Verslag van de pilot Check je werkplek

22 november 2017

Deel via:

Eind 2015 is een onderzoek uitgevoerd waaruit naar voren kwam dat het aanbod aan werkplekken bij bibliotheken niet (altijd) voldoet aan de wensen van de klanten van de Bibliotheek. Met name het feit dat men naar de Bibliotheek komt om te werken of studeren en daarmee de werkplekken langdurig bezet houdt, is een veelgehoorde klacht. Daarnaast willen bibliotheken dat het aanbod aan werkplekken overeenkomt met de wensen van de klanten. Het gaat om zowel het aantal als het soort werkplekken. Daarbij is ‘soort’ een breed begrip: van een tafel met stroompunt en wifi tot een afgesloten (vergader)ruimte met alle denkbare faciliteiten.

Probiblio is in 2016, naar aanleiding van deze resultaten, een pilot gestart waarin beide aspecten zijn opgenomen. Het tegemoet komen aan de wensen van de bibliotheekklant en de Bibliotheek inzicht geven in het gebruik van de werkplekken, zodat hier een beleid op geformuleerd kan worden passend bij de lokale situatie. Probiblio heeft gekozen voor het inzetten van de software van Officebooking voor het reserveren en monitoren van de werkplekken. Deze software biedt een uitgebreide functionaliteit. Voor de pilot lag de focus op inzage in beschikbaarheid en het reserveren voor klanten, daarnaast werden er rapportages gemaakt voor de Bibliotheek over het gebruik van de werkplekken.

Doel van de pilot

Het doel van de pilot was tweeledig:

Bibliotheken helpen met het kanaliseren van capaciteitsproblemen en beschikbare werkplekken.
Voor bibliotheken die nog niet zo actief zijn op dit gebied is de pilot ingezet om de Bibliotheek te profileren als geschikte plek voor flexibel werken en dit naar tevredenheid te ondersteunen.

Resultaat van de pilot

Na uitvoerige gesprekken met de pilotbibliotheken is de conclusie dat er op dit moment geen behoefte is aan een geautomatiseerd proces om de bezetting van de werkplekken te regelen en/of een dergelijk proces in te zetten om beleid op werkplekken te optimaliseren. Genoemde redenen zijn:

De huidige situatie werkt goed, er is geen reden dit te veranderen.
Het inrichten en het beheer van de app vraagt tijd van de Bibliotheek die niet beschikbaar is.
De software wordt ingezet voor een doelgroep die weinig tot geen gebruik van apps maakt.
Bibliotheken willen niet afschrikken met het bericht dat er geen werkplekken beschikbaar zijn.

Advies

Voor bibliotheken die geïnteresseerd zijn in het opzetten van een dergelijke dienstverlening zijn er verschillende softwareleveranciers. Deze software wordt aan een werk- of vergaderplek gekoppeld en ondersteunt de Bibliotheek in het beheer. Tijdens de pilot is ervaring opgedaan met de software van Officebooking (www.officebooking.net). Deze software biedt een uitgebreide functionaliteit en mogelijkheid voor een koppeling met achterliggende systemen. Bij de implementatie gaat het uiteraard niet alleen om de software, maar ook om:

Werkplekken inventariseren, beschrijven en fotograferen.
Keuzes maken over technieken om te kunnen inchecken zoals RFID, QR-code en sensor.
Keuzes maken over het wel of niet inzetten van signing met bijvoorbeeld informatiebordjes op tablets, narrowcasting of andere technieken.
Een communicatie- en/of marketingplan opstellen om klanten te informeren en stimuleren.

De tijd die nodig is voor implementatie verschilt sterk per organisatie. Aspecten die een rol spelen zijn: de grootte van de organisatie, het aantal en diversiteit aan werkplekken, de omvang van de in te zetten functionaliteit, beschikbare mensen en/of uren. Een ureninschatting is daarom lastig. Ook de doorlooptijd kan sterk verschillen: de ervaring van Officebooking is dat deze tussen de vier en twaalf weken ligt.