Wereld van de post-its

Heb jij dat ook wel eens? Bijvoorbeeld als je er over denkt om als volgende auto een Toyota te kopen en dat je ineens overal Toyota’s ziet rijden? Of je zus net heeft verteld dat ze in verwachting is en dat je dan overal zwangere dames ziet lopen? Dat heb ik de laatste tijd met het onderwerp Design Thinking. Ik was er al een tijdje in de kantlijn mee bezig vanwege de 21ste eeuwse vaardigheid 'creatief denken en handelen', maar sinds ik me er meer in ben gaan verdiepen lijkt het alsof de term steeds vaker opduikt in onze branche. Tijd dus om hierover iets op papier te zetten. 

Wat is Design Thinking?

Iedereen kent ze wel, de foto’s van groepen mensen die druk in de weer zijn vol gekrabbelde post-its op muren, tafels en misschien ook elkaar te plakken. Hierdoor staan de ‘geeltjes’ bijna symbool voor design thinking. Maar wat is het dan precies? Het een simpele manier is om oplossingen voor een bestaand probleem te 'ontwerpen', waarbij je vooral gebruik maakt van creativiteit. En veel post-its. In feite is het een combinatie van methodes en hulpmiddelen uit andere disciplines, maar deze mix zorgt er voor nieuwe, innovatieve ideeën te bedenken voor de uitdagingen waar jij voor staat. Of om bestaande te verbeteren. Het hoeft dus niet altijd spiksplinternieuw te zijn. Zolang het nieuwe idee, of de aanpassingen maar een nuttige, bruikbare en gewenste verbetering is voor degene voor wie het is bedoeld. 

Grof gezegd bestaat design thinking uit drie fases:

1. Vraagverkenning en -definitie: tegen welke issues loop ik aan waar ik een oplossing voor zoek? En is dit het echte probleem of zit daar weer een ander probleem achter?
2. Ideeën bedenken: welke oplossingen zijn er te bedenken voor dit probleem? En dan het liefst zo concreet mogelijk.
3. Experimenteren: gelijk aan de slag gaan om een eerste prototype te maken. Hiermee wordt het idee tastbaar om snel te kunnen testen wat er goed aan is en wat verbeterd moet worden. 

Er zijn verschillende methodieken in omloop die zijn gebaseerd op design thinking. Zij hebben allemaal hun eigen opsomming van deze fases, maar komen neer op dezelfde principes. Allemaal zijn ze gestoeld op dezelfde basiselementen. Allereerst is het een non-lineair en iteratief proces. Non-lineair omdat er geen handleiding is die je braaf moet volgen. De opzet en fases zijn vooral bedoeld om het proces te structuren. Iteratief omdat bij iedere volgende stap die je in het proces gaat zetten je een pas op de plaats maakt om te kijken of je nog op de goede weg bent. Of dat je misschien helemaal opnieuw moeten beginnen. Het doel hiervan is om in een vroeg stadium te leren van je fouten, en dit inzicht mee te nemen in je volgende stap. 

Verder is een belangrijk onderdeel van design thinking het centraal stellen van de klant mét compassie. Dus de situatie echt bekijken door zijn/haar ogen. Niet vanuit wat je zelf denkt dat de klant wil of wat je hebt horen zeggen in de wandelgangen. 

Daarnaast is experimenteren en prototypes maken een heel belangrijk onderdeel, waarbij creativiteit, flexibiliteit en de wil om constant te verbeteren de belangrijkste ingrediënten zijn. En dan is het ook handig als je er niet bang voor bent om vies te worden. Zowel letterlijk als figuurlijk, want bij dit alles hoort ook de zogenoemde designers mindset. Dit betekent dat je 'freshly naive' bent, dus dat je naar jouw oh-zo bekende wereld kunt kijken met de blik van een beginner. Dat je niet bang bent om fouten te maken of kritiek te ontvangen. En dat alles met de optimistische overtuiging dat de juist oplossing gevonden gaat worden. 

“All you need is to look at your world in a new way to be able to see all the possibilities that already exist.” Chicago Public Library 

Waarom in de bieb?

Natuurlijk is het mooi dat door gebruik te maken van deze methodiek de bibliotheekklanten verrast zullen worden met innovaties in het aanbod. Maar ook de interne organisatie zal er beter van worden. Je ontwikkelt namelijk een hele nieuwe manier van werken, en je zult merken dat je anders naar je eigen werk en moeilijke vraagstukken gaat kijken. Doordat er meer ruimte is voor creativiteit zullen jullie deze eigenschap gezamenlijk verder ontwikkelen, en zal het creatieve zelfvertrouwen ook steeds meer toenemen. De cultuur van echt samenwerken gaat met sprongen vooruit, en de ruimte om te experimenteren en fouten te maken wordt business as usual. Met deze nieuwe mindset gaat het lukken om vooral oplossingsgericht naar problemen te kijken, en het geeft je het vertrouwen dat jullie samen tot nieuwe oplossingen gaan komen. Ondanks dat je gedachten en ideeën rond het vraagstuk alle kanten op zullen schieten als je aan de slag bent, geeft het gestructureerde proces vertrouwen en ook ruimte in je hoofd om lekker creatief aan de slag te gaan. Uiteindelijk zal alles goed komen. 

Waar wordt het al gebruikt?

Bij Probiblio maken we vooral gebruik van methode die Stichting Ynnovate heeft ontwikkeld. Bibliotheek Eindhoven heeft met Expeditie Anton haar eigen variant op design thinking gemaakt, die zij volop inzetten om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen. “Vernieuwen is organiseren” zoals op hun website staat, en voor dat organiseren kan je heel goed gebruik maken van design thinking. Dit heeft bij hun onder andere geresulteerd in het verkopen van afgeschreven boeken via Bol.com en het bezorgen en ophalen van 'Verse Leeswaren' bij de klanten thuis. 

En het wordt nog beter!

Misschien mis ik nog wel andere gave initiatieven in onze branche, gebaseerd op design thinking die ik hier zeker had moeten noemen. Mea culpa op voorhand en neem zo spoedig mogelijk contact met me op om er meer over te vertellen. Ik ben super nieuwsgierig om te horen of jullie hier mee aan de slag gaan.

Is design thinking nog nieuw voor je, maar je wil er wel mee aan de slag? Dan gaat Bill Gates in samenwerking met de KB je op weg helpen. Vanuit de Bill Gates Foundation is er een Design Thinking for Libraries Toolkit gemaakt. Een combinatie van onder andere achtergrondinformatie en praktische tips om gelijk aan de slag te gaan. Deze toolkit wordt as we speak vertaald door de KB en is eind juni beschikbaar. Dan kan iedere Bibliotheek helemaal los gaan om voor problemen waar je wakker van ligt, op een creatieve manier, de meest vernieuwende ideeen te bedenken. Ideeen die je niet zou hebben bedacht met een brainstorm van een half uurtje tijdens een vergadering. Zorg er in ieder geval alvast voor dat je een berg met post-its in huis hebt. 

Meer informatie

Babette Egges, begges@probiblio.nl