De Boekenberg: ‘We kunnen niet zonder vrijwilligers.’

Probiblio feliciteert Bibliotheek de Boekenberg met het behalen van het NOV-keurmerk Vrijwillige Inzet Goed Geregeld! Hiermee toont de bibliotheek in Gemeente Nissewaard aan dat het werken met vrijwilligers professioneel is ingericht. We spraken met coördinator Vrijwillige Inzet AnneMarijke Tiessen en teamleider Educatie & Sociaal Domein Evelien Goedknegt over het proces rondom het behalen van het keurmerk. Wat waren ‘eye openers’ en welke tips hebben ze voor andere bibliotheken?

Foto boven: overhandiging certificaat Keurmerk Goed Geregeld door wethouder Martijn Hamerslag aan AnneMarijke Tiessen en Evelien Goedknegt.

Certificeringstrajecten zijn de medewerkers van de Boekenberg niet vreemd. Eerder behaalden zij al het Duurzaam Gastvrij Keurmerk én het kwaliteitscertificaat van de Certificeringsorganisatie Bibliotheekwerk, Cultuur en Taal (CBCT).

Waarom was het belangrijk voor jullie om het Keurmerk Goed Geregeld te hebben?

Evelien: ‘We werken met 180 vrijwilligers en ongeveer 30 vaste medewerkers. Dan is het belangrijk om de organisatie goed op orde te hebben. De vrijwilligers zijn allemaal ondergebracht in verschillende teams, veel vaste medewerkers werken dus met hen samen. Het is cruciaal dat je werkt en samenwerkt vanuit dezelfde basis rondom deskundigheidsbevordering en communicatie.’

‘Ook vanuit onze rol bij de Vrijwilligers Academie Nissewaard is het voor ons als organisatie belangrijk hier aandacht voor te hebben en onze vrijwilligers deskundigheid te bieden. Bovendien, zoals onze directeur Victor Thissen ook altijd zegt: zonder vrijwilligers zijn we nergens!’

Hoe zijn jullie het proces ingegaan?

AnneMarijke: ‘Ik leerde van het certificaat via een bijeenkomst van Probiblio. We hadden al wel een vrijwilligersbeleid, maar met het traject hebben we de puntjes op de i gezet. Medewerkers en vrijwilligers startten met het invullen van de zelfevaluatie. Dat maakte duidelijk in hoeverre we alle stukken op orde hebben, of de informatievoorziening richting de vrijwilligers duidelijk is en waar nog kansen liggen. We trokken voor het hele traject bewust een jaar uit, om de werkzaamheden goed te kunnen verspreiden.’

Evelien: ‘Het is belangrijk om eerst draagvlak te creëren in de organisatie. Dat het breed gedragen wordt en iedereen het belang ervan inziet. Bij elke stap gaf ik terugkoppeling aan het mt en we vertelden medewerkers hoe het traject er verder uit zag. Mensen moeten weten dat het niet om het certificaat gaat, maar dat er een idee en missie achter zit.’

Op wat voor manier zijn de vrijwilligers bij het traject betrokken?

Evelien: ‘Zij hebben een prominente rol gehad. In elke stap van het proces zijn we met vrijwilligers uit diverse groepen in gesprek gegaan. Hun feedback is cruciaal: wij kunnen in de zelfevaluatie wel alles afvinken, maar we moeten juist horen wat hun ervaringen zijn en waar ze tegenaan lopen. Hetzelfde hebben we gedaan met de vaste medewerkers.’

AnneMarijke: ‘We hebben een vrijwilligerspanel, dat bestaat uit 6 leden. Ik heb hen er nauw bij betrokken. Zo hadden we bijvoorbeeld geen exit-procedure; dat kwam meteen in de evaluatie naar voren. Met het panel hebben we die toen opgesteld. Het was fijn dat zij expliciet durfden te zijn in hun feedback.’

Wat waren 'eye openers'?

AnneMarijke: ‘We versturen al jarenlang een nieuwsbrief naar de vrijwilligers. Toch bleek dat er nog steeds mensen zijn die hem nooit hebben gezien! Des te meer reden voor ons om een onderzoek naar communicatiekanalen in te stellen. Ook kwam naar voren dat vrijwilligers behoefte hadden aan een rondje veiligheid in het gebouw: het is groot en mensen die hier werken moeten wel weten hoe het in elkaar zit, vooral vanuit het veiligheidsaspect. Dat is een verbeterpunt waar de vrijwilligers meteen iets van merken.’

