Een kijkje in het logistieke hart van Probiblio

Ben jij benieuwd wat er met al die kisten en materialen gebeurt die onze chauffeurs bij jullie ophalen? Of hoe het eraan toegaat in ons magazijn? En hoe we ervoor zorgen dat al het leenverkeer op de juiste plek terecht komt? Communicatiemedewerker Yvette Hazebroek liep een dagje mee in het logistiek hart van Probiblio.

Probiblio’s afdeling Logistiek verzorgt het fysieke transport van media tussen bibliotheken onderling en tussen bibliotheken en Probiblio. Onze 11 vrachtwagens maken hiervoor wekelijks meer dan 500 stops en vervoeren jaarlijks 5 miljoen boeken en andere materialen.

Het magazijn aan de Lireweg is het broeierige hart van Probiblio. Niet alleen vanwege de temperatuur (het is op dat moment buiten 26 graden en in het magazijn nog warmer), maar ook vanwege het komen en gaan van boeken en andere materialen. In dit magazijn wordt alles gesorteerd dat door Probiblio’s chauffeurs tussen de vestigingen in ons werkgebied wordt vervoerd.

Aan de chauffeurs de taak om het warme weer te trotseren (achter in de bus wordt het zelfs 50 graden). Er zijn verschillende routes die bijna allemaal ten minste 1 keer per week worden gereden, waarbij niet alleen bibliotheken worden bezocht maar ook scholen en instellingen. John, al bijna 3 jaar in dienst bij Probiblio, zegt: ‘Ik heb geen voorkeur voor een route. Elke keer hetzelfde rondje om de kerk lijkt me niks, het is goed om afwisseling te hebben.’

Zwarte handen

De ingewikkelde logistiek vraagt om een procesmatige aanpak. ’s Ochtends laden de chauffeurs de materialen in die voor de route van die dag zijn klaargezet. Op de locaties leveren ze de boeken af die daar zijn gereserveerd én nieuwe collecties of andere materialen, zoals (wissel)collecties, leeskringkoffers en Break-in Boxen. Ze nemen de materialen mee die mensen bij een andere bibliotheekvestiging hebben besteld maar waar het niet in huis is. John: ‘Dat is toch prachtig, dat je in Groningen een boek kunt reserveren en het kunt ophalen in Limburg.’

Als de rit erop zit en de chauffeur met de bus terugkeert naar de Lireweg, begint het sorteerwerk. De boeken die vanuit de vestigingen mee terug zijn gekomen, moeten in de juiste krat van bestemming worden gedaan. Dat is nog een flink karwei, want er wordt heel wat heen en weer gestuurd tussen de vestigingen. Aan het eind van de klus zijn de handen zwart – boeken zijn niet smetteloos. Maar het is een bevredigend gevoel om alle kratten die retour kwamen leeg en opgestapeld te zien, en de kisten voor de volgende dag alweer gevuld.

Coronatijd

Het interbibliothecair leenverkeer lag een paar maanden stil. Ook toen had de afdeling het druk, vertelde chauffeur Fred al eerder in een interview. John zegt hierover: ‘Tijdens corona hebben we eerst 2 weken thuis gezeten, daarna pakten we het weer op en we merkten al snel dat het heel erg druk werd. Sommige mensen bestelden veel en hadden op een gegeven moment 100 boeken in huis. Als ze dat dan in één keer terugsturen zit de wagen al halfvol. Aan het begin van de coronaperiode gingen boeken eerst 3 dagen in quarantaine bij de bibliotheek en vervolgens bij ons nog een keer. Dat stapelde zich op.’ Maar hij klaagt niet. ‘Het is fijn dat ons werk gewoon doorging.’

Visitekaartje

Petra Jellema, manager Logistiek en Collecties, is trots op haar chauffeurs. ‘Zij komen bij alle bibliotheken en zijn daardoor het visitekaartje van Probiblio. Het werk dat ze doen ontzorgt de bibliotheek en daar zijn ze trots op.’

Marjolein van de Steen, voorheen manager front-office bij Bibliotheek Velsen en inmiddels adviseur collectie bij Probiblio, beaamt dat: ‘Voor de bibliotheek is Logistiek als de navelstreng van Probiblio: het meeste voorkomende contact en een belangrijke vorm (aanlevering, transport van collectie) van contact van de bibliotheek in de relatie met Probiblio.’

BoekToer: handige wisselcollecties voor de bibliotheek en Bibliotheek op school

Een voorbeeld van wisselcollecties die vervoerd worden zijn die van BoekToer: en verzameling vaste collectiepakketten – leesboeken en onderwerpcollecties – van elk 40 boeken. Ze kunnen naar keuze van de school en de bibliotheek worden uitgeleend voor een periode van een heel jaar, of voor 8 weken. Probiblio’s collectiespecialist Maaike Landman is verantwoordelijk voor het samenstellen en updaten van deze collecties.

‘Boeken zijn de kern van mijn bestaan. De NBD stuurt elke week een overzicht met alle nieuwe bibliotheekboeken en ik selecteer boeken die in onze collecties passen. In coronatijd kon ik de boeken minder inzien. Nu dat weer kan, merk ik dat ik weer fluitend naar mijn werk ga. Ik heb dat nodig om goed advies te kunnen geven. En dat ik elke week alle boeken mag bekijken die binnen zijn gekomen, maakt het werken voor mij een feestje.'

Maaike loopt vol trots langs de kasten waar de collecties staan die nu niet uitgeleend zijn. ‘Maar het is zonde als ze te lang in de kast staan. We proberen daarom wat te doen met feedback die we van bibliotheken krijgen. Zo was er vraag naar Nederlandse prentenboeken of een Engelse collectie en die hebben we nu. We hopen dat door het Leesoffensief de bestellingen van BoekToer weer wat aantrekken.’

Petra: ‘Als bibliotheken zelf een collectie moeten samenstellen rondom een thema, kost dat een bibliotheekmedewerker tijd. En dat gaat ten koste van andere dingen. Doordat de boeken rouleren delen we de kosten, staan boeken niet ongebruikt in de kast en besparen we aankoopkosten van boeken. Ideaal.’

Benieuwd hoe het magazijn van Probiblio eruitziet? Bekijk dit filmpje >>

Lees ook: 'We staan als bibliotheek goed in de maatschappij' – communicatiemedewerker Emma Bijloos gaat een dagje op stap met chauffeur Fred Koolhaas