Interview Dionne Dinkhuijsen: “Kennis delen is belangrijk. Zo voorkom je blinde vlekken en werk je efficiënt.”

Dionne Dinkhuijsen is Programmamanager bij Bibliotheek Bollenstreek, een van de bibliotheken die actief deelneemt aan het BOZH-Programma Transitie klassieke bibliotheek. Van daaruit is de bibliotheek betrokken bij diverse projecten, zoals de projecten Ledenadministratie en KPI’s en stuursets en de workshop Gang van het boek. Dionne stuurt de backoffice aan en is verantwoordelijk voor het collectiebeleid en beleidsmatige bibliotheekzaken. Daarnaast initieert en coördineert ze verschillende in- en externe projecten. Vanuit haar rol heeft Dionne regelmatig contact met Probiblio.

Voor ons een mooie aanleiding om Dionne te vragen naar haar bevindingen over de samenwerking met Probiblio en het effect van de projecten bij Bibliotheek Bollenstreek.

Hoe is jouw samenwerking met Probiblio tot stand gekomen?

“Twee jaar geleden heb ik Frederike Kuijpers (adviseur Management & Organisatie) leren kennen tijdens een werkbezoek aan Chester. Zo’n reis is heel fijn, omdat je wat langer kan doorpraten en er verschillende onderwerpen ter sprake komen. Het idee om met meerdere bibliotheken bepaalde zaken op te pakken, sprak mij erg aan. Als je bij elkaar zit, kom je er toch achter dat in sommige gevallen zaken beter geregeld kunnen worden.

Door onze uitgebreide kennismaking was het voor Frederike een kleine stap om mij te bellen. Ze kon makkelijk de verbinding leggen tussen Probiblio en waar ik naar op zoek was voor de bibliotheek. Een intakegesprek volgde om na te gaan wat ik voor bibliotheek Bollenstreek nodig had. Door dit mee te nemen in gesprekken met andere bibliotheken, kon Frederike de verschillende behoeften met elkaar verbinden en meenemen in een project.”

Hoe zou jij de samenwerking met Probiblio omschrijven en wat is daarin voor jou van belang?

“Ik ben nu zo’n drie jaar werkzaam bij Bibliotheek Bollenstreek. Voor mij was het in het begin even zoeken, omdat ik niet uit de bibliotheekbranche kom. Maar als ik nu iets nodig heb, dan weet ik precies wie ik waarvoor kan benaderen.

Ik vind het ook heel belangrijk dat de output goed is. Dat er iets goeds uit de samenwerking voortkomt, want dan wil je ook met elkaar door. Ik merk dat ik bibliotheekbreed met al mijn hulpvragen bij Probiblio terechtkan. Zo zie ik de rol van Probiblio ook wel, als een procesbegeleider, vraagbaak en het in contact brengen met andere bibliotheken. Dat wanneer er hulpvragen vanuit meerdere bibliotheken zijn, Probiblio dit oppakt.”

Wat is voor jou het belangrijkste effect van jullie deelname aan de diverse projecten?

“Een van de belangrijkste effecten van onze deelname aan projecten is kennisdeling. Zo voorkomen we blinde vlekken en werken we aan efficiëntie. Daardoor ga je toch zaken veranderen, omdat je ‘best practises’ van elkaar kan overnemen.”

Om de workshop Gang van het boek als voorbeeld te nemen. Wat valt je op na deze workshop?

“Onze collectiespecialist heeft deelgenomen aan de workshop Gang van het boek. Naar aanleiding hiervan heeft zij een intern onderzoek gedaan naar het plakken van stickers (o.a. deelwerketiketten). Wij bleken nog een van de weinigen die hier gebruik van maakten. Het advies om ermee te stoppen is een heel concreet effect.

Wat het ook prettig maakt, is dat dit vanuit Probiblio werd geadviseerd. In combinatie met deze workshop, waar meerdere bibliotheken aan meededen, heb je dan een duidelijk verhaal richting je eigen medewerkers.”

