaring van Probiblio, vooral op het vlak van landelijke en provinciale ontwikkelingen. Die expertise kon ik aanvullen met kennis van onze lokale omgeving. Zo creëer je een bredere blik op je eigen collectie! Onderdeel van ons collectiebeleidsplan waren ook collectieprofielen per vestiging. Een mooie aanvulling, want daarmee krijg je inzicht in de collectie per rubriek en genre. Dat helpt om de verschillende invalshoeken van je collectie kenbaar te maken naar je medewerkers.’

Er ligt nu een plan met 21 actiepunten. Met welke actiepunten gaan jullie als eerst aan de slag?

Carla: ‘We richten ons nu op de profielen waarbij we elke twee weken bij iedere vestiging tegelijkertijd een rubriek of een genre op titelniveau onder handen nemen. Zo zoom je verder in op de collectieonderdelen en haal je gezamenlijk de “gekke dingen” eruit. Daarmee kom je tot een nog betere samenstelling van de collectie.’  

‘Op korte termijn organiseren we gezamenlijke overleggen tussen Collectie, Marketing en Programmering om met elkaar meer invulling aan het plan te geven. En we halen bij onze Jeugdpunten (Delfgauw en Bergschenhoek) de volwassen collectie weg. Samen met David Rozema (collectieadviseur Probiblio) gaat ons hoofd Jeugd en Jongeren een tijdpad voor specifieke actiepunten opstellen.’

Waar ben je trots op als je terugkijkt op deze samenwerking?

Mirjam: ‘Het maakt me trots dat deze manier van werken als blauwdruk fungeert voor andere collectiebeleidsplannen. En het leidde tot opname in Probiblio’s Etalage waar inmiddels verschillende bibliotheken op intekenden. Dit doe je dus met je netwerk en dat kun je mooi uitdragen. Een mooi voorbeeld van hoe Probiblio samen met bibliotheken iets neerzet en daarmee meerwaarde laat zien.’

Wat komt er op een bibliotheek af als ze hiermee aan de slag gaan?

Carla: ‘Het vraagt om goede communicatie in de samenwerking met Probiblio en het vraagt tijd om ervoor te zorgen dat intern de neuzen dezelfde kant op staan. Maar dat zie ik als investering in een nog betere collectie. Vanaf het begin communiceerden we dit plan intern, zo neem je mensen mee en breng je het belang van collectie weer even onder de aandacht. Want collectie is nog steeds een wezenlijk onderdeel van de bibliotheek. Collectie = connectie!’

Mirjam: ‘Dit document vormt een mooie basis en daarna moet je als bibliotheek tijd investeren om het te laten werken. Bibliotheken moeten goed voorbereid zijn, als zijnde dat er een actueel, algemeen beleidsplan ligt want het collectiebeleidsplan vloeit hieruit voort. Een bezoek aan de vestiging is een wezenlijk onderdeel van de samenwerking. En van belang is de interne communicatie dat er een collectiebeleidsplan wordt gemaakt. Daarmee maak je medewerkers bewust van het proces dat eraan komt.’

Gezien jullie ervaring met dit traject, wat kun je andere bibliotheken hierover meegeven?

Carla: ‘De samenwerking was heel fijn en Mirjam en ik konden goed sparren. Wij zien dit als een werkbaar en actief plan, waarmee je stapsgewijs acties kunt uitvoeren binnen je organisatie. Een volgende keer doe ik het graag weer op deze manier!’

Meer weten? Neem contact op met collectieadvies@probiblio.nl

Lees verder: 

• Lees meer over het Netwerk collectiespecialisten en provinciaal collectieplan
• Bekijk ons aanbod rondom Collectie, collectieadvies en programmering
• Lees het blog: 'Slimme toepassingen voor het optimaliseren van je collectie'
• Meld je aan voor een van deze bijeenkomsten:
  • Workshop Diversiteit en Inclusie in de collectie (21 maart)
  • Workshop Diversiteit en Inclusie in de collectie (22 maart)
  • Denk mee over de toekomst van de bibliotheek (28 maart)