Het coronaspreekuur van bibliotheek BplusC: 'Het gaat om het vergroten van zelfvertrouwen'

Sinds begin mei organiseert bibliotheek BplusC in Leiden een coronaspreekuur. Hier kunnen mensen terecht voor hulp bij het maken van een coronavaccinatie-afspraak. Het spreekuur is voor mensen die zich willen laten vaccineren, maar moeite hebben om de brief te begrijpen of (online) een afspraak te maken. Het gaat niet om de persoonlijke afweging om zich wel of niet te laten inenten. Projectleider Bibliotheekvernieuwing Saskia ten Houten deelt haar ervaringen en geeft tips voor bibliotheken die ook met zo'n spreekuur aan de slag willen.

Welke doelgroep zien jullie binnenkomen?

“Die is heel divers: zowel NT1'ers als NT2'ers als mensen die minder (digi)taalvaardig zijn. Gezien de korte looptijd kunnen we nog niet echt conclusies trekken, maar we zien wel meer NT1’ers dan normaal in het Taalhuis. En we zien dat het netwerk zijn werk doet: we polsen bij bezoekers hoe zij bij het spreekuur terecht zijn gekomen en zien dat de doorverwijzing goed gaat.”

Hoe hebben jullie dat voor elkaar gekregen?

“We zitten in een Taalnetwerk waarin allerlei partners, waaronder de GGD.  Vanuit hen kwam destijds de vraag: Willen jullie mensen die minder (digi)taalvaardig zijn helpen met het maken van een afspraak voor vaccinatie? We kwamen er al snel achter dat het om een landelijke uitdaging ging. En omdat de IDO-campagne was uitgesteld, dachten we: dit kunnen we wel met alle bibliotheken in Nederland gaan doen!”

"In het Taalnetwerk heb ik de afgelopen tijd besproken wat we van plan waren. Maar ook breder dan dat taalnetwerk heb ik partners ingelicht tijdens overleggen. Iedereen was gelijk positief: wat een goede actie, wat fijn! De beleidsambtenaar was ook enthousiast en denk met ons mee. Ik heb onze partners vervolgens ook in de voorbereidingen meegenomen en gevraagd: wat horen en zien jullie in je werkveld? Zij hebben vaak direct contact met de doelgroep en weten wat er speelt.”

"Het is opvallend hoe het netwerk op lokaal en landelijke niveau heeft gewerkt. Het afgelopen coronajaar hebben we harder moeten trekken en veel moeten investeren, maar de reacties zijn het echt waard. Ik ben er trots op dat ik dit samen met Probiblio, Stichting Lezen en de KB heb opgepakt.”

Foto boven: Saskia ten Houten, Projectleider Bibliotheekvernieuwing bij BplusC

"Het is opvallend hoe het netwerk op lokaal en landelijke niveau heeft gewerkt. Het afgelopen coronajaar hebben we harder moeten trekken en veel moeten investeren, maar de reacties zijn het echt waard. Ik ben er trots op dat ik dit samen met Probiblio, Stichting Lezen en de KB heb opgepakt.”

Hoe hebben jullie het spreekuur onder de aandacht gebracht?

“Toen het zover was en we het spreekuur openden, heb ik iedereen gemaild met alle communicatie-uitingen. De partners hebben posters opgehangen en het nieuws over het spreekuur op Facebook geplaatst. “Een van mijn partners zei: ‘Heb je ook een Whatsappberichtje voor mij?’ Die gebruiken zij voor direct contact met de doelgroep, heel effectief." 

"Verder hebben we het nieuws laten opnemen in de lokale stadskrant en hebben we een interview gedaan met de lokale radio-omroep. En we hebben het gecommuniceerd via de huisartsen: zij ontvangen veel vragen omdat het over iets medisch gaat. Ze zijn enthousiast over dit spreekuur en verwijzen actief door.”

“Wat we nog niet hebben gedaan, maar wel graag zouden willen, is iets plaatsen in de huis-aan-huisbladen. We zouden graag aan de hand van marketingsegmentatietool Mosaic bepaalde postcodegebieden willen uitlichten, maar hier komt ook een kostenplaatje bij kijken. Daar gaan we nog naar kijken.”

Wie bemensen de spreekuren?

“Onze medewerkers hebben een tijd geleden de IDO-vaardigheidstraining gevolgd en het opzetten van dit spreekuur leek ons een goede try-out om ervaring op te doen. We zijn tot nu toe heel tevreden, het is voor iedereen een positieve ervaring.”

