Zonder duidelijk doel geen relevante data

Data is het nieuwe goud. Ook bibliotheken maken in hun bedrijfsvoering steeds meer gebruik van data en informatie voor het nemen van beslissingen. Maar hoe hou je de datakoorts in bedwang en blijf je door de bomen het bos zien? Bram ter Stege is Informatiemanager bij Probiblio en projectleider Stuurinformatie en Business Intelligence (BI). “De belangrijkste eerste vraag is: wat voor inzichten wil je hebben en wat wil je daarmee bereiken?”

Tijdens de start van ons project Stuurinformatie en Business Intelligence (BI), vroeg ik de deelnemende organisaties naar hun redenen om deel te nemen. “Wij moeten iets met data” was een veelgehoord antwoord. Daarin is de bibliotheeksector niet uniek. Ook bij banken en adviesorganisaties is het doorgedrongen: data is het nieuwe goud.

Maar wat is data en hoe komt het dat organisaties data massaal als inkomstenbron zien? Om te beginnen zijn er bedrijven die data ontsluiten en verkopen voor geld. Veel geld. Bedrijven als Google, Facebook en andere grote platformen doen dit om klantprofielen op te stellen en/of voor het gericht inzetten van marketingactiviteiten. Maar data kan ook leiden tot inzichten om efficiënter en effectiever te werk te gaan. Meten is weten!

Datakoorts: ‘fear of missing out’

Als we het over stuurinformatie en BI hebben, is de eerste vraag die gesteld moet worden: ‘Wat wil voor inzichten wil je hebben en wat wil je daarmee bereiken?’ Dit is waar het gesprek vaak stilvalt. "Iedereen doet het toch, dus wij moeten mee!" FOMO (‘fear of missing out’) lijkt de belangrijkste motivator.

Bij veel organisaties gaat het hierdoor mis en ook dit heb ik mogen ervaren. Bij de (door)ontwikkeling van het dashboard wordt de wens van de organisatie groter en groter. “Kun je ook een grafiek maken met “…”? En dat dan gecombineerd met deze variabele?” Ik ging gelijk aan de slag met het uitwerken van de vraag.

Achteraf denk ik: zonde! Ik heb niet doorgevraagd naar het doel en nu heb ik tijd zitten besteden aan een rapportage die niet wordt gebruikt, omdat het doel ontbreekt. Sterker: een overvloed aan getallen, grafieken en quasi-inzichten leidt alleen maar af van de onderliggende behoefte van de opdrachtgever.

Het onderscheid tussen middel en doel

Voor we halsoverkop met data aan de slag gaan, kun je jezelf als organisatie beter eerst de volgende vragen stellen: ‘Wie ben ik? Wat wil ik? En wat heb ik nodig om dit te bereiken?’ Wat ik hiermee bedoel te zeggen, is dat we scherp moeten houden wat het verschil is tussen een middel en een doel.

Voorbeeld: je hebt als doel zo snel mogelijk een set boeken te verplaatsen van Den Burg op Texel (KopGroep Bibliotheken) naar Numansdorp in Zuid-Holland (Bibliotheek Hoeksche Waard). Hierbij wil je geen verkeersboetes oplopen, maar ook zo min mogelijk tijd verliezen. Welke informatie heb je dan nodig?

• De snelste route.
• De locatie waar ik mij nu bevind.
• De toegestane snelheid.
• Mijn huidige snelheid.

Gefeliciteerd: je hebt nu de minimale gegevens (middelen) in een dashboard die noodzakelijk zijn om je doelstelling te behalen. En nu? Nu ligt de bal bij jou! Neem ik de afslag naar rechts als het dashboard dat aangeeft? Rem ik? Geef ik gas wanneer ik de toegestane snelheid verander? Gegevens zijn maar één onderdeel van de oplossing. Het andere deel licht bij het menselijk handelen. Kan jouw organisatie ondersteuning gebruiken bij het ontwikkelen van heldere strategische doelen en bijpassende indicatoren? Dat kan binnen ons project 'Meten, monitoren en bijsturen van beleid'.  

Data als smeerolie voor een effectieve organisatie

Soms is de route onbekend en is ook het doel niet volledig duidelijk. Ook dan kan data je organisatie helpen bij het ontdekken van relaties en verbanden. Je kunt met behulp van data-scientists verschillende vormen van data met elkaar combineren en nieuwe datamodellen maken, om zo een beslissing te nemen.

Een eenvoudigere manier is het onder de loep nemen van uitschieters, bijvoorbeeld kijken naar verbanden tussen boetes en leeftijden of type boeken. Dit is het startpunt voor het zoeken naar een oorzaak. Die kan worden gevonden in vastgelegde data, maar ook in door in gesprek te gaan met betrokkenen. 

Sinds bovengenoemde ervaringen vraag ik nu altijd door naar de context waarin een rapport of een grafiek wordt gebruikt. Zo kan data ingezet worden in smeerolie, waardoor je organisatie efficiënter en effectiever functioneert.

Meer informatie

Speelt stuurinformatie en het gebruik maken van BI-dashboards ook bij jou in de organisatie en twijfel je of de juiste vragen wel gesteld zijn? Klik hier voor meer informatie over onze dienstverlening met betrekking tot Stuurinformatie en Business Intelligence.