Reserveringssystemen voor studieplekken in de bibliotheek: lessen en aandachtspunten
Een paar jaar geleden heeft Probiblio ervaring opgedaan met een project voor het inrichten van een reserveringssysteem voor beschikbare studie/werkplekken in de bibliotheek. Eén van de doelstellingen van het project was het kanaliseren van capaciteitsproblemen: iets wat nu bibliotheken heropenen weer heel actueel is! Toenmalig projectleider Rineke Zwanenburg, adviseur Privacy & Informatiebeveiliging bij Probiblio, deelt hier de belangrijkste lessen.
11 juni 2020
De bibliotheken heropenen en zijn druk bezig hoe ze zo efficiënt en veilig mogelijk de reguliere diensten weer aan de klanten beschikbaar kunnen stellen. Volgens het VOB-protocol ‘Openstelling bibliotheken m.i.v. 1 juni 2020’ moeten studie/werkplekken worden gereserveerd, net als deelname aan trainingen, lezingen en evenementen. Dat hoeft niet per se online, maar kan ook telefonisch of bij binnenkomst aan de balie. Als de maatregelen langere tijd van kracht blijven, is het wellicht verstandig het reserveerproces te automatiseren / online te laten verlopen. En dan is dit hét moment om over de mogelijkheden na te denken!
Heeft jouw bibliotheek al ervaring met het werken met (online) reserveringssystemen voor studieplekken? We horen het heel graag, zo kunnen we ook andere bibliotheken van nuttige informatie voorzien. Neem hiervoor contact op met Rineke.
De techniek is het punt niet
Technisch is er veel mogelijk op het gebied van online reserveren. De klant (of mogelijke bezoeker van de bibliotheek) heeft toegang via een app of website; kan online bekijken of er plaatsen vrij zijn en een beschikbare studieplek direct reserveren. Bij aankomst in de bibliotheek kan er worden ingecheckt via de app. Ook het sociale aspect kan een voordeel zijn: men kan via een app met collega’s afspreken op de gereserveerde plek, bekenden uitnodigen, of zien welke bekenden er in de buurt zijn.
Online reserveren biedt ook veel mogelijkheden voor de bibliotheek. Uiteindelijk gaat het om maatwerk wat voor jouw bibliotheek relevant zou kunnen zijn:
- Inzicht in de bezetting (populaire plekken en drukke perioden);
- Klanten kunnen vooraf betalen;
- Grotere en/of afsluitbare ruimten verhuren met behulp van bewegingssensoren, die meten wanneer iemand binnenkomt en dan de reservering inschakelen (men hoeft dan niet in te checken);
- Signage/narrowcasting en bezettingsmanagement: je kan op schermen in de bibliotheek laten zien welke plekken/ruimten bezet zijn en wie welke plek/ruimte heeft gereserveerd en voor welke periode.
- Catering: je kan bij de reservering de optie bieden of er catering nodig is en zo ja, voor hoeveel personen.
- Suggesties doen voor alternatiefe locaties: als er geen plek is, kun je in de app ook laten zien welke andere locaties in de omgeving beschikbaar zijn.
- Je kunt er ook voor kiezen ruimten te verhuren buiten de openingstijden van de bibliotheek om (wat wel bij kleine bibliotheken voorkomt).
Beleid en tijd zijn wel belangijk
Voordat je een reserveringssysteem kan gebruiken is het belangrijk de volgende vragen te beantwoorden:
- Wat zijn - naast de punten hierboven genoemd - de voordelen van het online reserveren van studieplekken?
- Kies je voor uitsluitend een reserveringssysteem? Of wil je dat er – op termijn - meer mogelijk is?
- Welke plekken komen in aanmerking voor online reserveren?
- Welke tijdslots moeten gehanteerd worden?
- Mag een gebruiker de reservering verlengen als de gereserveerde tijd voorbij is?
- Moet er voor de studieplek worden betaald? Zo ja, wat is het tarief?
- Wat doe je als een gebruiker niet komt opdagen?
Als duidelijk is dat je een reserveringssysteem wilt gaan gebruiken, kun je een leverancier kiezen en kan je het systeem gaan inrichten. Maak voor het inrichten van het systeem genoeg tijd vrij! De software biedt namelijk vaak uitgebreide mogelijkheden om de locatie te beschrijven en om foto’s toe te voegen. Ruim ook tijd in voor het testen van het systeem.
Net als de privacy-wetgeving (AVG)
De technische mogelijkheden zijn enorm, maar vraag je altijd af in hoeverre je de techniek privacyvriendelijk kunt inzetten.
- Bepaal welke (persoons)gegevens echt nodig zijn om een optimale dienstverlening te kunnen leveren. Niet meer, maar ook niet minder.
- Afhankelijk van de gebruikte technieken en het soort persoonsgegevens dat wordt gevraagd, kan een Data Protection Impact Assessment (DPIA) nodig zijn.
- Controleer of je privacyverklaring moet worden aangepast.
Leveranciers hebben hier ervaring mee en kunnen je meer uitgebreide informatie geven, maar de opdrachtgever (de bibliotheek) is verantwoordelijk voor de uiteindelijke keuzes. Belangrijkste privacy-tip is nog altijd: wat je niet gebruikt hoef je ook niet te beschermen.
Vragen
Heb je vragen over dit onderwerp? Neem contact op met Rineke Zwanenburg. We horen het ook graag als jouw bibliotheek al ervaring heeft met het werken met (online) reserveringssystemen voor studieplekken. Zo kunnen we ook andere bibliotheken van nuttige informatie voorzien!