“De bemensing van het spreekuur is wel een uitdaging. De dienstverlening vraagt tijd, we zijn al snel 20 minuten een bezoeker aan het helpen. In sommige gevallen in ons werkgebied staat een medewerker zelfs alleen in de vestiging. Dan is het fijn als zij niet ook het spreekuur hoeven te draaien."

"Daarom zijn we nu aan het kijken hoe we vrijwilligers kunnen aanhaken. Op enkele locaties hebben we normaliter het Digitaal spreekuur en de vrijwilligers hiervan hebben al aangegeven graag te willen bijdragen aan deze nieuwe dienstverlening. Ook komt er via een partner waarschijnlijk een stagiaire ondersteunen. Deze dienstverlening moest snel opgezet worden vanwege de actualiteit. Om dan vrijwilligers op deze wijze in te kunnen zetten is fijn, want dit is een stuk sneller dan het vinden van nieuwe vrijwilligers.” 

Welke tips heb jij voor andere bibliotheken?

“Een: durf je processen en procedures te herzien. Voordat we begonnen hebben we een handleiding geschreven, vanuit de gedachte dat er 1 route zou zijn voor het maken van een afspraak. Maar we merken nu dat er verschillende routes zijn en het echt per situatie kan verschillen.  We zien dat de mensen die naar ons spreekuur komen te maken hebben met die complexere situaties. Je kunt niet alles van tevoren bedenken en uitwerken. Ook nu word ik wel eens opgebeld door een collega om mee te denken over hoe we een situatie kunnen aanpakken. Maar je leert van de praktijk, daar ontkom je niet aan.”

“Twee: zorg dat je de informatie goed bijhoudt, omdat het steeds verandert wie in aanmerking komt voor een prik. Het is heel belangrijk dat mensen hun identiteitsbewijs meenemen, die hebben we nodig om te kijken of iemand inderdaad tot de leeftijdsgroep behoort.”

“Drie: wees je er bewust van dat het gaat om een stukje bevestiging en het vergroten van zelfvertrouwen. Mensen zijn bang om bijvoorbeeld iets fouts aan te klikken. Het is voor hen fijn als er iemand is die even mee kan denken en de afsprakenkaart invult. Dan krijgen mensen het gevoel dat de afspraak echt staat.”

“Wees je er bewust van dat het gaat om een stukje bevestiging en het vergroten van zelfvertrouwen. Mensen zijn bang om iets fouts aan te klikken en vinden het fijn als iemand even meedenkt denken en de afsprakenkaart invult. Dan krijgen ze het gevoel dat de afspraak echt staat.”

“Vier: zet breed in op het gebied van communicatie en de kracht van je netwerk. Dus via je netwerk en via de huisartsen. Juist die werking van het netwerk zie ik nu terug en dat vind ik mooi om te zien. Tijdens deze coronaperiode weten we elkaar goed te vinden, we zijn meer verbonden dan daarvoor. De beleidsambtenaar gaf bijvoorbeeld aan dat de vaccinatiegraad in bepaalde wijken achterblijft, met de vraag of wij dat willen oppakken. In een wijk hebben wij als bibliotheek geen fysieke locatie. Daar zijn we in samenwerking met de welzijnspartner de wijk ingegaan met een pop-up coronaspreekuur.  , Echt een supermooie samenwerking. Hetzelfde gaan we onderzoeken met de moskeeën, of we bijvoorbeeld ook daar onze spreekuren mogen houden.” 

Hebben jullie al besloten tot wanneer de dienstverlening loopt?

“We blijven op dit moment nog onder de verwachtte opkomst, we helpen ongeveer 1 á 2 personen per spreekuur. Wanneer we ongeveer 20 mensen per week helpen is dat een mooi resultaat. Het spreekuur is er nu om mensen te helpen bij het maken van de afspraak, maar straks kunnen we mensen ook gaan helpen met het installeren van het coronapaspoort. Ik kan mij voorstellen dat we op een gegeven moment de reguliere spreekuren stoppen en dat we deze lokaal gaan inrichten met partners in de wijken. Maar natuurlijk kunnen mensen altijd bij ons in de bibliotheek blijven binnenlopen voor hulp!”

Meer informatie of zelf aan de slag?

Op de website van de KB vind je meer informatie en de toolkit 'Hulp bij coronavaccinatie', waarmee je mensen kunt helpen om een afspraak te maken voor een vaccinatie of test. Voor vragen kun je ook contact opnemen met onze adviseurs Basisvaardigheden.