Feest bij de Westfriese Bibliotheken na behalen keurmerk Goed Geregeld

Voor Tineke Meesters (beleidsmedewerker P&O & vrijwilligers) en Marian Blom (coördinator vrijwilligers) van de Westfriese Bibliotheken stond 2019 in het teken van het certificeringstraject van de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV), de belangenorganisatie binnen het vrijwilligerswerk in Nederland. 

Met het doorlopen van dat traject en het behalen van het keurmerk Goed Geregeld toont je organisatie namelijk aan dat het vrijwilligerswerk van strategisch tot operationeel niveau op orde is. Een belangrijk doel voor de Westfriese Bibliotheken, waar meer dan 250 vrijwilligers zich inzetten voor het bibliotheekwerk in de regio.

En het is gelukt! De Westfriese Bibliotheken slaagden met vlag en wimpel. Tijdens de feestelijke nieuwjaarbijeenkomst op 14 januari werd het Goed Geregeld-keurmerk uitgereikt. Naast Bibliotheek Den Haag en BiblioPlus behaalden zij dit resultaat als derde bibliotheek in Nederland.

Een mooie aanleiding om met Tineke Meesters en Marian Blom in gesprek te gaan. Hoe ervaarden zij het certificeringstraject en wat levert het hen op? Ook directeur-bestuurder Chantal Trigallez reageert.

Wat was voor jullie de reden om deel te nemen aan het NOV-certificeringstraject?

Tineke: “Bij de Westfriese Bibliotheken werken wij met zo’n 250 vrijwilligers. Het aantal vrijwilligers in bibliotheken neemt toe, de intensiteit waarmee we vrijwilligers inzetten ook en daarmee het belang om zaken goed te regelen. Zo langzamerhand is dit een vraagstuk op management niveau: wat komt erbij kijken en hoe leid je dit in goede banen? Daar helpt dit certificeringstraject goed bij.”

Marian: “Probiblio bood de pilot aan en ik greep deze kans om een raamwerk op te zetten en zaken rond vrijwilligerscoördinatie voor elkaar te krijgen. Dat ons management dit traject ondersteunde, was een goede stok achter de deur. Maaike Verhoeven (adviseur HRD van Probiblio) schreef het plan van aanpak, dat was voor ons een prima startpunt.”

“We zijn de organisatie naar een zo hoog mogelijke standaard van professionaliteit aan het brengen. Inmiddels werken we met meer dan 250 vrijwilligers, dan moet je je processen op dit gebied goed op orde brengen.” - Chantal Trigallez, Directeur-bestuurder Westfriese Bibliotheken 

Hoe hebben jullie dit traject doorlopen en wat komt erbij kijken?

Marian (foto rechts): “Ik heb dit proces als heel positief ervaren en het helpt mij als coördinator vrijwilligers enorm! Op 8 mei 2019 startte onze organisatie met het invullen van de NOV-zelfevaluatie. Het gaat erom dat verschillende vrijwilligers en collega’s zelf beoordelen hoe een en ander geregeld is omtrent vrijwilligers. Hier kwamen plussen en minnen uit naar voren. Het afgelopen halfjaar hebben we de aandachtspunten onder handen genomen. Nu staan de functieprofielen voor vrijwilligers op de website, diverse formulieren kregen een update en er werd een smoelenboek samengesteld. Door middel van bijeenkomsten en per mail communiceerden we de updates aan vrijwilligers.

Wat er verder nog bij kwam kijken? Het organiseren van werkbesprekingen per gemeente, inclusief de verslagen en geheimhoudingsverklaringen. Plus het coördineren van bijeenkomsten met de vrijwilligers om de uitkomsten van de zelfevaluatie te bespreken.

Heel leuk, maar wel arbeidsintensief. We zijn er nog niet, want het maakt deel uit van het grotere certificeringstraject. Dat houdt ons bij de les en het stimuleert ons om zo te werken.”

Wat heeft dit proces jullie gebracht?

Marian: “Als je met zoveel vrijwilligers werkt, heb je structuur nodig. De coördinatie van vrijwilligers verloopt pro-actiever en minder van achter het bureau. Onze website kent nu een vrijwilligerspagina, voorzien van een agenda en instructie voor de vrijwilligers. Het is een totaalplaatje geworden en dat werkt heel prettig. Waar we wel eens tegenaan liepen was tijdsdruk, maar dat was ook de stok achter de deur en die heb je nodig. Het uitwerken van alle input vergt veel tijd, maar je wilt ook handen en voeten geven aan de bruisende ideeën. Juist dat zet de organisatie in beweging!”

