Probiblio duikt in wereld van events, ticketing en werkplekreservering

Bibliotheken bieden steeds meer digitale dienstverlening aan. Dat komt mede door COVID-19, maar ook door het hoge tempo van digitalisering van de maatschappij. Ook de verkoop van tickets voor gratis en betaalde bijeenkomsten en werkplekken verloopt steeds meer via een online systeem. De behoefte naar professionele oplossingen voor eventmanagement, ticketing- en werkplekreserveringssystemen groeit. In dit blog geeft marketingadviseur Julia van Haaster een update over de inventarisatie die Probiblio deed naar de behoeften die spelen.

Activiteitenaanbod bibliotheken stijgt jaarlijks

Uit onderzoeksresultaten van Bibliotheekstatistiek 2020 blijkt dat het aantal activiteiten in bibliotheken al sinds 2014 sterk stijgt, met uitzondering van het jaar 2019-2020, waarin bibliotheken grotendeels gesloten waren tijdens de coronalockdown. Hierbij ligt de focus vooral op activiteiten rondom leesplezier en leestips, educatie en ontwikkeling. En waar eerst voornamelijk fysieke activiteiten in de bibliotheek georganiseerd werden, is er nu ook steeds meer digitaal activiteitenaanbod. In 2020 zijn totaal 143.000 activiteiten georganiseerd bij bibliotheken in Nederland. 117.000 daarvan waren fysieke activiteiten en 26.000 daarvan activiteiten in een andere vorm (bijvoorbeeld online of telefonisch) (Bron: KB, 2021). Koop en verkoop van kaartjes voor gratis en betaalde bijeenkomsten en werkplekken verloopt steeds meer via een digitaal systeem. Maar waar begin je als bibliotheek bij het zoeken van een geschikt systeem?

Het aanbod in systemen is groot en de systemen verschillen op sommige punten erg van elkaar. Bibliotheken hebben behoefte aan advisering op dergelijke systemen om zo een gefundeerde keuze te kunnen maken, zonder dat zij hier zelf diepgravend onderzoek naar hoeven te doen. Probiblio heeft met verschillende bibliotheken uit Noord- en Zuid-Holland de behoefte rond systemen voor eventmanagement, ticketing en werkplekreservering verkend.  

Urgentie behoefte aan nieuw systeem

Uit de verkenning komt naar voren dat de meeste bibliotheken al ervaring hebben met een eventmanagement en ticketingsysteem, maar nog weinig ervaring hebben met systemen voor het reserveren van een studie- of werkplek. Er is behoefte aan een nieuw systeem dan alles omvat. De belangrijkste reden hiervoor is dat bibliotheken liefst met één systeem werken in plaats van meerdere naast elkaar met elk een andere functie. In de ideale situatie hebben bibliotheken een systeem waarin ze alles kunnen doen: eventmanagement, ticketing, cursusadministratie, zaalhuur en studie- en werkplekreservering. Liefst is er dan ook een koppeling mogelijk met het Wise-systeem, zodat de data gebruikt kunnen worden voor opvolging, marketingdoeleinden en het verkrijgen van een volledig klantbeeld.

Samenwerkingsverband

Steeds vaker zijn bibliotheken onderdeel van een samenwerkingsverband met meerdere culturele, educatieve en/of maatschappelijke organisaties. Ongeveer de helft van de deelnemende bibliotheken heeft een dergelijk samenwerkingsverband. Uit onze inventarisatie blijkt dat de meeste bibliotheken echter toch zelfstandig gebruik willen maken van een systeem voor eventmanagement, ticketing en werkplekreservering. Mocht een systeem ook voor samenwerkingspartners bestemd zijn, moet er met rollen en rechten goed bepaald worden wie bij welke informatie kan en wie hoofd verantwoordelijk is voor het actueel houden van het systeem.

Meest gewenste functies eventmanagement en ticketingsysteem

Bibliotheken geven aan dat er heel wat functionele eisen zijn waar een systeem voor eventmanagement en ticketing aan moet voldoen. De belangrijkste eis is dat het systeem gebruiksvriendelijkheid is aan de voor- en achterkant, koop en verkoop van kaartjes moet gemakkelijk geregeld kunnen worden. Verder:

• Voor bibliotheken is het belangrijk dat er balieverkoop mogelijk is, maar dat mensen het in principe gemakkelijk zelf online kunnen regelen.
• Bezoekers moeten een automatische bevestiging per mail ontvangen en ook updates ontvangen wanneer er iets gewijzigd of geannuleerd is. Het scheelt een hoop handmatig werk als het systeem de financiële afhandeling automatisch verwerkt en het ook mogelijk is om te werken met kortingscodes, vouchers en donaties.
• Het is wenselijk om data van gebruikers uit het systeem te kunnen gebruiken voor rapportages en marketingdoeleinden en hiervoor is een koppeling met Wise of een ander bibliotheeksysteem wenselijk.
• Bibliotheken verwachten van de aanbieder een goede klantenservice en het streven naar continue doorontwikkeling.

Meest gewenste functies systeem voor werk- en studieplekreservering

Ook voor het reserveren van studie- en werkplekken is de behoefte met bibliotheken verkend. De belangrijkste eis is hier ook dat het systeem gebruiksvriendelijk is en de gebruiker gemakkelijk zelf een plek of ruimte (incl. eventuele faciliteiten) kan reserveren. De gebruiker moet kunnen inzien hoeveel en welke plekken er nog beschikbaar zijn en hier eventueel een onderscheid gemaakt kan worden in normale en stilteplekken. Het is hierbij wenselijk dat de bevestiging per mail verstuurd wordt en de gebruiker zijn/haar reservering zelf kan annuleren en/of wijzigen en automatische berichtgeving hierover mogelijk is. Een koppeling met Wise of een ander bibliotheeksysteem is wenselijk, onder andere voor rapportage- en marketingmogelijkheden.

Benieuwd naar het gehele onderzoek en de uitkomsten?

We zijn momenteel nog druk bezig met onderzoek en inventarisatie en vergelijking van systemen rond eventmanagement, ticketing en werkplekreservering. Zodra het rapport klaar is, wordt deze gedeeld met alle bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland.

Vragen of heb jij zelf een tip?

Heb je tijdens of na het lezen van dit artikel vragen en/of opmerkingen? Of heb jij een goede tip voor andere bibliotheken, bijvoorbeeld een systeem waar jij fijn mee werkt? Neem dan contact op met marketingadviseur Julia van Haaster.

Foto: Rodion Kutsaev via Unsplash