KopGroep Bibliotheken: ‘We stellen zaken op orde om beter te worden.’

Iedere organisatie is in meer of mindere mate bezig met ontwikkeling, transitie of transformatie. Maar waar te beginnen en hoe pak je dat gestructureerd aan? KopGroep Bibliotheken zit midden in dat proces. Probiblio ging in gesprek met Anita Ruder (waarnemend directeur-bestuurder KopGroep Bibliotheken) en Arnout Esser (organisatieadviseur Probiblio) over de toegevoegde waarde van organisatieadvies en het belang van integrale samenwerking.

Foto boven: Anita Ruder

Wat voor organisatie is KopGroep Bibliotheken?

Anita: ‘Een diverse en interessante organisatie! Dat komt door het uitgestrekte werkgebied en de vier verschillende gemeenten: Den Helder, Hollands Kroon, Schagen en Texel. We werken met ruim zestig vaste medewerkers en zo’n 250 vrijwilligers. Waarbij middelen en bemensing verschilt per bibliotheek én de opdracht verschilt per gemeente. Ook de behoeften van bezoekers en medewerkers lopen uiteen. Dat maakt het spannend en uitdagend.’

In april 2021 werd organisatieadviseur Arnout Esser gekoppeld aan KopGroep Bibliotheken. Hoe kwam jullie samenwerking tot stand?

Anita: ‘We zaten als organisatie in een moeilijke periode. De directeur-bestuurder was uitgevallen, we moesten ons voorbereiden op de certificering en een nieuw strategisch kader schrijven. In alle hectiek merkte ik hoe kwetsbaar onze organisatie eigenlijk was. KopGroep Bibliotheken ontstond in 2008 uit een fusie van negen gemeenten. Door diverse bezuinigingen brokkelde de managementlaag uiteindelijk af tot enkel een directeur-bestuurder. Arnout begon met een Quick Scan naar de kwetsbaarheid van de organisatie. Vervolgens kwam er een advies voor mij richting de Raad van Toezicht om de aansturing te versterken en dat heb ik de Raad van Toezicht voorgelegd.’

‘Als waarnemend directeur ben je in de aansturing soms best alleen. Dan is het fijn om te kunnen sparren en feedback te krijgen. Het helpt dat Arnout als onafhankelijk, ervaren organisatiedeskundige adviezen formuleert. Dat werkt krachtig en overtuigend, dat sterkt mij.’

Arnout vult aan: ‘Vanuit Probiblio kreeg ik alle vrijheid om te doen wat nodig was en Anita en ik hadden snel door wat deze samenwerking kon opleveren. Veel bibliotheken functioneren goed vanuit een hoge mate van betrokkenheid van medewerkers. Dat werkt prima, totdat een fundamentele verandering moet worden ingezet, want dat vraagt om een ander soort aansturing. Het ‘verandervermogen’ van een organisatie wordt steeds belangrijker en voor een bibliotheek kan dat relatief nieuw zijn. KopGroep moet bijvoorbeeld ook het management versterken om vervolgens als organisatie fundamentelere veranderingen aan te kunnen.’

Probiblio voorziet KopGroep Bibliotheken op meerdere vlakken van organisatieadvies. Wat is daarvan de toegevoegde waarde voor jullie?

Anita: ‘Onze hulpvraag begon bij Frederike Kuijpers (organisatieadviseur, Probiblio) met het oog op ons certificeringstraject. Samen startten we het traject om de zelfevaluatie in te vullen. Daar kwamen punten uit naar voren om aan te pakken, bijvoorbeeld HR en andere processen. Na de zelfevaluatie hebben we daarvoor samen een plan gemaakt, ons Fundament.

Dit traject leverde ons ook het nieuwe strategische kader 2022-2025 op waarbij we de toekomstbestendigheid van de bibliotheekorganisatie als strategische doelstelling hebben benoemd. Om aan onze stakeholders te laten zien dat ook in de organisatieontwikkeling een deel van onze tijd en energie gaat zitten.

Vanuit het strategische kader werden Fabienne Mokken (HR-adviseur Probiblio) en Maaike Verhoeven (HR-adviseur Probiblio) aan onze HR specialist gekoppeld. We doorliepen een intensief traject, waarbij de visie op HR is geformuleerd en het strategisch HR plan vorm heeft gekregen. We vertalen dit nu in jaarplannen en we gaan met het vrijwilligersbeleid en keurmerk Goed Geregeld aan de slag. Geweldig dat Probiblio het mogelijk maakt om ons op deze integrale manier te ondersteunen. We kenden Probiblio vooral van de projecten waar je zelf op inschrijft en nu volgen we een organisatie brede koers. Zo heeft Probiblio een mooie ‘schil’ om onze organisatie gelegd.’

‘Voor een toekomstbestendige bibliotheek zijn soms fundamentele veranderingen nodig. Waardoor een beleidsplan ook echt over de eigen interne organisatie moet gaan. Probiblio herkent dat er op organisatorisch vlak uitdagingen liggen voor de bibliotheken van de toekomst en we zien dat er meer vraag ontstaat naar organisatieadvies.’ Arnout Esser (Organisatieadviseur Probiblio)

Anita: ‘Waar Probiblio ook op inzet is dat bibliotheken meer met elkaar samenwerken. Frederike Kuijpers koppelde ons bijvoorbeeld aan de Bibliotheek Rijn & Venen; zij ondersteunen ons bij de werkinstructies en het handboek. Een mooie samenwerking die door Probiblio’s interventie tot stand kwam. Ik zie die rol ook voor Probiblio weggelegd, want jullie kennen alle bibliotheken en weten waar bibliotheken mee bezig zijn.’

