Wat betekent dit voor je website?

Naar aanleiding van de nieuwe privacywetgeving is er een aantal aandachtspunten met betrekking tot je website. Denk aan de online formulieren die aan je website gekoppeld zijn, de vastlegging van data en de cookiemelding. Sommige dingen heb je misschien al prima geregeld, maar we vatten het nog even voor je samen.

Beperk aantal velden op online (inschrijf)formulier

De belangrijkste regel bij het aanmaken van een online formulier is dat er niet meer informatie vastgelegd mag worden dan nodig is om de gevraagde dienst te leveren. Er mag dus ook niet meer gevraagd worden. Kijk daarom nog eens kritisch naar de huidige online formulieren die je gebruikt voor bijvoorbeeld het inschrijven van nieuwe leden, het aanmelden voor een nieuwsbrief of een activiteit. Heb je bij de aanmelding voor een nieuwsbrief voldoende aan een e-mailadres? Is het noodzakelijk dat je voor de inschrijving van nieuwe leden zoveel verplichte velden hanteert? Of kan dat ook geregeld worden door minder gegevens vast te leggen?

Bepaal daarom kritisch welke gegevens je nodig hebt op welk inschrijfformulier en bedenk dat je je klanten in een later stadium ook nog kunt vragen om hun gegevens verder aan te vullen, mocht dat wenselijk zijn.

Standaard = uitgevinkt

Wat al langer officieel niet is toegestaan maar je toch nog vaak tegenkomt, is het standaard aangevinkt hebben van een optie. Bijvoorbeeld het inschrijfformulier voor een nieuw lid waar standaard de optie aangevinkt staat om de nieuwsbrief te ontvangen. Natuurlijk kan iemand ervoor kiezen om dat vinkje weer uit te zetten. Maar volgens de regels dient de opt-in voor zo’n nieuwsbrief een bewuste handeling te zijn. Zeker op een formulier dat eigenlijk een ander doel dient. Zet dat vinkje dus standaard uit, zodat je ook kunt aantonen dat de klant zichzelf actief heeft ingeschreven.

‘Wat doen jullie met mijn gegevens?’

Je ziet het steeds vaker: onderaan het formulier, voordat je definitief bevestigt en verstuurt, staat een linkje naar een pagina: ‘Dit is wat wij met uw gegevens doen’. Een goed middel om daar nog eens uit te leggen hoe je met de privacy en beveiliging van klantgegevens omgaat. Het verhoogt het klantvertrouwen en verlaagt de drempel om het formulier te versturen.

Privacyverklaring

Een goede privacyverklaring mag natuurlijk niet ontbreken op je website. Deze bevat de volgende onderdelen:

  • Welke gegevens verzamel je en waarom?
  • Hoe ga je om met klantgegevens die via de website worden aangeleverd? Is de beveiliging op orde?
  • Welke partners hebben inzage in die gegevens (bijvoorbeeld de leverancier van het nieuwsbrieven-systeem)? Benoem de afspraken die je met hen over gebruik en veiligheid hebt gemaakt.
  • Hoe kan een klant ook de eigen gegevens inzien en/of aanpassen?
  • Hoe ga je om met cookies op je website? Dat kan ook in een aparte cookieverklaring worden beschreven. Neem dan een verwijzing naar die verklaring op.
  • Je contactgegevens.

De volgende links kunnen je ondersteunen bij het opstellen van een privacyverklaring:

Inloggen op MijnGegevens

Als een lid vanaf de website van de Bibliotheek inlogt op ‘Mijn gegevens’ kan het gebeuren dat de URL wijzigt van bijvoorbeeld www.bibliotheekX.nl naar https://probiblio1.hostedwise.nl/etcetera . Veel bibliotheken hebben het zo ingesteld dat de navigatiebalk niet wijzigt en de huisstijl gehandhaafd blijft, maar het kan, zeker bij nieuwe klanten, enige twijfel geven. Hoe gaat die andere website met mijn gegevens om? Is die net zo veilig?

Dit kan ondervangen worden door op deze inlogpagina nog een keer een link naar de privacystatement te zetten en daarin op te nemen dat men zich na het inloggen ook binnen de beveiligde bibliotheekomgeving bevindt, ook al verandert de URL.

Actuele cookie-informatie

Ook op het gebied van cookies verandert er een en ander. Toestemming intrekken of geven voor trackings-cookies moet even gemakkelijk zijn. Ook mogen IP-adressen niet (meer) zonder toestemming worden aangeleverd bij Google Analytics. Kijk nog eens kritisch naar je cookiepagina en check of de tekst nog actueel is. Staat er de juiste informatie over de gebruikte cookies? En is de overeenkomst met Google Analytics goed geregeld?

Lees meer over cookies in het artikel ‘Hoe zit het met cookies’.

Meer weten?

Wil je een keer verder praten over wat de nieuwe privacywetgeving betekent voor jouw Bibliotheek? Onze privacy-officers Koen Baaij en Rineke Zwanenburg staan voor je klaar. Je kunt hen bereiken via privacy@probiblio.nl.

Voor vragen over online marketing kun je contact opnemen met Monique van der Loo, mvdloo@probiblio.nl of 06-4156 5514.

Bekijk ook

Hoe zit het met cookies?

Vragen & Antwoorden

Wat betekent dit voor mijn e-mailmarketing?

 

Mei 2018