Grenzeloze inspiratie tijdens (on)begrensd vrijwillig

Grenzeloze inspiratie tijdens (on)begrensd vrijwillig

Ruim honderd enthousiaste, druk pratende bibliotheekmedewerkers verzamelden zich 11 september bij de industriële Wagenwerkplaats van Amersfoort. Hoewel, verzamelen, sommigen zochten verwonderd naar de juiste deur en ingang van deze prachtige locatie. Alle lagen uit de organisatie waren aanwezig, van top to bottom; directie, management, front- en backoffice, een handjevol vrijwilligers en zelfs enkelen vanuit andere organisaties dan de bibliotheek. De zon scheen, koffie en koekjes gingen aan de lopende band, notitieblokken in de aanslag. Een verslag...

De titel van de dag is (on)begrensd vrijwillig; vrijwilligerswerk zonder grenzen, grenzeloos ‘vrijwilligen’. Welke grenzen zijn er en waar liggen ze? Een goede titel voor deze bijeenkomst, dit vond ik vooraf al maar kan ik na afloop ook concluderen. Gerard Meijer van SPN gaat van start, een warm welkom met flashback naar zijn begincarrière. “In Friesland hadden ze helemaal geen vrijwilligers en daar waren ze nog trots op ook!” In Drenthe daarentegen werken ze veel met vrijwillige inzet en Gerard is dan ook blij met de aandacht die er voor het onderwerp is. Op de vraag hoeveel vrijwilligers er zijn, steekt een handjevol aanwezigen zijn of haar hand op. "Niet bij de bieb", zegt hij, "in het algemeen…" Nu steekt bijna iedereen de hand op en maakt instemmende geluiden – natuurlijk vrijwilligen wij!

“Wat is het verschil tussen een vrijwilliger en een werknemer? Geld! Eigenlijk was dat het… Niet het plezier, de zingeving en motivatie, niet het sociale contact… Geld…”

Hier vind je alle presentaties en materialen

Voor de maatschappij

Keynote speaker Willem-Jan de Gast van Movisie beklimt het podium en meldt dat zeventig procent van de vrijwilligers vrijwilligt omdat iemand die ze kennen hen vraagt. “Tevreden vrijwilligers zijn de beste ambassadeurs die je als organisatie kunt hebben!” Het werken met vrijwilligers is volgens hem – en alle andere sprekers overigens – niet iets dat je er zomaar even bij moet doen. Het is een strategisch managementvraagstuk en het managen ervan is een vak. Alles begint met ‘waarom’. Waarom zetten we vrijwilligers in? Wat is de toegevoegde waarde? Diverse mensen uit het publiek antwoorden: “We bieden mensen uit alle lagen van de samenleving een platform om zich te ontwikkelen.” en: “Hoe banaal ook, het is een stuk goedkoper dan betaalde krachten. Het zijn relatief goedkope handjes…”. Hier lijkt niemand van te schrikken, sterker nog, er wordt instemmend gehumd. Het ís nou eenmaal zo. Maar er zijn zoveel meer redenen om deze mensen in te zetten. Eén van de belangrijkste is waarschijnlijk wel de volgende: de bibliotheek is een maatschappelijke organisatie.

Het gaat over ruil, wat wil je als organisatie en wat wil de vrijwilliger? Het vrijwilligerswerk is een keuze voor de vrijwilliger, die komt wel aan de bak, het bedrijf moet moeite doen om aantrekkelijk te zijn voor de vrijwilligers. Geldelijke beloningen zijn er niet dus hoe doe je dat? Hoe houd je ze gemotiveerd? Door het bieden van uitdagingen en kansen, doorgroeimogelijkheden en ontwikkeling van het talent. Vrijwilligers zijn ook professionals, of worden dat op deze manier. Wat weer een heftige serie nieuwe vragen oproept. And then what...? Blijven het vrijwilligers of worden het op deze manier échte professionals, met als gevolg dat de taken niet meer onbetaald gedaan kunnen worden, nemen zij met hun expertise vervolgens werk over van de betaalde krachten en ontstaat er verdringing? Belangrijke vragen… Dit zijn de knagende onderwerpen en wrijvende zaken, de vervelende situaties die zich voordoen in organisaties waarbij meer en meer met vrijwillige inzet wordt gewerkt.

Wat voor vrijwilliger heb jij?

