Hulpmiddel Probiblio goede houvast bij certificering

De Certificeringsorganisatie Bibliotheekwerk, Cultuur en Taal (CBCT) toetst als onafhankelijke organisatie de kwaliteit van bibliotheek- en cultuurorganisaties en van programma’s en diensten voor geletterdheid. Dat doen ze door het uitvoeren van audits, die inzicht geven in het functioneren van de organisatie. Vorig jaar voerde de CBCT een audit uit voor de Bibliotheek Zuid-Kennemerland, als sluitstuk van het certificeringstraject onder de nieuwe normen. Programmamanager Maike Lefeber begeleidde het traject vanuit de bibliotheek. Daarbij gebruikte ze het ‘hulpmiddel organisatiediagnose en zelfevaluatie certificering’, ontstaan uit co-creatie tussen de Bibliotheek Gouda, de Bibliotheek Westland en Probiblio en door CBCT gevalideerd.

Wat is jouw rol geweest in het certificeringstraject?

‘Kwaliteit zit in mijn werkpakket. De audit is belangrijk voor de professionalisering van de eigen organisatie, waarbij je integraal het beleid onder de loep neemt. Door mijn hr-achtergrond buiten de organisatie en de diversiteit aan projecten binnen de bibliotheek (o.a. herinrichtingstrajecten) ben ik breed ingevoerd in de organisatie. Daarnaast ben ik gewend om op strategisch niveau over het beleid van de bibliotheek na te denken. Dat helpt enorm!’

Wanneer heeft het certificeringstraject plaatsgevonden?

‘In het voorjaar van 2019 hebben we de zelfevaluatie uitgevoerd, in de zomer hebben we deze getoetst bij onze stakeholders en tenslotte heeft op 18 november 2019 de audit onder de nieuwe normen plaatsgevonden. Wat mij heeft geholpen is dat ik ook bij de vorige audits betrokken was.’

Maike vertelt over de waarde van de audit voor de organisatie en de periode daaraan voorafgaand.

‘Het mooie is dat door het proces concreet en inzichtelijk wordt waar je beleidsmatig al jaren mee bezig bent. Door het samen te brengen wordt het een belangrijke pijler van je kwaliteitszorgsysteem. Verder is mijn uitgangspunt om het geen papieren tijger te laten zijn, maar dat je met de conclusies en aandachtspunten echt aan de gang kunt en zo steeds verbeteringen kunt realiseren. ’

'Het mooie is dat door het proces concreet en inzichtelijk wordt waar je beleidsmatig al jaren mee bezig bent.'

Het certificeringstraject met de nieuwe normen

Hoe heeft de organisatiediagnose jou geholpen?

‘Ik heb al vroeg contact gezocht met de CBTC. Daar kon ik al mijn vragen kwijt. We waren zelf al redelijk op weg met het invullen van de zelfevaluatie. Maar bij sommige vragen vroeg ik mij af welke toelichting en stukken erbij hoorden. Het zelfdiagnose-model van Probiblio kwam toen goed van pas, want dat is heel grondig. Opgezet als een soort checklist, heb ik beide documenten naast elkaar gelegd en gekeken of ik volledig was in mijn voorbereidingen en hoe ik het, waar nodig, nog verder kon aanvullen. Het gaf goede houvast!’

'Het zelfdiagnose-model van Probiblio kwam toen goed van pas, want dat is heel grondig.'

Houvast en professionalisering

Naast houvast levert de organisatiediagnose verdere professionalisering van kwaliteitszorg.

‘Op deze manier kennis delen vind ik heel mooi. Zeker bibliotheken die minder ervaring met certificering hebben, kan het heel erg helpen. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Dat vind ik echt een voordeel.’

‘In de aanloop heb ik ook gekeken welke bibliotheken al gecertificeerd waren en daar heb ik weleens een vraag neergelegd. Met name het contact met Frederike Kuijpers, adviseur Management en Organisatie bij Probiblio, heeft mij geholpen. Ik ben een aantal keer bij haar langs geweest om met haar te sparren.’

Welke inzichten heeft het voor de organisatie gegeven?

Op deze manier de organisatiediagnose uitvoeren is een heel mooie stap om inzicht te krijgen in in de fase van ontwikkeling van de organisatie en welke stappen vervolgens nog ondernomen kunnen worden om verder door te ontwikkelen. 

‘Als organisatie formuleer je je doelstellingen uiteraard SMART, maar het kan altijd beter. Dat was een van de conclusies die uit de audit zijn gekomen als aanbeveling. We doen veel projecten die gesubsidieerd worden door gemeenten of externe partijen, daar is het SMART maken van je doelstellingen ook belangrijk voor. We zijn een nieuw meerjarenbeleidsplan aan het opstellen. Ook daar komen aanbevelingen uit de audit in terug.’

‘Verder zijn we een aantal jaar geleden met de managementmethode LEAN gestart. We hebben nu een jaarplan op basis van een Hoshin Matrix. Hierin staan alle projecten beschreven met een korte omschrijving, planning, voortgang en resultaten. Voor de organisatie hebben we de voortgang qua resultaten, planning en budget zichtbaar gemaakt middels een stoplicht. Helaas staat er nu voor wat betreft planning veel op oranje/rood als gevolg van corona. Daarnaast hebben we in 2019 een training Effectmeting gedaan. Met een multidisciplinaire groep zijn we getraind hoe je de maatschappelijke waarde van de bibliotheek nog beter kunt laten zien. Dat geeft veel inzicht en draagt ook weer bij aan kwaliteitsverbetering van de organisatie.’

'We zijn de huiskamer voor de buurt: faciliterend, mensen bij elkaar brengen.'

‘We hebben ervoor gekozen om meer van aanbodgericht naar vraaggestuurd te werken: wat wil de klant? Wat hebben mensen bijvoorbeeld nodig om goed mee te kunnen doen in de samenleving? Een mooi voorbeeld hiervan is de Bibliotheek Schalkwijk. Daar zijn we gestart met SchalkRijk, een community library, samen met de buurt. We zijn de huiskamer voor de buurt: faciliterend, mensen bij elkaar brengen.’

Wat wil je bibliotheken meegeven over het proces rondom het certificeringstraject?

‘Begin op tijd en neem de tijd. Betrek veel collega’s uit de organisatie, zodat iedereen zich betrokken voelt.  Zie de uitdaging er van in om alles wat je aan het doen bent bij elkaar te zien komen. Ga bij je collega’s, ook die van andere bibliotheken, te rade als je tegen dingen aanloopt. Vraag hulp aan mensen die het traject al doorlopen hebben en die je kunnen adviseren. Samen wordt het echt beter.’

Meer informatie

Het Hulpmiddel organisatiediagnose en zelfevaluatie certificering komt voort uit de projecten die vallen onder het BOZH-programma Optimalisatie en het Noord-Hollandse project Optimalisatie. Deze projecten hebben nog meer strategische hulpmiddelen opgeleverd. Met deze hulpmiddelen, die in co-creatie met bibliotheken zijn ontwikkeld, kun je aan de slag met de strategie en besturing van jouw bibliotheekorganisatie.

Meer weten? Neem contact op met Frederike Kuijpers: 06 24 54 60 52 of via fkuijpers@probiblio.nl