Taalhuis-inschrijfformulier: een privacy-nachtmerrie?

Onlangs zag ik een inschrijfformulier van een Taalhuis (ergens in Nederland) waarvan ik als privacy officer verbijsterd was over wat er bij inschrijving allemaal aan de aspirant deelnemer werd gevraagd. Nu heb ik begrepen dat ieder Taalhuis zelf bepaalt wat er aan de deelnemers gevraagd wordt en er dus verschillende inschrijfformulieren rondgaan. Dit was echter zo’n uitgebreide vragenlijst dat ik mij afvroeg of al die informatie wel nodig is om goed Nederlandse les te kunnen geven. Nu ben ik ben geen Taalhuisdeskundige, maar privacy officer. En vanuit dat oogpunt vond ik de vragen behoorlijk ver gaan.

 

Er zijn een paar dingen in dit Taalhuisformulier die opvallen:

Er wordt om de BSN gevraagd

Hiervan gaan in privacyland de alarmbellen af. Gebruik van een BSN is per wet geregeld en mag alleen onder bepaalde omstandigheden worden gevraagd en door een beperkte groep organisaties: de overheid, de zorg en het onderwijs. Verder alleen wanneer er een andere wettelijke verplichting is, bijvoorbeeld voor salarisadministraties. In alle andere gevallen is het verboden. De eerste vraag is dus of je als Taalhuis een BSN mag verwerken: is er een wettelijke verplichting? Zo nee, dan mag er niet naar het BSN worden gevraagd. Zo ja, dan gelden er strenge beveiligingseisen, omdat het om zeer gevoelige informatie gaat waarmee identiteitsfraude gepleegd kan worden. De ingevulde formulieren kunnen daarom dus niet zomaar in een map in de kast worden gezet.

De deelnemer moet land van herkomst opgeven

In hoeverre helpt het bij het leren van de taal als het Taalhuis het land van herkomst weet? Worden mensen met dezelfde achtergrond in dezelfde groep geplaatst? Misschien is het relevanter om te vragen welke talen de deelnemer al spreekt.
Er wordt in het formulier ook naar de thuissituatie gevraagd. Hiervoor geldt dat je je moet afvragen waarom je dit wil weten. Heb je die info nodig wanneer iemand (beter) Nederlands wil leren? Krijgt hij in bepaalde gevallen een intensievere begeleiding of is het alleen maar handig om te weten? Onthoud dan dat 'handig om te weten' geen grondslag is voor het verwerken van persoonsgegevens.

Medische gegevens moeten worden ingevuld

Het gaat erg ver om te vragen naar de gezondheid van een deelnemer. Volgens de AVG mag je niet zomaar naar iemands gezondheid vragen en dat vastleggen. Medische gegevens zijn bijzondere gegevens. Je moet duidelijk kunnen uitleggen waarom je deze gegevens nodig hebt en de deelnemer moet uitdrukkelijke (bewijsbare) toestemming geven voor het gebruiken van die gegevens.

Dus stel jezelf ook hier weer de vraag: is deze informatie relevant voor een Taalhuis? Ik heb daar mijn vragen bij. Wat heeft iemands gezondheid te maken met de wens om de taal beter te leren? Betekent het stellen van de vraag dat iemand met een medisch probleem niet mag deelnemen, omdat hij te vaak afwezig zal zijn, of betekent het juist dat er dan extra begeleiding is?

Mocht je vaststellen dat je die informatie absoluut nodig hebt, dan stelt de AVG hier voorwaarden aan:

• je moet de deelnemer vooraf uitgebreid en duidelijk informeren waarom je deze gegevens nodig hebt;
• je mag de gegevens alleen gebruiken met uitdrukkelijke vrijelijk gegeven toestemming van de betrokken persoon;
• je moet kunnen bewijzen dat je deze toestemming hebt gekregen;
• je moet ervoor zorgen dat deze gegevens goed beveiligd zijn en dat niet zomaar iedereen erbij kan;
• realiseer dat een deelnemer op ieder moment zijn toestemming kan intrekken en je deze gegevens daarna ook niet meer mag verwerken.

Doel van de AVG

De AVG is echter niet bedoeld om zoveel mogelijk van (aspirant) deelnemers te weten te komen. Het doel van de AVG is om burgers meer controle en zeggenschap te geven over hun eigen persoonsgegevens. Ook moeten bedrijven duidelijk maken waarom ze bepaalde gegevens verzamelen. Een van de wettelijke eisen van de AVG is dataminimalisatie: alleen verzamelen wat je nodig hebt om een goede dienst te kunnen verlenen. Verzamel niet te veel gegevens, maar ook niet te weinig.

Als Taalhuis moet je je realiseren dat het hier om een kwetsbare groep gaat (mensen die de Nederlandse taal niet of nauwelijks beheersen) en die zich in een afhankelijke positie bevindt ('als ik niet antwoord mag ik niet deelnemen'). Zeker mensen met een andere culturele achtergrond kunnen zich verplicht voelen overal antwoord op te geven.
De deelnemers hebben het recht bepaalde vragen niet te beantwoorden of op zijn minst naar het waarom te vragen. Ik vraag mij af of deelnemers dat beseffen.

Belangenverstrengelingen

Het lijkt misschien makkelijk om een formulier zo simpel mogelijk te houden. Maar soms stelt de gemeente eisen aan de vragen die gesteld moeten worden. Je zult dan in gesprek moeten gaan met de gemeente.

Ik realiseer mij dat het soms lastig is, maar een goede referentie is altijd te kijken naar iemand in je eigen omgeving die in een dergelijke situatie zit. Vraag jezelf af hoe je het zou vinden als aan die persoon gevoelig liggende vragen worden gesteld, enkel en alleen omdat die persoon hulp op één onderdeel nodig heeft. Of zou je zelf die vragen willen beantwoorden wanneer je Franse les wilt volgen?

Rineke Zwanenburg is privacy officer bij Probiblio. Zij is verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens binnen Probiblio. Vragen over dit artikel? Mail Rineke of bel haar: 023-5546166.