Vooruitlopen op de jaarrekening

Het jaareinde nadert snel. Het is verstandig om vroegtijdig aan de verwerking van de jaarrekening te denken, om deze zo soepel mogelijk te laten verlopen. In welke zaken kun je alvast voorsorteren?

Resultaatbestemming

Je kunt een inschatting maken van het jaarresultaat op basis van de laatste rapportage. Hou hierbij ook rekening met exploitatiekosten die ten laste (kunnen) komen van een bestemmingsreserve. Het jaarresultaat moet bestemd worden. Ga na of bestaande bestemmingsreserves opgehoogd moeten worden, of dat er nieuwe bestemmingsreserves moeten worden toegevoegd. En beoordeel of bestaande bestemmingsreserves gehandhaafd kunnen blijven, of dat (een deel) vrijvalt. Een vrijval verhoogt het te bestemmen resultaat.

Voorzieningen

Dit betreft meestal voorzieningen voor groot onderhoud. Hierbij is het van belang dat er een actueel Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) aanwezig is ter onderbouwing van de voorziening. Op basis van het (actuele) onderhoudsplan kan beoordeeld worden of de stand per ultimo van het jaar voldoende is of nog aangevuld moet worden. De aanvulling heeft natuurlijk gevolgen voor resultaat. Aanvullingen op basis van het onderhoudsplan mogen daarom niet achterwege gelaten worden.

Speelt er een reorganisatie bij de bibliotheek? Dan kan het zijn dat er een Reorganisatie voorziening gevormd kan of moet worden. Bijvoorbeeld wanneer de afspraken in dit boekjaar gemaakt zijn, maar de uitvoering daarvan in het volgende boekjaar plaatsvindt.

Projecten

Beoordeel de projecten op basis van het laatste projectenoverzicht, eventueel aangevuld met de projectkaart. Als het een jaar-project betreft, zal het saldo in de exploitatie moeten worden opgenomen. Afhankelijk van het resultaat van het project zal dit een positief of negatief effect hebben op het exploitatiesaldo. Bij projecten die meerdere kalenderjaren lopen, wordt het resultaat genomen in het laatste jaar. In de tussenliggende perioden moeten de kosten van het jaar met de bijbehorende opbrengst (subsidiedeel) in de exploitatie meegenomen worden. Is nu al bekend dat er sprake is van een tekort? Dan zal het tekort worden opgenomen.

Overig

Contracten afgesloten in het lopende boekjaar en nog niet verstrekt aan de administrateur? Stuur deze op.

Een opgeruimd 2020 toegewenst!