Ongeveer vijftig procent van de bevolking zet zich vrijwillig in, dit is een voortdurende trend en het worden er steeds meer met in verhouding minder werkzame uren. Er zijn tegenwoordig drie soorten vrijwilligers te benoemen. Naast de traditionele (vaste) ‘gebonden vrijwilliger’, heb je steeds meer ‘geboeide vrijwilligers’, die zijn parttime of flexibel inzetbaar, vaak naast een betaalde baan. We noemen ze ook wel zappende of episodische vrijwilligers. Deze twee soorten zijn gemotiveerd en leergierig, met hart voor de zaak. Dan heb je ook nog een derde variant, de ‘geleide vrijwilliger’ die wordt verplicht of gestuurd. Deze persoon ‘moet’, door een uitkering of om een andere reden. Hierbij is een wezenlijk verschil te merken in het gedrag en de begeleiding. 

Drijfveren en gedrag

Er zijn volgens Willem-Jan de Gast drie soorten drijfveren, drie mogelijke redenen waarom iemand gaat vrijwilligen. In een kennismakingsgesprek kom je meteen achter de motivatie van een persoon, “Waarom vrijwillig je, wat drijft je om dit te doen?”. Het beste zou zijn als diegene alle drie de motivaties noemt, maar vaak is ‘zingeving’ de driver van het alles. De opties:

  • Het is juist, dit is vaak de hoofdmotivatie.
  • Het is leuk, dat is natuurlijk de bedoeling.
  • Het levert iets op, en dan niet in geld maar in kennis of waardering.

Vrijwilligersmanagement is een vak! Stelt De Gast. Een vak waar goed bij moet worden nagedacht en voldoende uren voor beschikbaar moeten zijn om tot een succes te maken. Binnen de bibliotheek zie je dat er drie manieren zijn om de positie van vrijwilligers te versterken.

  • Strategisch: visie, ambitie, positie en rol.
  • Tactisch: dagelijks beleid en afstemming.
  • Operationeel: vinden, binden en blijven boeien.

Wat ons terugbrengt bij het, mogelijk, lastigste vraagstuk. Welk gedrag van de beroepskrachten hoort daarbij? Het meest treffende antwoord vanuit het publiek is waarschijnlijk deze: “Realiseer met elkaar dat het op meerdere niveaus plaatsvindt en verschillende gedragingen oproept. Maak gedegen keuzes en zet het beleid slim in. Maar blijf vooral met elkaar praten!”

Bekijk de presentatie van Willem-Jan de Gast

Tijdens het wachten in de rij voor de lunch spreek ik Yvonne Haanschoten, werkzaam bij een VTZ-hospice, dus helemaal niet bij de bieb. Nee maar, wat brengt jou hier? “We werken veel met vrijwilligers, weliswaar is de zorg een ander segment, maar we hebben dezelfde vraagstukken. Veel is dan ook heel herkenbaar en ik voel me best wel thuis hier! Ik ben met name benieuwd naar informatie over, of oplossingen voor, het werven en binden van vrijwilligers. Wat drijft mensen... Een tip? Ik ben van mening dat we vanaf de start goed moeten blijven praten.”

Verder met de verdieping

Het programma gaat verder met vier verdiepingssessies waarbij de onderwerpen, in het kort, zijn: zingeving, grenzen, inrichten en positie. Dit belangrijkste of mooiste inzichten werden aan het einde van de dag nog even samengevat… 1. Zingeving: Er zijn drie basisbehoeften; zingeving, meesterschap en autonomie, als je er één weghaalt, valt het om. De motivatie is er bij de vrijwilligers maar je moet hem niet killen! 2. Grenzen: Het begint bij visie. Neem alles weg waar je onzeker over bent, het heeft geen zin om rondjes te draaien. Er moet draagvlak zijn binnen de gehele organisatie voor je keuzes maakt. Toon durf, lef en moed bij die keuzes! 3. Inrichten: Is de bibliotheek toekomstbestendig zonder vrijwilligers? Dit was een diepgaande discussie waarbij de meerderheid dacht van niet. Maar er is niet one size fits all, alles moet bij elkaar passen. Gebruik ieders kennis binnen en buiten de organisatie, zorg dat er co-creatie plaatsvindt en ga samenwerken! 4. Positie: Het is niet functioneel om álles van te voren te bedenken. Onbevangen te werk gaan en doorgroeien biedt soms zoveel moois. De deelnemers aan deze sessie waren vooral verbaasd over wat er allemaal al is en hoeveel kennis er gedeeld kan worden. "We doen al zoveel goeds!"

