Hoe AVG-proof is 'De Boekentas’? 

Een prachtig initiatief van Bibliotheek IJmond Noord: ‘De Boekentas’, een tas met boeken, speciaal voor hen geselecteerd, langsgebracht tot aan de voordeur. Dit mooie initiatief roept vragen op rondom de wet AVG. Mogen gegevens van bibliotheekleden voor dit doel gebruikt worden? Privacy officer Jolanda Magilse beantwoordt de belangrijkste vragen.  
 
Met het motto “Omdat je niet naar ons kunt komen, komen wij naar jou” met ‘De Boekentas’ heeft Bibliotheek IJmond Noord een mooi product neergezet. Het is een groot succes dat de krant heeft gehaald: NRC 'De Boekentas voor mevrouw Taekema'. Volgens dit krantenartikel niet alleen fantastisch voor de leden, maar ook voor de bibliothecaressen die de “leengeschiedenis doorvlooien om precies het goede boek te vinden voor een nieuwe tas”. Maar is dit wel AVG-proof? 
 
In het kort is het antwoord: ja. Want: 

• De AVG ziet de boekentasdienstverlening als een nieuwe verwerking en stelt daarbij de eis dat het doel van deze dienstverlening in lijn moet zijn met het oorspronkelijke doel. In beide gevallen is het doel 'Het uitlenen van boeken' (Art 5 lid 1b), en voldoet daarmee  aan de AVG.
• Volgens de AVG mag er geen gebruik gemaakt worden van individuele geautomatiseerde besluitvorming (profilering). Ook aan deze eis wordt voldaan omdat er een menselijke tussenkomst is: de bibliothecaressen/bibliothecarissen maken de boekenkeuze o.b.v. de leenhistorie (Art 22 lid 1). 
• Daarbij moet deze verwerking gebaseerd zijn op één van de grondslagen waaronder toestemming en overeenkomst. Door het invullen van het formulier “de bibliotheek komt naar je toe” geeft het lid toestemming om de persoonsgegevens te gebruiken om de boeken thuis te laten bezorgen (Art 6 lid 1a en Art 7). Daarnaast gebruikt de bibliotheek de grondslag ‘overeenkomst’ voor het lidmaatschap (Art 6 lid 1b).
• Wat nog ontbreekt is het informeren van de leden in het kader van transparantie als je de leenhistorie zou gebruiken om een keuze te maken (Art 5 lid 1a). 

Als reactie op het artikel in NRC schreef journalist Liliane Waanders het artikel ‘Boekgeheim’. Vragen die misschien naar boven komen na het lezen van dit artikel:

• Wordt het boekgeheim van de leden niet geschonden als je gebruik maakt van de leenhistorie? Nee, de leenhistorie wordt alleen gebruikt voor het samenstellen van de boekentas als de klant daar specifiek toestemming voor gegeven heeft. Het Wise-systeem is zo ingesteld dat een klant zelf zijn leenhistorie aan of uit kan zetten.  
• Kan je gedwongen worden mee te doen aan een politieonderzoek? In art 23 lid 1d van de AVG staat vermeld dat een aantal voorwaarden uit de AVG beperkt kunnen worden ter waarborging van: de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten. Hoe hiermee om te gaan in het geval een opsporingsdienst om persoonsgegevens zou vragen, vind je terug in 'De Handreiking Bibliotheek en Privacy' van de Fobid. Erg waarschijnlijk dat dit gebeurt lijkt het echter niet; bij ons is geen praktijkgeval bekend.  
• Blijft de leenhistorie tot in de lengte der jaren bewaard? Nee, we houden ons aan de wettelijke bewaartermijnen, daarna worden de gegevens verwijderd en zijn niet meer inzichtelijk. In de periode vanaf uitschrijving lid en verwijderen gegevens is de leenhistorie alleen nog op te vragen door het Wise-team (de systeembeheerders) als daar een noodzaak voor is. 
• Wij hebben de privacy van onze leden hoog in het vaandel staan, hier maken wij ons sterk voor en zorgen ervoor dat onze diensten, waaronder ‘De boekentas’, privacy-proof zijn. We maken goede afspraken met onze leveranciers en voor onze leden ontwikkelen we programma's rond online veiligheid en privacy.

Wat te doen als jouw bibliotheek ook een Boekentas wil maken? 

• Informeer de leden via nieuwsbrief of melding op website. 
• Neem de dienstverlening in je privacyverklaring op. 
• Check je Wise-systeem of de functionaliteit aan- uitzetten inzage leenhistorie geactiveerd is, zo niet neem dan contact op met het Wise-team om deze functionaliteit toe te voegen. 
• Stel een aanmeldformulier, zie voorbeeld IJmond - Noord 
• Wil je de boekentas vullen op basis van de leenhistorie? Vraag hiervoor dan toestemming op het aanmeldformulier. Bijvoorbeeld: Kies je voor ‘Laat je verrassen’ mogen we dan je leenhistorie raadplegen om te voorkomen dat de keuze op een boek valt wat je al eerder geleend hebt? JA /NEE 
• Wil je meer informatie over de praktische uitvoering? Neem contact op met Marlies Sipkes van bibliotheek IJmond Noord via e-mail MSipkes@obijmond.nl, zij neemt je graag mee in haar enthousiasme.

Komen er nog meer vragen naar boven stuur dan een mailtje naar privacy@probiblio.nl.