Kies het IDO-scenario dat bij jouw bibliotheek past

Je wil aan de slag met het opzetten van het IDO in je bibliotheek. Dan zijn er een aantal zaken waar je van tevoren over na kunt denken. Want hoe gaat je IDO-dienstverlening er precies uitzien? Hoe maak je gebruik van de landelijke campagne? En welke communicatiematerialen passen bij de dienstverlening? In dit artikel vertellen we je welke 3 scenario’s er van de IDO-dienstverlening zijn en hoe je per scenario je marketing en communicatie kunt inzetten.

IDO-huisstijl

De KB heeft een communicatietoolkit ontwikkeld die bestaat uit materialen in de IDO-huisstijl waarmee je het IDO kunt inrichten, promoten en lokaal campagne mee kunt voeren. Het is volgens de subsidievoorwaarden verplicht om gebruik te maken van deze huisstijl en materialen, maar het gebruik van het alleen logo is ook voldoende. Wanneer je de IDO-huisstijl gebruikt, zorg er dan voor dat het merk ‘De Bibliotheek’ herkenbaar is. Plaats waar mogelijk het logo van jouw bibliotheek op de desbetreffende communicatie-uiting. Voordat je communicatiemateriaal gaat inzetten, bedenk je eerst op welke focusdoelgroepen jouw bibliotheek zich richt en welk scenario je gaat inzetten. Lees hier meer over in artikel ‘Hoe zet je Mosaic in om de verschillende doelgroepen te bereiken’.  

Landelijke campagne

Daarnaast start er vanuit de KB begin 2021 een landelijke campagne. We raden je aan om de marketing- en communicatie-inspanningen tijdens deze campagne lokaal te versterken met PR via lokale tv-zenders, radio en kranten. Je kunt jouw lokale marketing en communicatie toespitsen op je focusdoelgroepen. Licht hierbij toe wat het IDO in jouw bibliotheek voor hen inhoudt.

3 IDO-scenario’s

Er zijn grofweg 3 scenario’s voor de IDO-dienstverlening; Basis, Altijd beschikbaar en Brede dienstverlening. Deze scenario’s zijn ontstaan na de pilotfase van de kopgroep bibliotheken. Zie deze scenario’s vooral als een richtlijn. Per bibliotheek zal ieder scenario er in de praktijk er net even ander uitzien.

Scenario 1: Basis

In het Basis-scenario bestaat het IDO uit een aparte vaste balie/ruimte waar bezoekers tijdens spreekuren terecht kunnen voor IDO-vragen. Wanneer nodig verwijs je ze door naar een spreekuur van bijvoorbeeld een samenwerkingspartner die hen verder helpt.

Bij dit scenario kun je uitstekend gebruikmaken van de landelijke communicatiematerialen en huisstijl. Met een IDO-balie in je bibliotheek, herkenbaar aan de landelijke IDO-huisstijl, laat je zien dat je een centraal punt hebt ingericht voor mensen met vragen rondom digitale overheid. Om de bekendheid van het IDO een boost te geven, kun je dit het beste als een nieuwe dienst presenteren en volledig meeliften op de landelijke campagne.

Scenario 2: Altijd beschikbaar

In het Altijd beschikbaar-scenario is er geen sprake van spreekuren, maar is het IDO altijd open voor bezoekers. Dit betekent in de praktijk dat de medewerkers van de bibliotheek fungeren als een ‘lopend IDO’, bij wie bezoekers altijd terecht kunnen met hun IDO-gerelateerde vragen. Als het nodig is verwijs je hen door naar een spreekuur van bijvoorbeeld een samenwerkingspartner. Dit helpt hen verder vervolgens verder.

Bij dit scenario is er in de bibliotheek geen zichtbaar IDO-punt waar mensen terecht kunnen voor vragen. Het is dus van belang dat duidelijk gecommuniceerd wordt dat je bij elke medewerker terecht kunt voor je vragen. Doe dit ook in je bibliotheek. Maak bijvoorbeeld gebruik van posters, narrowcasting, folders en A4-houders op tafels waarin je dit toelicht. Ook kan een gastvrouw/heer aan de deur helpen om mensen hierop te wijzen. De landelijke communicatiematerialen zijn voor dit scenario niet ideaal om in te zetten, omdat deze impliceren dat er een apart IDO-punt is en spreekuren zijn waar je terecht kunt voor je vragen. In dit geval kun je dus het beste je eigen communicatiematerialen ontwikkelen die je voorziet van het IDO-logo.

Scenario 3: Brede dienstverlening

In het ‘brede dienstverlening’-scenario is het IDO onderdeel van een breder informatiepunt gericht op een breed scala aan vragen van bezoekers. In dit scenario werkt de bibliotheek met spreekuren, maar wel met spreekuren die al bestaan, al dan niet vervuld door samenwerkingspartners. De werknemers/vrijwilligers van deze spreekuren voeren dus óók de IDO-dienstverlening uit. Het IDO past zich aan aan de bestaande openingstijden/spreekuren en balie.

Ook in dit scenario is het IDO niet heel zichtbaar. Het wordt namelijk opgenomen in bestaande spreekuren die al een eigen naam hebben en soms georganiseerd worden door een samenwerkingspartner. Denk bijvoorbeeld aan een Ontwikkelplein of een Geldpunt. De communicatie-uitingen van deze spreekuren zijn vaak in de huisstijl van de bibliotheek met toegevoegde logo’s van de partners. Het is daarom niet verstandig om te communiceren met de IDO-huisstijl. De communicatie moet eenduidig zijn voor je klanten. De spreekuren omvatten namelijk meer dan alleen IDO-vraagstukken.

Ook in dit scenario is het goed om te communiceren waar klanten terecht kunnen voor hun vragen. Maak binnen je bibliotheek dus ook gebruik van je narrowcasting, flyers, posters en A4-houders.

Valt het IDO onder een spreekuur waarvan de naamgeving niet meer toereikend is voor alle soorten vragen die gesteld kunnen worden, zoals een Geldpunt? Bedenk dan samen met je samenwerkingspartners of een nieuwe naam voor het spreekuur niet verstandig is. Of open wellicht een (algemeen) informatiepunt of ontwikkelplein. Dit zorgt meteen voor duidelijke, niet-versnipperde communicatie.

Welk scenario past het beste?

Wil je graag weten welke van de verschillende IDO-scenario’s bij jouw bibliotheek past en hoe je je marketing en communicatie hierover kunt inzetten? Neem dan contact op met Kerstin Carbajal Henken via kcarbajal@probiblio.nl of via 06 144 00 777.

Meer weten over Digitale Inclusie en IDO?

Probiblio helpt bibliotheken in Zuid- en Noord-Holland de dienstverlening conform de KB-subsidievoorwaarden uiterlijk december 2021 in te bedden in de eigen organisatie. Lees meer over digitale inclusie en IDO of neem bij vragen contact op met Anne-Marie van der Poel, avdpoel@probiblio.nl of bel 06 40 76 96 34.

Lees ook:

Oktober 2020