3 tips om Informatiepunt Digitale Overheid bij jouw gemeente op de kaart te zetten

Bij profilering gaat over het (pro-actief) verankeren van de gekozen positionering en het vergroten van de naamsbekendheid richting de gekozen doelgroepen en stakeholders. Hoe vertel je het verhaal van jouw organisatie (je sterke punten) zodat de beeldvorming aansluit op de gekozen positionering?

Tip 1: Zorg voor inzicht in relevant gemeentelandschap

Voordat je jouw verhaal gaat vertellen is het belangrijk om inzicht te krijgen in diegene die tegenover je zit. Breng de gemeente als stakeholder binnen het IDO in kaart: met wie moet je aan tafel zitten voor de portefeuille digitale inclusie? Bedenk daarbij in welke context zij zich bevinden: hoe ziet het college eruit, binnen welke afdeling werken zij en in welke functie.

Jouw contactpersoon bij de gemeente moet zich natuurlijk ook verhouden tot bepaalde doelstellingen en personen binnen de gemeente. Het is belangrijk dat je weet wat iemands positie is en welke invloed iemand heeft. Ken je de whitepaper ‘Laat het goud van de bibliotheek schitteren!’? Het hoofdstuk ‘Context’ kan je hierbij helpen. Daarnaast organiseren we op 13 juli een bijeenkomst rondom de gemeente.

Ook op de website van ProDemos vind je veel informatie over de gemeentelijke organisatie.

Hoogstwaarschijnlijk heb je voornamelijk te maken met een beleidsambtenaar: zij hebben specifieke kennis op bepaalde terreinen en hebben onder andere tot taak om besluiten voor te bereiden en uit te voeren. En er wordt ook wel gezegd: hoofdlijnen zijn voor de bestuurders, details voor de ambtenaren. Zij voeden dus eigenlijk de bestuurders. Bestuurders kunnen deze ambtenaren bijvoorbeeld ook benaderen om suggesties te geven voor beleidsstukken of voor losse, individuele kwesties die opgelost moeten worden.

Naast de relatie is het ook van belang in kaart te brengen of en hoe het thema digitale inclusie de afgelopen periode onderdeel van gesprek is geweest binnen de gemeente. Neem de maatschappelijke agenda/coalitie akkoord, moties en verschillende beleidsdocumenten eens onder de loep. Op die manier krijg je de context van de ontvanger van jouw boodschap in kaart.

Wil je concreet aan de slag met deze tip? Gebruik dan dit werkblad om de stakeholder in kaart te brengen.

Tip 2: Breng de eigen IDO-dienstverlening in kaart

Inzicht in de context van de ontvanger is niet genoeg. Voor je je verhaal kunt overbrengen moet het heel duidelijk zijn wát het verhaal precies is. Een duidelijk beeld (diagnose) van de dienstverlening helpt je daarbij. Want zijn de randvoorwaarden om een effectieve en efficiënte dienstverlening vorm te geven geregeld? Pas dan kan je het IDO continueren, borgen, doorontwikkelen en promoten.

Denk daarbij aan de volgende vragen:

• Heeft jouw bibliotheek concrete doelstellingen vastgelegd voor het IDO in een (meerjaren)beleidsplan of een plan van aanpak?
• Welke diensten bied je aan in jouw IDO?
• Naar welk partners wordt er doorverwezen vanuit het IDO? En zijn de samenwerkingsafspraken vastgelegd?
• Zijn er groepen/vragen die buiten de IDO dienstverlening vallen?
• Welke functies zijn werkzaam binnen jouw IDO?
• Hoe waarborgen jullie het ‘collectief geheugen’ van jouw IDO?
• Werkt jouw IDO op basis van een (meerjaren) begroting?

Wil je concreet aan de slag met zo’n diagnose? Neem dan contact met ons op via basisvaardigheden@probiblio.nl. We praten graag met je verder.

Deze basis op orde hebben zorgt voor een sterke, wendbare en toekomstige dienstverlening. Het kan zijn dat je erachter komt dat er op sommige onderdelen uit deze diagnose nog inzicht gepleegd moet worden. Inzicht en bewustzijn hierover is de eerste stap, maar ga er ook zeker mee aan de slag.

Tip 3: Zet je kernboodschap centraal

Wanneer je jouw verhaal eenduidig wilt overbrengen naar de doelgroep, zoals een gemeente, is het van belang dat je weet wat je wilt bereiken en alle acties en uitingen hieraan bijdragen. Je kernboodschap helder hebben, helpt daarbij. Natuurlijk is het dan ook van belang dat alle betrokken collega’s diezelfde kernboodschap continu uitdragen.

Breng je verhaal terug tot de kern: hoe draagt IDO bij aan welk gezamenlijke probleem? Hang dit op aan wat relevant is voor de gemeente. Weet wat je wilt vertellen en bereiken en maak daarbij de haakjes met wat de gemeente ook wil bereiken, zodat duidelijk is dat je samen dezelfde doelen najaagt. De kernboodschap vertaalt wat jíj wilt vertellen/bereiken naar wat de doelgroep wil horen. Het benadrukken van een nú vereiste actie en het waarom, geeft de urgentie aan bij de ontvanger van jouw verhaal.

Wees tot slot altijd consequent en houd vol: geef keer op keer dezelfde kernboodschap mee, zonder veranderingen of aanpassingen.

Wil je hier concreet mee aan de slag? Schrijf dan samen met collega’s eens een ‘Elevator pitch’: Als je in 1 minuut aan iemand die je in de lift tegenkomt moet samenvatten wat de IDO-dienstverlening inhoudt en waarom ze mee moeten doen, wat vertel je dan?

Daarnaast helpt ook dit ‘Plan van Aanpak’ je op weg.

Meer informatie:

• Hoe werkt de gemeente? Een voorbeeld van gemeente Maastricht
• Werkboek ‘Impactgericht werken en het effect van de digitale inclusie-dienstverlening’
• Handreiking voor gemeenten over de Informatiepunten Digitale Overheid (IDO’s)
• Terugkijken van het webinar vanuit de VNG kan hier
• Overzicht van de VOB over de geldstromen IDO’s
• Marketing toolkit IDO
• Krachtenanalyse (samenwerkingpartners)
• Aanpasbare praatplaat en presentatie over IDO

Met dank aan: Bibliotheek IJmond-Noord, OBA, Bibliotheek Westland, Bibliotheek Amstelland, Bibliotheek Schiedam en Bibliotheek Velsen.