Evelien: ‘Een aandachtspunt is dat we voor de personeelsvertegenwoordiging ook een afvaardiging uit de groep vrijwilligers gaan werven. Door de komst van het functiehuis stond al op de agenda van 2022 dat we de functies van medewerkers opnieuw onder de loep nemen. Hiervoor gaan we de rol van vrijwilliger en vaste medewerker beter neerzetten, zodat het niet vertroebelt en ze zich goed tot elkaar verhouden.’

‘Van Maaike Verhoeven (HR-adviseur Probiblio) kregen we een mooi compliment: ‘Wat bij jullie bijzonder is om te ervaren, is dat het op de werkvloer heel soepel loopt tussen werknemers en vrijwilligers. Heel informeel en persoonlijk’. Een vrijwilliger zei ook: ‘Spreek me aan met ‘je’. In dat ene woordje voel ik me thuis, voel ik me niet minder dan de betaalde werknemers’. Een waardevol inzicht.’

Wat heeft het proces nog meer opgeleverd?

Evelien: ‘Dat zit vooral in de aanscherping van het bestaande vrijwilligersbeleid. Door zo bewust met de vrijwilligers bezig te zijn, krijgt bijvoorbeeld hun deskundigheidsbevordering veel meer aandacht. Ook op het gebied van persoonlijke ontwikkeling in het kader van een leven lang leren. We hebben hier budget voor vrijgemaakt en richting de teamcoördinatoren duidelijk gemaakt dat het belangrijk is. Het staat op de agenda en in de jaarkalender en we zitten er met het mt bovenop. Dat is echt voortgekomen uit ons committeren aan een certificering. We zijn bewuster gaan nadenken over beleid en kijken waarin we nog kunnen groeien.’

AnneMarijke: ‘Er is veel meer structuur en eenduidigheid gekomen. Er is nu één digitale plek waar alles te vinden is voor iedereen. Collega’s geven wel aan dat het belangrijk is om dat draagvlak te blijven versterken en uit te blijven dragen. Er moet voldoende tijd zijn om vrijwilligers te ondersteunen en te begeleiden.’

Evelien: Zo’n traject houdt je scherp. Omdat je gestructureerd werkt, start met die meerjarenvisie en aan de hand daarvan kpi’s bepaalt en beslist waar je wil staan. Dat maakt het traject ook los van het certificaat heel waardevol.’

In december hebben jullie ook de bibliotheekcertificering behaald. Hoe verhoudt dat zich tot het Keurmerk Goed Geregeld?

Evelien: ‘In de bibliotheekcertificering komen de vrijwilligers zeker terug, net als het strategisch hr-plan en de verhouding tussen het aantal vaste medewerkers en vrijwilligers. Er is toen ook gesproken met twee vrijwilligers. Dat wij tijdens die audit konden aangeven dat we bezig waren met de audit voor het keurmerk Goed Geregeld, maakte zeker indruk.’

Hebben jullie een tip voor andere bibliotheken die het keurmerk willen verkrijgen?

AnneMarijke: ‘Start gewoon! Ook al heb je het nog niet allemaal op orde: start met de zelfevaluatie want daar leer je juist van. Daar is het traject voor bedoeld.’

Evelien: ‘Het creëren van draagvlak binnen je organisatie is het allerbelangrijkst. Dat het traject echt vanuit directie/mt gedragen wordt en dat de meerwaarde wordt gezien. Als je het organisatiebreed oppakt, komt het beter uit de verf en levert het veel meer op.’

Meer weten?

Neem contact op met Maaike Verhoeven, adviseur HRD bij Probiblio: 06-36223399. Lees hier meer over werken met vrijwilligers en het strategisch borgen van hr-beleid in de organisatie.

Ga voor meer informatie over het Keurmerk Goed Geregeld naar de website van het NOV.

Lees ook:

• Feest bij de Westfriese Bibliotheken na behalen keurmerk Goed Geregeld