Zakelijke videogesprekken: denk goed na over de tool die je gebruikt

In een recent artikel schreven we dat het gebruik van videobellen de afgelopen weken enorm is toegenomen. Logisch, want we zijn allemaal veel meer thuis. In dat artikel onderzochten we een aantal tools voor videobellen. De belangrijkste conclusie; differentieer in het gebruik van deze software. Denk na over het doel van je gesprek; wissel je bijvoorbeeld gevoelige informatie uit? Denk dan goed na over welk programma je gebruikt. In dit artikel gaan we daar dieper op in en geven we meer voorbeelden.

Door Koen Baaij, 28 mei 2020

De afgelopen tijd zijn tools voor videobellen als paddenstoelen uit de grond geschoten. Had jij begin maart bijvoorbeeld gehoord van Zoom, of HouseParty? Grote kans dat je die nu wel kent of zelfs dagelijks gebruikt. Waarschijnlijk sta je er bij privégebruik niet zo bij stil of deze programma’s jouw privacy waarborgen. Bij het kiezen van een tool voor videogesprekken die je voor je werk voert is het wél erg belangrijk dat je bewust kiest voor de software die je gebruikt.

Niet alle zakelijke videogesprekken die je voert zijn gelijk. Soms zul je gevoelige informatie moeten bespreken, andere keren gaat het meer over praktische zaken. Wij hebben uitgezocht wat bij de overweging belangrijk is én welke tools je het beste kunt gebruiken:

Ik bespreek geen gevoelige informatie 

Soms gaat een zakelijk gesprek over praktische zaken, de frontofficeplanning, een marketingcampagne of de projectplanning. Er worden dan – waarschijnlijk – geen gevoelige gegevens besproken. De gesprekken kunnen dan prima gevoerd worden met pakketten die qua privacy iets minder scoren, maar technisch prima werken. Daarbij zijn deze criteria belangrijk:

  • Alleen genodigden kunnen deelnemen aan een vergadering;
  • De beeld- en geluidskwaliteit moeten goed zijn, en de verbinding moet stabiel zijn;
  • Als wordt vergaderd met een grote groep is het handig als de organisator van een vergadering moderatorfuncties heeft. Zoals een lobby van waaruit gezamenlijk de vergadering geopend kan worden, en het dempen van de microfoon van een deelnemer.

Bij bibliotheken wordt in de meeste gevallen in relatief kleine groepen overlegd, meestal tot 8 deelnemers die inbellen via een laptop of PC. Dan voldoet Microsoft Teams goed aan de wensen. Belangrijk voordeel: het is inbegrepen in Microsoft Office 365, waar veel bibliotheken al gebruik van maken. Bovendien is de integratie met Outlook en de andere Office-programma’s goed geregeld. Microsoft biedt vanwege het COVID-19-virus 6 maanden lang gratis gebruik van Teams aan. De stabiliteit en beeld- en geluidskwaliteit zijn dik in orde en je kunt meetings organiseren met personen buiten je organisatie, zij hoeven niets te downloaden en nemen deel via hun internetbrowser. Ook op een mobiel meedoen is mogelijk.

Goede alternatieven zijn Cisco WebEx en Zoom – mits de laatste haar privacy- en beveiligingsinstellingen op orde brengt, zoals je kunt lezen in ons vorige artikel.

Ik bespreek gevoelige informatie

Als je wél gevoelige informatie bespreekt, dan is het goed om je bewust te zijn van het feit dat niet elke tool goed is beveiligd en privacy van het gesprek adequaat waarborgt. Een gesprek kan bijvoorbeeld gaan over een klacht rond een medewerker, de personeelsbegroting van de bibliotheek, de voortgang rond de opleiding van een collega, de promotie van een medewerker, langdurig verzuim, of het functioneren van een collega uit je team. Dan worden al gauw persoonsgegevens of bedrijfsgevoelige gegevens uitgewisseld en is het zaak om die te beschermen.

Dit zijn de drie meest veilige tools:

  1. Signal (enkel 1-op-1 gesprekken)
  2. JitsiMeet
  3. Whereby

Voor de totstandkoming van deze top 3 analyseerden we privacy statements en de genoemde beveiligingsmaatregelen van verschillende aanbieders. Ook bestudeerden we relevante artikelen en interviewden we organisaties over de tools die zij gebruiken en hun ervaringen. Bij de beoordeling van een tool onderzochten we in welke mate deze persoonsgegevens verzamelt. Zoals het gesprek zelf (beeld en geluid), maar ook andere gespreksgegevens (metadata) zoals het IP-adres, locatie, wie praat met wie, hoe lang op welk tijdstip. De tools in onze top 3 verzamelen geen persoonsgegevens. De makers hiervan maken een duidelijke keuze voor privacy en verzamelen geen data voor marketing of andere doeleinden.

Daarnaast keken we in welke mate gegevens door de tool aan derde partijen worden verstrekt, wat in beginsel niet wenselijk is. Door de tools in onze top 3 worden geen gegevens aan derden verstrekt.

Ook de Autoriteit Persoonsgegevens onderzocht tools voor videobellen. Whereby komt hier niet in voor, maar JitsiMeet en Signal zijn ook volgens het onderzoek van de AP de favorieten als het gaat om bescherming van de privacy.

Bedenk je bij elk zakelijk gesprek dus goed: wat is het doel van het gesprek en welke tool kan ik daarvoor het beste gebruiken? En goed om te weten: gewoon ouderwets bellen is altijd veiliger dan het gebruik van een online tool. Maar, ook een stuk ongezelliger!

Naslag: