Regelgeving en privacy

Wat mag wel en wat mag niet met betrekking tot het verzenden van (digitale) nieuwsbrieven en e-mails? Niet het meest sexy onderwerp, maar wel belangrijk! Want hoe zit het ook alweer? We zetten de belangrijkste punten van de (privacy)regelgeving rondom e-mailmarketing op een rij*.

Wanneer verstuur ik spam?

In Nederland mag je niet zomaar e-mails versturen. Het zou als spam betiteld kunnen worden, en dan ben je in overtreding. In de bibliotheekbranche gaat het dan vooral om het versturen van nieuwsbrieven, campagnemails en direct e-mails. Wanneer en naar wie mag je deze versturen? Hieronder volgen de belangrijkste tips.

Wel of geen toestemming nodig voor nieuwsbrieven?

In de Code E-mail staan strenge eisen voor e-mails aan niet-klanten. Zie het kader ‘Toestemming vragen (voor niet klanten)’ voor de belangrijkste regels. Voor klanten is er een uitzondering gemaakt, maar ook hier zijn strenge regels van toepassing.

De volgende zaken moeten geregeld zijn:

  • De nieuwbrief bevat alleen eigen producten of diensten.
  • Het e-mailadres is verkregen bij het lid worden of de aankoop van een toegangskaartje of is later aangevuld door de klant.
  • Bij het verkrijgen van het e-mailadres staat er aangegeven dat het gebruikt gaat worden voor nieuwsbrieven (en bijvoorbeeld direct mails en campagnemails) en hoe vaak de ontvanger e-mails kan verwachten.
  • De klant heeft bij het afgeven van het e-mailadres de mogelijkheid tot verzet/ afmelding.
  • Je mag een bibliotheeklid e-mailen nadat het lidmaatschap is afgelopen, maar niet oneindig. De duur van de toestemming staat in verhouding tot de duur van de dienst, maar de regelgeving specificeert dit niet. Concreet gezien: een ex-bibliotheeklid mag je langer nieuwsbrieven blijven sturen dan iemand die een kaartje voor een activiteit heeft gekocht.

Andere zaken waar je op moet letten:

  • Het moet in de inbox van een ontvanger meteen duidelijk zijn van wie de nieuwsbrief afkomstig is.
  • Iedere e-mail heeft een werkend reply-adres. No-reply mag niet.
  • In iedere e-mail is er een mogelijkheid opgenomen om eenvoudig en kosteloos af te melden. De afmelding wordt direct verwerkt.
  • De ontvanger hoeft niet in te loggen voor hij zich kan afmelden.
  • In iedere e-mail staat een geldig postadres of telefoonnummer waar de ontvanger een verzoek tot beëindiging van dergelijke communicatie aan kan richten.

Toestemming vragen (voor niet-klanten)

Als je niet-klanten e-mails wilt versturen (bijvoorbeeld als je een e-mailbestand aankoopt) dan ben je verplicht aan de volgende regels te voldoen:

  • Voor geïnteresseerden die (nog) geen klant bij je zijn is een opt-in op de nieuwsbrief verplicht. Een eerste mail met de vraag voor een opt-in voor je nieuwsbrief valt hieronder en is dus niet toegestaan.
  • De ontvanger geeft zelf actief toestemming voor het ontvangen van nieuwsbrieven. Een vooraf aangevinkt vakje op een inschrijfformulier is dus niet toegestaan.
  • Op de inschrijfpagina wordt duidelijk gecommuniceerd dat het e-mailadres gebruikt zal worden voor het toezenden van nieuwsbrieven en direct e-mails over bijvoorbeeld activiteiten.
  • Toestemming wordt niet via Algemene Voorwaarden of een Privacy Statement gevraagd, dit geldt niet als toestemming.
  • Indien de frequentie erg afwijkt van de te verwachten hoeveelheid, bijvoorbeeld dagelijks bij een nieuwsbrief, moet dit ook worden vermeld in de toelichting op de inschrijfpagina.


Privacy steeds belangrijker

Voor het versturen van nieuwsbrieven en direct e-mails heb je ook te maken met het privacyrecht. Dit is geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze stelt kortweg twee vereisten voor e-mailmarketing. Ten eerste moet er sprake zijn van ondubbelzinnige toestemming van de ontvanger. Dat betekent dat de ontvanger alleen berichten ontvangt over datgene waarvoor hij toestemming heeft gegeven. Kijk dus nog eens goed naar de tekst op het ‘lid-worden’–formulier en op het ‘aanmelden-nieuwsbrief’-formulier. Daarnaast staat in de wet ‘de eis van het gerechtvaardigd belang’. Dit komt erop neer dat je een belangenafweging maakt tussen het belang van de Bibliotheek en dat van de klant. In het algemeen mag aangenomen worden dat een bibliotheek een gerechtvaardigd belang heeft om marketingmails te versturen.

Conclusie

Een aantal zaken van de Code E-mail wordt vaak al geregeld door de aanbieders van e-mailssoftware, maar de regelgeving omtrent privacy is iets waar je als bibliotheek zelf verantwoordelijk voor bent.

Dat er steeds meer aandacht is voor privacy en andere regelgeving is een goede zaak. Het zet ons als bibliotheekbranche ook aan het denken over hoe wij het hebben ingericht. Het is goed om periodiek (minimaal eens per jaar) even tijd te maken om hier bij stil te staan. Klopt alles wat we doen op e-mailmarketinggebied nog steeds met wat we de klant hebben beloofd en de (steeds strenger wordende) regelgeving?

Meer weten over privacy en regelgeving?

Neem dan contact op met Monique van der Loo via mvdloo@probiblio.nl. Zij gaat graag met je in gesprek over dit onderwerp.

*Dit artikel is een handreiking met betrekking tot de regelgeving en is geen juridisch advies. Er kunnen geen rechten aan ontleend worden.

Bekijk ook

9 tips voor een supernieuwsbrief
Een sterk beeld voor mijn nieuwsbrief
Meten, weten, verbeteren
Regelgeving en privacy
E-mailsoftware in vele soorten