Interview Thomas van Arendonk: “Even een belletje naar een andere bibliotheek geeft je nieuw inzicht en helpt je vooruit”

Tot 1 mei 2019 was Thomas van Arendonk programmamanager bij Bibliotheek Westland en in die rol verantwoordelijk voor de coördinatie van projecten en programma’s. Daarnaast hield hij zich bezig met de meer beleidsmatige kant van de interne organisatie. In dit interview vertelt Thomas over de samenwerking met andere bibliotheken en Probiblio in het BOZH-programma Transitie en Optimalisatie en specifiek in het KPI-Project en het project Hulpmiddel organisatiediagnose en zelfevaluatie.

Kun je vertellen hoe de samenwerking met Probiblio tot stand is gekomen?

“Onze directeur, Renske van Kooij, zit in het BOZH-netwerk waar alle directeuren zitten. En tijdens de Projectendag van 2018 hebben wij aangegeven om met deze twee projecten aan de slag te willen. Bibliotheek Westland is zich aan het doorontwikkelen richting een maatschappelijk-educatieve bibliotheek in een matrix- en projectorganisatie. In die ontwikkelingsfase is het heel belangrijk om de KPI’s te optimaliseren. Daarnaast moeten wij aan de slag met zelfevaluatie. Wij zijn namelijk in 2016 gecertificeerd en nu moeten we toetsen hoe we ervoor staan. Toen ik hoorde dat er bij Probiblio een project startte om een toetskader te maken, wilde ik graag meedoen.”

Kracht van het netwerk

Wat heeft die samenwerking met andere bibliotheken en Probiblio opgeleverd?

“Het inzicht dat je gebruik moet maken van de kracht van het netwerk. Dat heb ik echt gemerkt dit afgelopen jaar. We hebben het ook opgenomen in ons jaarverslag om die reden. Ik vond die samenwerking verhelderend en verfrissend. We hebben een sterk netwerk met bibliotheken en een provinciale organisatie. Veel bibliotheken lopen tegen hetzelfde aan en het helpt enorm als er een verbindende partij zoals Probiblio is die de partijen en vragen samenbrengt. Ze helpen je om kritisch na te denken. Je krijgt een hengel en ze leren je vissen!”

“Binnen onze bibliotheek wordt in veel netwerken samengewerkt onder leiding van Probiblio. De organisatie vormt daarmee een verbindende schakel voor binnen en buiten de bibliotheek. Je kunt altijd een vraag stellen. Daarnaast merk ik dat Probiblio er alles aan doet om goed te communiceren over behaalde resultaten. Zo zorgen zij weer voor een goede borging.”

Feedback op de eigen aanpak

Laten we inzoomen op het KPI-project. Welk belang heeft dit project voor Bibliotheek Westland?

“Wij hadden al KPI’s ontwikkeld. In de eerste instantie dachten wij dat er een dashboard ontwikkeld zou worden. Dat bleek niet het geval. Wel hebben we in het project onze KPI’s heel erg kunnen aanscherpen. Vervolgens hebben wij wel een overzicht kunnen ontwikkelen. Door terugkoppeling hierover hebben we veel tips gekregen om de overzichten te verbeteren. Het resultaat is dat wij een duidelijk document hebben waar wij onze gegevens kunnen invullen. Ook hier is samenwerken een groot voordeel. Iedereen is bezig met KPI’s en het toetskader. Bibliotheken zijn bezig met de vertaling vanuit missie en visie naar KPI’s en onderdelen van het toetskader. Door het daar met elkaar over te hebben kom je op ideeën en nieuwe inzichten en invalshoeken. En je krijgt ook feedback op je eigen aanpak.”

Leren van elkaar

En voor jezelf, wat heb jij eruit gehaald?

“Ik heb me gerealiseerd dat ik veel vaker andere bibliotheken zou moeten raadplegen over hoe zij dingen aanpakken om van elkaar te leren. Vaak proberen we zelf, in de eigen bibliotheek, dingen op te lossen, maar even een belletje naar een andere bibliotheek geeft je nieuw inzicht en helpt je vooruit. Het levert echt iets op als je je netwerk uitbouwt. Verder heb ik met experts van Probiblio samengewerkt en die expertise vind je niet snel in de bieb. Het biedt toegevoegde waarde dat je deze experts in huis kunt halen.”

Hoe gaat je organisatie de resultaten borgen?

“Door de ontwikkeling en implementatie van het overzicht is het meteen geborgd in de organisatie daardoor kunnen we meteen heel praktisch aan de slag met de KPI’s.”

Praktisch en toepasbaar

Je hebt ook gewerkt aan een toetskader of zoals wij dat noemen ‘Hulpmiddel organisatiediagnose en zelfevaluatie’.

“Klopt, we zijn dus in 2016 gecertificeerd en nu is het tijd dat wij op basis van een toetskader kritisch naar onszelf kijken en onszelf evalueren. Er zijn indicatoren waaraan de zelfevaluatie moet voldoen. In onze samenwerking ontdekten, Wilma (Bibliotheek Gouda), Frederike (Probiblio) en ik dat er achter elke indicator wel tien à twintig vragen zitten. Verder hebben we zelf-signalerend en zelfcorrigerend vermogen toegevoegd. Individueel hadden we dit niet bedacht, maar juist door het met elkaar te doen konden wij goede vragen bedenken. Het is nu veel eenvoudiger om onszelf te evalueren.”

Hoe wordt dit nu verder opgepakt in de bibliotheek?

“De lijnen zijn kort binnen de bieb. We hebben het MT op de hoogte gebracht van de tool. Het mooie is dat het is heel duidelijk is en daardoor goed over te dragen. Met een goede tijdsplanning/tijdspad erbij kan de organisatie er zo mee aan de slag. Dus ook weer heel praktisch en toepasbaar.”

‘KPI tot effect’

Deze maand is vanuit het BOZH-programma Transitie en Optimalisatie en het Noord-Hollandse project Optimalisatie een project uitgevoerd om vanuit de strategie van de bibliotheek een KPI-set met daaruit afgeleide doelstellingen, resultaten en effecten samen te stellen. Deze kunnen door andere bibliotheken in hun eigen plan opgenomen worden of als inspiratie dienen om zelf een set samen te stellen. Het opgeleverde resultaat vind je hier.