Project Optimalisatie bezitssynchronisatie: inzicht in de landelijke collectie

Elke openbare bibliotheek heeft lokale materialen, zoals boeken, cd’s en dvd’s. Helaas werd dit lokale bezit niet altijd correct gepresenteerd in de nationale bibliotheekcatalogus (NBC+). Dit had niet alleen gevolgen voor de bibliotheekgebruiker die iets wilde zoeken in de NBC+, maar ook voor diensten als het interbibliothecair leenverkeer (IBL-V). Daarom zijn OCLC, de Koninklijke Bibliotheek (KB) en Probiblio een project gestart om de bezitssynchronisatie te verbeteren.

De lokale materialen van de openbare bibliotheek staan in het lokale bibliotheeksysteem (Wise). Elke dag verandert dat bezit want er komen nieuwe materialen bij, ze worden uitgeleend aan een andere bibliotheek via IBL-V of er wordt materiaal afgeschreven. Om deze veranderingen landelijk inzichtelijk te maken worden de exemplaren uit Wise dagelijks gesynchroniseerd met het GGC (Gemeenschappelijk Geautomatiseerd Catalogussysteem), wat de basis is voor de NBC+.

Inconsistenties bij bezitssynchronisatie

Sinds de start van de bezitssynchronisatie in 2012, met een initiële dump naar het GGC, zijn er door allerlei oorzaken inconsistenties geslopen tussen het bezit in de lokale bibliotheeksystemen en het bezit in het GGC en de NBC+.

Na de initiële dump is een traject ingericht voor de aanlevering van bezitswijzigingen. Deze data worden dagelijks verwerkt in het GGC en daarna automatisch doorgezet voor verwerking in de NBC+.

Als er in deze onderliggende databases en/of synchronisatieslagen dingen mis gaan heeft dat zijn weerslag op de getoonde exemplaren in de NBC+ en op het aanvraagproces vanuit de NBC+. Ontbrekende exemplaren kunnen immers niet aangevraagd worden.

Project Optimalisatie bezitssynchronisatie

In 2018 kwam de KB tot de conclusie dat 10-30% van het bezit niet goed geregistreerd was. Dit heeft geleid tot het project Optimalisatie bezitssynchronisatie waarbij OCLC, de KB en Probiblio betrokken waren.

Het project had twee doelstellingen:

1. Het opruimen van de vervuiling uit het verleden. Dit gebeurt aan de hand van een zogeheten consistency check, waarin de verschillen duidelijk worden tussen het lokale bibliotheeksysteem en het GGC/NBC+.
2. Het zoveel mogelijk voorkomen van nieuwe vervuiling. Dit is gerealiseerd door het aanpassen van tools, het proces, handleidingen, rapportages, etc.

Wat heeft het project opgeleverd?

Het resultaat van al deze inspanningen is behoorlijk groot.

Eind 2020 was de match tussen het bezit in de lokale bibliotheeksystemen en het GGC 90%, maar in juni 2021 was dit percentage gestegen naar 98,9%! En er wordt nog hard gewerkt aan het verbeteren van de geconstateerde inconsistenties, maar we zullen dicht bij de 100% komen.

In de NBC+ zijn tussen november 2020 en juni 2021 in totaal meer dan 600.000 exemplaren toegevoegd als een resultaat van dit project. Hierdoor is het bezit van de collectie Nederland enorm verbeterd.

Ook is de tool waarmee de dagelijkse synchronisatie wordt gemonitord veel beter geworden, waardoor er bij fouten direct actie kan worden ondernomen.

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met Ineke Goedhart of Esther Mooij.