Verslag masterclass strategische organisatie inrichting en interne communicatie

Interne communicatie is essentieel voor betrokken medewerkers en goed georganiseerde processen. Het is dan ook belangrijk om dit veelomvattende onderdeel goed te borgen in de organisatie. Op 23 maart en 7 april 2021 organiseerde Probiblio een tweedelige online masterclass over dit onderwerp. In dit verslag blikken we terug op de behandelde onderwerpen. 

De basis voor organisatieontwikkeling

De masterclass begon met de basis: het fundament voor strategische borging. Organisatieadviseur Fabienne Mokken vertelde over het fundament, een hulpmiddel voor organisatieontwikkeling, dat bestaat uit 5 thema’s:

  1. leiderschap
  2. strategie en beleid
  3. management van medewerkers
  4. management van middelen
  5. management van processen.

Met het fundament zorg je ervoor dat de organisatie zo is ingericht dat alle organisatieonderdelen aansluiten bij het strategisch kader en de ambities van de bibliotheek zoals vastgesteld in het meerjarenbeleidsplan. De strategische positie van interne (maar ook externe) communicatie valt in het thema leiderschap: direct na het bepalen van de ambitie en doelen van de organisatie kijk je hoe je daar zowel intern als extern over wil communiceren (communicatiebeleid). Het fundament is gebaseerd op het INK-model en is zo opgebouwd dat de PDCA cyclus (Plan, Do, Check, Act cyclus) voor verbeteren en vernieuwen erin zit verwerkt. Interne communicatie valt in de cyclus onder “Plan”: eerst bedenk je hoe je je communicatie gaat opzetten, waarover en voor wie. Pas daarna, in de “Do”, voer je dit uit.

Medewerkers als drijvende kracht

Vanuit het fundament maakten we de stap naar medewerkers en vrijwilligers. Om de ambities en doelstellingen van de bibliotheek te halen, dienen medewerkers en vrijwilligers op de hoogte te zijn van de vastgelegde ambities, plannen en kaders. Zij zijn met hun werk en inzet essentieel voor het behalen van de doelstellingen. We bespraken de twee soorten interne communicatie die uit het fundament naar voren komen, welke de brug vormen naar de medewerkers en vrijwilligers: interne communicatie voor een betrokken organisatie en interne communicatie van processen en werkwijzen.

Introductie op interne communicatie

Na de pauze gaf Marketingadviseur Iet Wiersma een introductie op het brede vak interne communicatie. Te beginnen met ‘het waarom’ van interne communicatie. Waarom is het goed organiseren van interne communicatie onmisbaar voor een goedlopende organisatie? We onderscheiden vier functies van interne communicatie:

1. Richten van de organisatie en het versterken van de identificatie – beleidsinformatie
2. Delen en vernieuwen van kennis – kennismanagement
3. Faciliteren van het werkproces – taakinformatie
4. Verbinden van medewerkers – sociale informatie

Daarnaast werden enkele ontwikkelingen die geleid hebben tot veranderingen binnen het vak besproken, zoals natuurlijk digitale innovatie maar ook de nieuwe invulling van rollen en het handelen naar relaties in plaats van functies. Ook gingen we in op de verschillende stijlen van communiceren en hoe belangrijk het is dat de communicatiestijl aansluit op de ambities van de organisatie.

Tot slot kwam ‘de ideale communicatiemix’, een model van Huib Koeleman, aan bod. Uitgangspunt van dit model is dat je altijd moet zorgen voor een ideale mix van Luisteren, Informeren, Leren (ervaren) en Dialoog. Deelnemers werden ‘naar huis’ gestuurd met de opdracht te inventariseren welke interne communicatieactiviteiten zij per onderdeel nu inzetten en hoe deze functioneren. En met de vraag na te denken over op welk vlak er nu activiteiten missen en wat zij daarvoor zouden kunnen inzetten. Een mooie aanzet voor een sterke kanaalstrategie.

Inzoomen op de meest relevante thema’s

In de eerste sessie van de masterclass zijn verschillende thema’s binnen de interne communicatie aangeraakt en haalden we op welke van deze thema’s het meest spelen bij de deelnemende bibliotheken. De tweede sessie van de masterclass bestond uit een verdieping op de voor de deelnemers meest relevante onderwerpen:

  • Dialoog over beleid
  • Toegankelijk communiceren
  • Kanaalstrategie
  • Intranetopties

De expert aan het woord

Interne communicatie expert Michael Meyer, van Orange Otters Verandercommunicatie, was aanwezig om deze thema’s te behandelen. Michael Meyer benadrukte nog eens hoe belangrijk het betrekken van medewerkers is. Op deze manier bouw je aan vertrouwen in je organisatie. Aan de hand van het model van Quirke liet Michael zien dat er verschillende vormen van betrokkenheid zijn, van ‘weten’ tot ‘betrokken voelen’ of zelfs ‘committeren’. Deelnemers leerden welke voorwaarden er zijn voor het betrekken van medewerkers en kregen praktische tips om hier zelf mee aan de slag te gaan, bijvoorbeeld door toegankelijk te communiceren.

Na de pauze wisselden de deelnemende bibliotheken hun ideale mix voor interne communicatie uit via de digitale werkplaats Mural. Op deze manier konden zij van elkaar leren en inspiratie opdoen. Van de ideale mix maakten we de brug naar een kanaalstrategie. Aan de hand van een aantal modellen liet Michael zien hoe je kunt bepalen wat voor jouw organisatie een goede kanaalstrategie is. Bijvoorbeeld het Doel Inspanningen Netwerk, waarmee je (zoals aangeraden in de eerste sessie van de masterclass) de missie en de strategische doelen van jouw organisatie, kunt vertalen naar communicatiedoelen om daar vervolgens de passende kanalen bij te kiezen.

Intranetopties

Tot slot kwamen we uit bij één van de belangrijke kanalen in zo’n strategie: het intranet. In de eerste sessie van de masterclass bleek al dat veel bibliotheken bezig zijn met de keuze voor een nieuw intranet, of hun huidige intranet beter of anders willen inzetten. Michael Meyer gaf een aantal handvatten voor het maken van een bewuste keuze voor een intranet: welk doel heb ik en welke type platform past hierbij?

Meer weten of zelf aan de slag?

Wil je meer weten over de masterclass of doorpraten over strategische organisatie inrichting en/of interne communicatie? Neem dan contact op met Fabienne Mokken (organisatieadvies) of Iet Wiersma (marketing). Ben je benieuwd wat Michael Meyer voor jouw organisatie kan betekenen? Kijk op orangeotters.nl of mail naar michael@orangeotters.nl.  

Is jouw bibliotheek al actief aan de slag met interne communicatie of zijn jullie dit naar aanleiding van de masterclass van plan? Probiblio blijft graag op de hoogte van de ontwikkelingen, zodat we deze kunnen delen met de bibliotheken in ons netwerk.