Maak kennis met projectleider Informatiesystemen Koen Baaij

Koen Baaij is maar liefst 10 jaar werkzaam in de bibliotheekbranche. Eerst bij Cubiss en sinds 2017 bij Probiblio. Al 10 jaar volgt hij ontwikkelingen in de branche op de voet én zet hij zich in voor de toekomst, voor en mét bibliotheken. Want op het gebied van privacy, informatiebeveiliging, informatiesystemen en digitalisering verandert er elke dag wel wat.

Vanaf volgend jaar ben jij projectleider Informatiesystemen. Wat houdt die functie in?

"De bibliotheek krijgt steeds meer een maatschappelijk educatieve functie, het uitlenen van boeken krijgt een kleinere rol. Deze verschuiving zorgt voor een nieuwe vraag naar ondersteunende systemen. Daarnaast digitaliseert de samenleving en is een steeds grotere groep digitaal goed benaderbaar. Hierdoor is er een groeiende noodzaak om producten en diensten te digitaliseren. In mijn functie zoek ik naar passende systemen die betaalbaar en onderling koppelbaar zijn, om zo steeds beter te kunnen voorzien in de behoeften van klanten.

We gaan bijvoorbeeld aan de slag met de virtuele vestiging: een volwaardige vervanger van de fysieke vestiging, met het complete aanbod online beschikbaar of bereikbaar – 24/7. Zo kan via de fysieke vestiging een debat geboekt en bezocht worden, een cursus gevolgd worden, of het bezoek van een auteur aan de bibliotheek online worden bijgehouden. Virtuele vestigingen kunnen deze content vervolgens ook delen met andere virtuele vestigingen. Dat levert een interessante potentie op voor het hele land.

'Een virtuele vestiging is véél meer dan alleen een website. Het complete aanbod staat online en is altijd bereikbaar.'

Ook werken we aan betere crm-systemen om de klant van de bibliotheek beter te begrijpen en sneller in te kunnen spelen op hun behoeften. Daarnaast is eventmanagement en ticketing in een stroomversnelling geraakt. De wensen hiervoor lopen ver uiteen; sommige bibliotheken werken nauw samen met een bioscoop of theater, of juist leggen meer focus op het online aanbod. Wij kijken hoe we hier een goed aanbod op kunnen formuleren en adviseren de bibliotheken hierover. We ontwikkelen niet per se een systeem voor al deze vraagstukken. Maar we kijken wel waar het slimmer of goedkoper kan én koppelen systemen waar dat waardevol is.

Daarnaast ondersteun ik bibliotheken als Adviseur Privacy met compliance aan de AVG-wet en bewustzijn hiervan door middel van een nieuwsbrief, het beheren van de servicedesk en organiseren van bijeenkomsten voor privacy officers bij de bieb."

Wat maakt jouw werk zo leuk?

"Ik voel heel erg het belang van het bibliotheekwerk, en ik besef sterk dat we bepaalde zaken goed geregeld moeten hebben. Bijvoorbeeld het belang van privacy voor betrokkenen zoals bibliotheek medewerkers en biebleden. We verwerken enorme bergen aan data van miljoenen Nederlanders en dat moeten we naar eer en geweten, en binnen de kaders van de wet doen.

Ook digitalisering draag ik een warm hart toe: ik vind het belangrijk dat we als Probiblio de bibliotheken hiermee helpen omdat ik zie dat het belang bij hen sterk wordt gevoeld: de wensen en verwachtingen van klanten veranderen sterk in deze tijd, en daar moeten wij in hoog tempo in mee. Probiblio heeft daar een belangrijke rol, die effectief ingezet wordt om in een klap een grote groep bibliotheken te ondersteunen bij dit complexe vraagstuk.

'Het belang van digitalisering wordt bij de bibliotheek goed gevoeld. Ik vind het belangrijk dat Probiblio hen hierbij helpt.'

Een belangrijk besef hierbij is dat veranderingen niet over één nacht ijs gaan. Disruptieve innovatie heeft verandermanagement in het kielzog: het vraagt anders denken en handelen. Dan moeten soms keiharde keuzes die gemaakt moeten worden. Maar er zijn zat mogelijkheden om ook met beperkte middelen de digitale transformatie door te maken. Dat is mijn drijfveer en waarom het werk dat Probiblio doet zo belangrijk is: om goede initiatieven in ons werkgebied te ondersteunen.

Geen dag is hetzelfde in mijn werk. Ik moet goed op de hoogte blijven en meebewegen – in alles wat ik doe zit wel een vleugje innovatie."

Hoe is jouw werk de afgelopen jaar veranderd?

"Corona heeft niet veel veranderd, als je dat bedoelt. Rond videobellen was even een piek wat betreft vragen bij de privacy servicedesk, toen bleek dat Zoom niet goed met persoonsgegevens omging – wat intussen overigens lijkt opgelost. Maar door het project Masterclass Digitale Transitie heb ik het afgelopen jaar wel een heel goed beeld gekregen van de stip die bibliotheken op hun horizon hebben met betrekking tot digitalisering en hoe ze die transformatie willen vormgeven. Dat is een waardevol inzicht dat ik meeneem naar 2021."

Enthousiast geworden?

Ben jij enthousiast geworden door Koens verhaal? Lees meer over Probiblio en bekijk onze openstaande vacatures!