“Interne communicatie gaat over de mensen in de organisatie, dat maakt het zo leuk!”

Ook bij Probiblio staat interne communicatie op de agenda. Jantine Zeeman, onze adviseur interne communicatie a.i. vertelt waar zij de grootste uitdaging ziet en geeft tips & tricks waar alle bibliotheken van kunnen profiteren.

Over Jantine

“Vanaf februari 2018 ben ik adviseur interne communicatie a.i. bij Probiblio. Dat is een nieuwe functie binnen het team Communicatie. We hebben een scheiding gemaakt tussen externe en interne communicatie. De externe communicatie richt zich op communicatie met bibliotheken, partners en andere stakeholders. De interne communicatie richt zich op hoe wij als collega’s met elkaar communiceren, betrokken zijn bij elkaar en met elkaar samenwerken. In eerdere functies heb ik bijdragen geleverd aan het communicatiever maken van de organisatie door coaching, trainingen en het opzetten van netwerken.”

Speerpunt interne communicatie

“Bij Probiblio is de interne profilering een belangrijk speerpunt. Het is cruciaal dat wij elkaar kennen om hulp te vragen, elkaars expertise te benutten en in te zetten richting onze klanten, de bibliotheken. Als afdeling Communicatie (een staf-afdeling) leveren wij hier een bijdrage aan door met de teams in gesprek te gaan over wie zij zijn, welke expertise in huis is en welke toegevoegde waarde wordt geleverd. We doen dit door per team een soort factsheet/teamprofiel te maken met expertises en een producten/diensten porfolio. Verder denken we na hoe teams zich intern aan elkaar kunnen presenteren. Een ander voorbeeld is de samenwerking met hr. Als we nieuwe collega’s werven denken we na over ons werkgeversmerk en hoe wij nieuwe collega’s laten landen in de organisatie (onboarding).”

Communicatiemix

“We gebruiken bij Probiblio diverse kanalen en middelen, zoals InSite, Yammer, mail, hardcopy nieuwsbrief voor bijvoorbeeld de OR en tegenwoordig steeds meer filmpjes. Hoewel de kanalen en middelen beperkt zijn, denken we altijd na over hoe we via een beknopte middelenmix de boodschap kunnen overbrengen. Daarnaast zijn er allerlei vormen van overleg en verschillende manieren van terugkoppeling. Team-overstijgend worden bijvoorbeeld stand-ups georganiseerd om nieuwe ontwikkelingen uit te wisselen en na een MT-vergadering vindt er een centrale terugkoppeling plaats. Met zeepkistsessies, door onze directeur, worden medewerkers periodiek bijgepraat over belangrijke ontwikkelingen. In samenspraak met collega’s/teams maken we een contentkalender. Hierin zijn zowel externe als interne uitingen opgenomen.”

Over mensen

“Wat interne communicatie zo leuk maakt, is dat het over de mensen in de organisatie gaat. En ik vind het altijd een uitdaging om te kijken hoe communicatie kan bijdragen aan onderwerpen of issues in de organisatie. Denk hierbij aan de bedrijfscultuur, een verhuizing of een nieuw beleidsplan. Het is de verantwoordelijkheid van communicatie om medewerkers te informeren en in actie te krijgen. Het is wel belangrijk om te bedenken dat interne communicatie een bijdrage levert met communicatie, maar niet inhoudelijk verantwoordelijk is voor het vraagstuk in de organisatie. Die grens is soms moeilijk te bepalen en dat kan lastig zijn. Ik heb wel ervaren dat kennis op het gebied van management en organisatie en organisatiesensitiviteit enorm helpen.”

Meten, weten en accountability

“Op dit moment worden nog niet heel concreet effecten en prestaties gemeten. Een steeds belangrijker onderdeel in het communicatie vak is accountability. Dat gaat over het aantonen van de meerwaarde van communicatie. Enerzijds doe je dat met cijfers, maar ook met houding en zelfkritisch leren vermogen. We houden regelmatig nabesprekingen en evaluaties met collega’s om te bekijken wanneer iets succesvol is.”

Tips & tricks

“Interne communicatie gaat niet alleen over het zenden van een boodschap. Denk ook na over wat je wilt bereiken op het gebied van kennis, houding en gedrag. Als je het goed aanpakt kan het een krachtig middel zijn om medewerkers te informeren, te verbinden en om betrokkenheid te creëren. Denk dus na over een goede interne communicatiestrategie met doelstellingen en aanpak. Door ‘binnen’ betrokkenheid en eenduidigheid te creëren kun je dit ook naar ‘buiten’ toe doen richting de klant. Of zoals vaak populair gezegd wordt: ‘Binnen beginnen is buiten winnen’! Maak medewerkers ook bewust van de eigen communicatierol, zodat zij zich eigenaar kunnen voelen en zijn. Zo draagt iedereen bij aan goede en effectieve communicatie, want communicatie is immers van iedereen!”

Meer over Jantine

Jantine Zeeman is adviseur interne communicatie a.i. bij Probiblio. Je kunt haar bereiken via haar Probiblio e-mail-adres (tot eind juni) of op tel. 06 2424 6939.
Wil je ook daarna nog eens doorpraten over interne communicatie voor jouw bibliotheek? Neem dan contact op met Monique van der Loo.

Meer lezen over interne communicatie? Bekijk deze artikels: 

• Waarom interne communicatie bovenaan jouw prioriteitenlijstje zou moeten staan
• 7 tips voor het verbeteren van de interne communicatie
• De betrokken vrijwilliger