Het project KPI’s en stuursets voorziet in diverse tools. Wat zijn jouw verwachtingen hiervan en wat zou jou kunnen helpen?

“Wat wij heel belangrijk vinden is dat in de ‘ideale wereld’ alle bibliotheken dezelfde KPI’s bijhouden. Voor het Taalhuis bijvoorbeeld moeten we allerlei gegevens aanleveren bij de gemeenten voor de subsidie en dan merk je dat elke bibliotheek in de regio anders meet. Als je kijkt naar Het Taalhuis, dan gaat het om bezoekers en doorverwijzingen en de manier van meten verschilt per bibliotheek, waardoor de cijfers uiteen liggen. We bedoelen hetzelfde, maar meten anders en dat is verwarrend. Vanuit deze behoefte zijn we bij elkaar gaan zitten om inzicht te krijgen in de verschillen, hoe die ontstaan en hoe we de interpretatie gelijk kunnen krijgen. Het is heel belangrijk om de definities neer te leggen van wat je meet en waarom je het meet. Dat zou iedereen moeten doen!

Wat deelname aan een project KPI’s en Stuursets ons brengt is, dat je gegrond kan zeggen dat we bepaalde dingen niet gaan doen. Als wij onze KPI’s bekijken, dan kunnen we echt zien wat er wel en niet loopt in de vestigingen. Je gebruikt het ook om te kunnen sturen, want het geeft inzicht in hoe programmeringen lopen en waarom projectlijnen wel of niet aanslaan.”

Een ander voorbeeld is het project Gezamenlijk personeel. Je bent betrokken geweest bij de start van het traject. Wat heb je hieruit kunnen halen?

“Ik zag het wel zitten om qua backoffice of voor communicatie gezamenlijk te gaan opereren. Dat je bijvoorbeeld een communicatie- medewerker hebt die een dag in de week op de ene locatie werkt en de volgende dag op een andere locatie. Gaandeweg het project kwam de focus meer op de frontoffice te liggen en dat was voor ons niet handig, daarom zijn wij met dit project gestopt. Maar dat zie ik ook als leerproces en dat doe je samen.

Wat ik hieruit heb kunnen halen, is dat wij nu een samenwerking hebben met bibliotheek Katwijk. Daar is een medewerker Programmering aangenomen en zij werkt nu ook vier uur per week bij ons. Omdat je met elkaar gaat praten over mogelijkheden, kom je ook op ideeën! Ik wil zelf alles graag zo efficiënt mogelijk en daar kunnen we wat mij betreft soms nog wel een slag in maken. Daar ben ik echt van overtuigd.”

Wat is volgens jou de toegevoegde waarde van deze workshop en projecten?

“Naar aanleiding van het project ‘Ledenadministratie’ kwam onze medewerker terug met nieuwe ideeën en verbetervoorstellen, waardoor mensen nu informatie uitwisselen met elkaar. Daardoor merk je dat medewerkers breder naar de organisatie gaan kijken. Een andere toegevoegde waarde is het delen van werkwijzen. Het kan heel praktisch zijn om te zien hoe andere bibliotheken het doen, maar het kan ook nieuwe mogelijkheden opleveren. Nog een voordeel van deelname in een projectgroep is dat het inzicht brengt en daardoor soms weerstand kan wegnemen.”

Wat zou je Probiblio nog willen meegeven qua ideeën voor de samenwerking?

“Ideeën genoeg! In de ideale wereld zou ik wel een fondsenwerver willen. Die dan bijvoorbeeld voor één à twee dagen in de week bij onze bibliotheek werkt en de andere dagen bij een andere bibliotheek.

Een ander voorbeeld waar we samen aan zouden kunnen werken, heeft te maken met de VoorleesExpress. Ik merk vanuit mijn medewerker de behoefte om te kunnen sparren over de problematiek die speelt in de gezinnen. Niet zozeer over projecten en hoe je dat aanpakt, maar over de inhoud en de problematiek waar je mee te maken krijgt bij de VoorleesExpress. Dat zou ook mooi bibliotheek overstijgend kunnen werken!”