Foto boven: Arnout Esser, Organisatieadviseur Probiblio

Wat is het verschil tussen jullie vorige beleidsplan en het nieuwe strategisch kader?

Anita: ‘In onze vorige beleidsplannen richtten we ons sterk op de dienstverlening richting de klant. Om die optimaal te kunnen uitvoeren, moeten we het zelf echt goed op de rails hebben. We willen bijvoorbeeld de effecten van onze dienstverlening in kaart gaan brengen, want onze organisatie moet toegerust zijn op de toekomst en onze mensen moeten er ook voor opgeleid zijn. Tussen nu en 2026 gaat een derde van ons personeelsbestand met pensioen, dus er staat nogal wat te gebeuren. Aan de andere kant zie ik het als kans om te kijken hoe we onze organisatie beter kunnen laten werken.’

‘Er is veel werk aan de winkel, maar ik vind het een leuk proces om de organisatie goed neer te zetten. Het is belangrijk om mensen mee te nemen en uit te leggen waarom bepaalde veranderingen nodig zijn. De Netwerkagenda werd als leidraad genomen voor ons nieuwe strategische kader. Er ligt een Bibliotheekconvenant en een Netwerkagenda en onze eigen koers voor de toekomst sluit daar goed bij aan. Daar kun je collega’s heel goed in meenemen, maar wel stap voor stap. Er zit veel loyaliteit in het team, plus liefde voor de bibliotheek. Onze mensen zijn bereid hard te werken en dat is een goede basis om volgende stappen te maken.’  

Hoe ziet komend jaar er voor jullie uit?

Anita: ‘De audit voor certificering staat gepland op 26 april. Afgelopen jaar startten we al met een zelfevaluatie. Die uitkomsten hebben we een plek gegeven in het Fundament en in een meerjarige planning. Dit hele proces met Probiblio zie ik als vingeroefening en daar haal ik kracht en zekerheid uit. Ik ben niet bang voor de certificering, het gaat om reflectie en het vertellen van ons verhaal. Ik weet dat nog niet alles op orde is, want we ‘verbouwen met de winkel open’. Maar dat geeft niet, want we kunnen aantonen hoe het verandertraject eruit ziet. Ik ga de certificering met een gerust hart tegemoet. Als het goed is, moeten de aanbevelingen ons niet verrassen, want daar werken we al aan. Na 26 april gaan we verder op de reeds ingeslagen weg.’

Arnout: ‘De systematiek van het Fundament werkt heel goed als uitgangspunt, want dat heeft dezelfde opbouw als die de auditors hanteren. Bij KopGroep werken ze nu al een jaar met deze aanpak. Zo werk je op een herkenbare manier aan je organisatie en dan komt die audit als een vanzelfsprekendheid. Alle onderliggende documenten zijn volgens diezelfde methode opgesteld, dus je komt niet voor verrassingen te staan.’

Gezien jouw ervaring tot nu toe, wat kun je Probiblio en andere bibliotheken meegeven ten aanzien van ondersteuning op organisatieontwikkeling?

Anita: ‘De integrale begeleiding zoals wij die nu ervaren, werkt! Die samenwerking waarbij de Probiblio collega’s achter de schermen sparren en afstemmen hoe het beste aan te sluiten bij KopGroep, maakt dat het een geheel wordt. Je bibliotheekorganisatie bestaat niet uit losse projecten en wij willen daar ook één geheel van maken. Dit kan voor andere bibliotheken ook waardevol zijn, maar je hebt wel commitment nodig en je moet je openstellen om het totaalplaatje aan te pakken. Dat commitment gaven wij en vervolgens keken we samen hoe KopGroep het beste ondersteund kon worden. De begeleiding, ook vanuit het netwerk, heb ik als een cadeautje ervaren. Er komt zoveel op bibliotheken af, we zijn met dezelfde dingen bezig en dan is het heel fijn om elkaar daarin te vinden.’

Hoe zie je de toekomst van KopGroep Bibliotheken?

Anita: ‘Zonnig en positief! We sluiten dit jaar beter af dan vorig jaar, want politiek gezien is er veel aandacht voor de functie van de bibliotheek. Dat de bibliotheek nu als ‘essentiële dienstverlening’ wordt gezien is pure winst en dat nemen we mee richting de gemeenteraadsverkiezingen. Als KopGroep Bibliotheken zijn we van ver gekomen, maar inmiddels ziet men ons als maatschappelijke bibliotheek. In ons nieuwe strategische kader hebben we de vuurtoren als metafoor gekozen, we hebben er meerdere in ons werkgebied. Een vuurtoren is een baken, een gids. Dat is precies wat wij als KopGroep Bibliotheken willen zijn en dat stralen we uit.’

Meer weten?

Neem contact op met Frederike Kuijpers om te kijken wat Organisatieadvies voor jouw bibliotheek kan betekenen.

Dit artikel valt onder Probiblio's opgave Strategie en beleid. De komende jaren ondersteunen we bibliotheken actiever bij hun organisatorische vraagstukken. Dit doen wij vanuit de visie dat alleen een robuuste bibliotheekorganisatie een duurzame relatie met haar klanten/gebruikers en partners kan opbouwen en haar maatschappelijke opgaven kan realiseren.