De betrokken vrijwilliger

Bibliotheken maken veel gebruik van vrijwilligers. Naast de betaalde medewerkers, zijn zij heel hard nodig om de bibliotheek draaiende te houden. Maar een veel gehoorde klacht is dat vrijwilligers onvoldoende of te laat geïnformeerd worden over belangrijke zaken. Zeker als er veel vrijwilligers in de bibliotheek werken die maar een paar uur per week aanwezig zijn, is goede interne communicatie een extra uitdaging. Hoe betrek en bereik je de vrijwilliger het beste?

Hieronder vind je drie tips die kunnen helpen bij het betrekken van vrijwilligers: 

1. Geef vrijwilligers de ruimte om mee te praten over de organisatie

Er zijn verschillende niveaus waarover meegepraat kan worden; over het beleid, over leiding en structuur en over de uitvoering van het werk. Laat vrijwilligers ten minste meepraten over de uitvoering van hun eigen werk. Invloed hebben op je eigen werkzaamheden is belangrijk om je verbonden te (blijven) voelen met het werk.

Organiseer op verschillende vaste momenten een werkoverleg waar je onderwerpen kan bespreken zoals problemen waar ze tegenaan lopen, de voortgang van het werk en de wijze waarop bepaalde taken uitgevoerd. Vrijwilligers blijven zo goed geïnformeerd en wanneer iets niet goed loopt kan dat tijdig ondervangen worden.

2. Zorg voor een vast aanspreekpunt

Voor vrijwilligers is het fijn om te weten dat ze één vast aanspreekpunt hebben, bijvoorbeeld een vrijwilligerscoördinator. Deze persoon is ook verantwoordelijk voor het welzijn van de vrijwilligers en zorgt dat de juiste informatie bij de vrijwilliger terecht komt.

3. Zorg voor gemotiveerde vrijwilligers

Uiteindelijk is het heel belangrijk dat de vrijwilliger gemotiveerd is om bij de bibliotheek te blijven werken en dat hij/zij proactief aan de slag gaat en zelf om informatie vraagt. Een aantal tips om je vrijwilligers positief te stimuleren:

  • Bepaal de intrinsieke motivatie van je vrijwilliger. Iedere vrijwilliger zal het werk met een ander doel doen. Ga zo nu en dan het gesprek aan met de vrijwilligers en leer hen beter kennen. Als je weet wat hun beweegredenen zijn, kun je ze ook de juiste werkzaamheden geven.
  • Geef waardering. Het tonen van waardering is één van de belangrijkste onderdelen van een goed vrijwilligersbeleid. Een bedankje voor zijn of haar werkzaamheden werkt al motiverend. Denk bijvoorbeeld ook aan verjaardagen of speciale dagen zoals een jubileum (werkt iemand er 5 of zelf 10 jaar). Denk ook aan een veilige plek om je spullen op te bergen, goede werkbegeleiding of voorrang bij interne vacatures.
  • Zorg voor een goede match tussen de taken en kwaliteiten van de vrijwilliger. Door dit te doen heb je altijd een vrijwilliger die optimaal zijn sterke punten kan benutten. Dit is gunstig voor de organisatie!

Tip: Op 7 december is het nationale vrijwilligersdag, een mooi moment om aandacht te besteden aan de vrijwilligers.

Meer over vrijwilligers binnen jouw organisatie?

Wil je nog eens doorpraten over (communicatie met) de vrijwilligers binnen jouw bibliotheek? Neem contact op met Kirsten Hazewinkel, marketingadviseur, tel. 06-38749700. Ook onze adviseur HRD Maaike Verhoeven staat voor je klaar, tel. 06-3622 3399.

Lees ook:

Juni 2019