Tineke: “Het certificeringstraject werd onze leidraad en hierdoor zijn zaken versneld opgepakt. Het zit in dagelijkse dingen die we nu structureel meenemen, zoals het maken en delen van vergaderverslagen, maar ook het herformuleren van ons vrijwilligersbeleid. Onze locatie in Wognum kent inmiddels een voorbeeldfunctie als het gaat om enthousiaste vrijwilligers. Men maakt daar een verbinding naar de lokale samenleving, dat is mooi want iedere vrijwilliger is een ambassadeur.”

“Ik heb dit proces als zeer professioneel en inspirerend ervaren. Vooral ook omdat de vrijwilligers zelf intensief betrokken zijn bij het gehele proces.” - Chantal Trigallez, Directeur-bestuurder Westfriese Bibliotheken

Wat is de toegevoegde waarde van het Goed Geregeld-keurmerk?

Tineke: “Met dit keurmerk laat je als bibliotheek aan gemeenten en partners zien dat je de inzet van vrijwilligers belangrijk vindt en professioneel geregeld hebt. De gemeente is onze belangrijkste opdrachtgever. Dan helpt het dat we zaken goed georganiseerd hebben.”

Marian: “Voor de vrijwilligers zelf is het ook een belangrijk keurmerk, het geeft aan dat ons vrijwilligersbeleid op orde is, de naam is wat dat betreft zeer toepasselijk. Het houdt ons alert:
je moet het keurmerk blijven verdienen en dat vind ik een goede ontwikkeling.”

Wat maakt deze behaalde certificering zo belangrijk voor de bibliotheek?

Tineke: “Door dit traject komt er zowel op strategisch als operationeel niveau samenhang in het beleid. Het is een goede reden om alle vrijwilligers op een leuke manier bij je organisatie te betrekken. Dat wordt op prijs gesteld en versterkt het contact met vrijwilligers, ook met diegenen die meer in de luwte werken.”

Marian: “Als organisatie word je op een bepaald pad gezet. Het gesprek met elkaar over de inzet van vrijwilligers levert veel energie en betrokkenheid op. Het is zo belangrijk om tijd te nemen en dit onderwerp te bespreken, om op te halen wat er leeft en verbeterd kan worden.”

“Dit keurmerk is een bevestiging van kwaliteit en dat we de zorg voor onze vrijwilligers serieus nemen. Dit certificeringstraject brengt je procesvoering intern goed op orde rondom het werken met vrijwilligers.” - Chantal Trigallez, Directeur-bestuurder Westfriese Bibliotheken

Gezien jullie ervaring met dit certificeringsproces, wat kun je andere bibliotheken meegeven?

Marian: “Qua tijdsbesteding zijn wij samen, met ondersteuning van een administratief medewerker, een klein jaar bezig geweest. Het is een snelkookpan en kost veel tijd, maar het levert de organisatie ook veel op in korte tijd. Het zorgt voor een raamwerk, het creëert een stip op de horizon en het zet de organisatie in beweging. De samenwerking met het NOV verliep heel prettig en dat heeft ons gesteund om de eindstreep te halen.”

Tineke (foto rechts): “De steun van het MT en hun aanwezigheid bij sessies is belangrijk, dat zorgt voor draagvlak binnen de organisatie. Daarnaast helpt het om dit traject met meerdere mensen uit de organisatie te doorlopen, dan pak je  de verschillende invalshoeken uit de organisatie meteen mee. Als bibliotheek moet je dit proces zo doen dat het uitvoerbaar is en dat je het waar kunt maken. Het behalen van deze certificering, is de kers op de taart om dingen goed te blijven doen!”

“Voor veel bibliotheken is de inzet van vrijwilligers essentieel om hun activiteiten te kunnen aanbieden. Dit levert ook veel vraagstukken op. Het proces van het behalen van het certificaat helpt om op strategisch niveau keuzes te maken en om operationele zaken goed te regelen. Dit laat aan je stakeholders zien dat je een professionele vrijwilligersorganisatie bent en je geeft hiermee ook invulling aan de maatschappelijke bibliotheek. Ik hoop echt dat meer bibliotheken hun certificering gaan halen. Vanuit Probiblio kunnen bibliotheken hierbij ondersteuning krijgen”, aldus Maaike Verhoeven, adviseur HRD bij Probiblio.

Wil je meer weten? Neem dan contact op met Maaike Verhoeven, adviseur HRD bij Probiblio: 06-36223399.