Handig: digitale verwerking IDO-toestemmingsformulier

In het IDO worden door veel bibliotheken toestemmingsformulieren gebruikt, wanneer een gebruiker toestemming moet geven voor het verwerken van persoonsgegevens. Het is de bedoeling dat toestemming aangetoond kan worden, wat betekent dat de toestemmingsformulieren bewaard moeten worden. Maar er is ook een bewaartermijn; dus ze moeten na verloop van tijd ook weer verwijderd worden. Het is nogal een administratieve rompslomp om dat praktisch te organiseren. Met de volgende tip richt je een praktische werkwijze in die de rompslomp beperkt.

Hiervoor heb je een e-mailadres nodig dat specifiek voor dit doel wordt aangemaakt, bijv. idotoestemming@naamvandebibliotheek.nl. Toegang tot deze mailbox is beperkt; enkel de privacy-coördinator en IDO-coördinator hebben toegang nodig. Op de mailbox moet een verwijdertermijn worden ingesteld, wat betekent dat mailtjes (met daarin de toestemmingsformulieren) automatisch na een bepaalde tijd worden verwijderd. Is de vastgestelde bewaartermijn van toestemmingsformulieren in je bibliotheek 1 maand? Dan moet de mailbox zo worden ingesteld dat toestemmingsformulieren ook na 1 maand worden verwijderd.

Deze werkwijze start zodra de bezoeker het formulier heeft ondertekend. Op dat moment is de toestemming verleend en actief, tot het moment dat deze eventueel wordt ingetrokken. Het toestemmingsformulier wordt door de IDO-medewerker gescand naar het genoemde e-mailadres. Vervolgens vernietigt de IDO-medewerker het papieren origineel, bijv. in een papiervernietiger.

Op deze manier wordt het toestemmingsformulier op een relatief veilige manier opgeslagen, en wordt de bewaartermijn geautomatiseerd nageleefd.

Vragen?

Heb je vragen over het gebruik van de toestemmingsformulieren? Neem dan contact op met onze adviseur Edo Postma.

Dit artikel is bedoeld voor Privacy Coördinatoren en IDO-Coördinatoren van openbare bibliotheken.

De informatie verstrekt door de Privacy Servicedesk is informatief bedoeld. Hoewel ze met zorg is samengesteld, kunnen fouten niet geheel worden uitgesloten. De informatie bevat geen juridisch advies. Probiblio aanvaardt derhalve geen enkele aansprakelijkheid voor handelen door uzelf of door derden op basis van de informatie in dit bericht. Voorts zijn de Algemene Leveringsvoorwaarden van Probiblio van toepassing op de Privacy Servicedesk.

Februari 2023