Een pauze, kopje koffie en een rondje over de velden. Sandra Dorèl van Bibliotheek Utrecht heeft nog een paar vragen die hopelijk in de carrouselronde van zometeen beantwoord gaan worden: “Ik wil graag input en know how over grenzen. Waar leg je de grens? Hoe voer je dit uit in de praktijk?” Ook Dasja Koot, vanuit Huizen-Laren-Blaricum, is hier om nieuwe inzichten op te doen. “Al denk ik dat ik al aardig wat informatie heb en deel daarom mijn eigen kennis graag met anderen. Ik kan goede tips geven want we doen heel veel met vrijwilligers binnen de organisatie. Ik ben nu ongeveer vijf jaar verantwoordelijk voor het vrijwilligerswerk en organiseer trainingen en evenementen, verder zorg ik voor ontmoeting en verbinding.”

In de carrousel

Er vinden twee rondes van vier carrouselsessies plaats (meer verdieping). Namelijk: Vrijwilligersmanagement, Best practices Huis voor taal Lelystad, De jonge vrijwilliger en Zelfroosteren voor vrijwilligers. Uit deze vier sessies volgen interessante gesprekken en merken we dat vier zaken door alle organisaties heen centraal staan:

  • Denk goed na voor je iets besluit.
  • Maak keuzes en toon moed.
  • Leg een duidelijk beleid vast.
  • Werk samen en praat!

Ik sprak de vier aanwezigen van de ‘jonge vrijwilliger-sessie’ vanuit organisatie BeChallenged013. Een warme organisatie, volgens Bram, waar hij zichzelf kan zijn. Begonnen als vrijwilliger en tegenwoordig stagiair! Hij volgt na een zware periode nu namelijk een opleiding, iets om trots op te zijn. Bram werd geïnspireerd en aangemoedigd door de betrokkenen bij BeChallenged013 en kijkt uit naar de toekomst. Ook Quint is vrijwilliger bij deze jongerenorganisatie en helpt mee bij de uitrol van het ‘open leren systeem’ door middel van het uitreiken van Open Badges (Erasmus+). De derde vrijwilliger is Daisy. Na een situatie waarbij zij afgekeurd was, kwam ze bij de organisatie terecht en heeft het daar erg naar haar zin. “Je bent weer bezig en leert mensen kennen, doet sociale contacten op, ik volg ook trainingen en cursussen om mezelf te ontwikkelen.” Initiatiefneemster Maria Melis wilde met haar project jongeren die uitvallen op school een nieuw toekomstperspectief bieden. Het is een dagbesteding waarbij opleidingen en werk worden geboden. “Het seizoen is gelijk aan het schooljaar, vorig jaar deden er zestig jongeren mee, dit jaar is de helft het minimale streven!”

Wat vond jij er van?

De dag loopt ten einde en onze hoofden stromen bijna over. Veel inspiratie maar ook veel herkenbaarheid. Na de samenvattende afsluiting klinken we gemotiveerd de glazen. Onder het genot van een bitterbal praat ik nog wat na met de aanwezigen. Meningen tellen, dat hebben we vandaag gezien. Er vond – gelukkig - veel discussie plaats en mensen durfden écht te praten, écht te zeggen wat ze vinden. Er waren medewerkers en vrijwilligers uit alle lagen van bibliotheekorganisaties, en zelfs van buiten, wat zorgde voor geanimeerde gesprekken. De meesten die ik spreek zijn ronduit enthousiast, ze hebben goede input gekregen en vonden spreker Willem-Jan de Gast erg goed. Concrete acties zijn er ook uit voortgekomen, bijvoorbeeld bij Monic Gierveld van Bibliotheek Hengelo. “Ik ga echt naar huis met iets concreets, nieuwe inzichten en een actie. Als eerst gaan we terug naar de visie en keuzes maken want dat is heel erg nodig binnen de organisatie.” Binnen alle organisaties...

En nu met zijn allen de puntjes op de i zetten!

Reacties (0)

Reageren

Meer blogposts van Nicky Duin