KopGroep Bibliotheken: ‘Met Wise zijn wij toekomstbestendig’

Sinds 17 mei 2021 maakt KopGroep Bibliotheken gebruik van Probiblio’s Wise-systeem. Dat betekent dat alle KopGroep Bibliotheken direct toegang hebben tot een grotere collectie. Bovendien kunnen leden nu gebruikmaken van IBL en wordt het lenen en reserveren van boeken makkelijker. Probiblio sprak met Laurens Kuik (Coördinator ICT) en Anita Ruder (plaatsvervangend directeur) van KopGroep Bibliotheken, en Herman Klaassen en Natasja Borgers die het proces vanuit Probiblio begeleiden. Hoe verliep het proces en wat zijn de gevolgen van de overstap naar het bibliotheekautomatiseringssysteem Wise voor medewerkers én bibliotheekleden?

Waarom heeft KopGroep Bibliotheken voor de overstap naar Wise gekozen?

Laurens: ‘Dat kwam door de beperkingen van het vorige bibliotheeksysteem dat we gebruikten en de beperkte catalogus waaruit onze leden konden putten. Daarnaast was het ontbreken van IBL-V (Interbibliothecair Leenverkeer, red.) een teer punt, dat vond ik heel jammer. Er moest dus een alternatief komen. Wise is de grootste partij en we doen traditiegewijs al veel met Probiblio, dus het was een logische keuze.’

Anita: ‘We moesten voor Wise kiezen om beter te zijn toegerust op de toekomst. We willen een toekomstbestendige bibliotheek zijn en daar hoort een goed bibliotheeksysteem bij.’

Laurens: ‘Het is voor iedereen even wennen, maar uiteindelijk kunnen we onze leden nu meer bieden.’

Foto: Anita en Laurens

Hoe is de overstap in de organisatie aangepakt?

Laurens: ‘We hadden in onze organisatie een leuke club van collega’s samengesteld, die allemaal heel enthousiast waren over de overstap. Met deze werkgroep hebben we dit enthousiasme weten te verspreiden binnen de organisatie. Iedereen was gedurende het proces zeer ter wille om mee te werken en te bedenken wat we verder konden gaan doen in aanloop naar de migratie.’

‘Het is als het leren van een compleet nieuwe taal.’
- Natasja Borgers, Applicatiebeheer Bicat Wise, Probiblio

Herman, Applicatiebeheerder Wise bij Probiblio: ‘We zijn officieel in september 2020 samen met de bibliotheek begonnen met de voorbereidingen. Dat lijkt een lange doorlooptijd, maar die tijd is ook nodig om ervoor te zorgen dat alles goed verloopt. Het enthousiasme van de medewerkers van KopGroep Bibliotheken was heel prettig, want als er echt weerstand is om naar iets nieuws over te schakelen en het bij het oude willen houden, werkt dat remmend op het proces. Natasja en ik hebben geen enkele keer gehoord: ‘Ja maar vroeger deden we het zo’. Er is daarnaast een stuurgroep gevormd, bestaande uit Laurens, Anita, Esther Westerveld (Unitmanager Collectie & Infrastructuur bij Probiblio, red.), Boris van der Wal van OCLC (zij verzorgen het technische deel van de migratie en leveren het hostedWise systeem) en mijzelf. Die samenwerking ging heel goed.’

Laurens, lachend: ‘Soms duurde een overleg maar een kwartiertje, omdat er geen punten waren om te bespreken. Alles liep gesmeerd.’

Het was vast ook spannend, met een heel nieuw systeem werken?

Natasja, Applicatiebeheer Bicat Wise bij Probiblio: ‘Ik heb alle bibliotheekmedewerkers online of op locatie een cursus gegeven van het Wise-systeem en ik stuur regelmatig nieuwe handleidingen. Werken met een nieuw systeem is toch even wennen. Sommige medewerkers werkten veertig jaar met het vorige, zij moeten een hele nieuwe taal leren. De oude handelingen zitten zo ingesleten in de handen en de vingers. Die routine is er nu niet meer. Maar ik vind dat iedereen het heel goed oppikt.’

Laurens: ‘Wise leren kennen is als een ontdekkingsreis. We kregen in de trainingen een aantal handvatten aangereikt, maar er zitten zoveel opties en menuutjes in, dat je soms toch flink aan het zoeken bent om de gewenste gegevens boven water te krijgen. Dat zal nog wel even duren.’

 ‘Wise leren kennen is als een ontdekkingsreis.’
- Laurens Kuik, Coördinator ICT Kopgroep Bibliotheken

Hoe hebben jullie de veranderingen gecommuniceerd naar de leden?

Anita: ‘Dat hebben we niet te snel gedaan. Als gewoon lid heb je er niet zo’n boodschap aan dat de bibliotheek een ander systeem gaat gebruiken. Behalve dat je profiteert van de voordelen, natuurlijk. Tegen de datum van de livegang hebben we een aantal filmpjes gemaakt, waaronder een instructie hoe leden hun wachtwoord kon veranderen en Laurens die een kijkje achter de schermen gaf. Ook moesten we aankondigen dat de site er een aantal dagen uitlag.’

En toen gingen jullie live!

Anita: ‘Ja, haha! De lockdown zou eigenlijk langer duren, dus heel stiekem kwam dat ons wel goed uit, want dan konden we op ons gemak Wise helemaal eigen maken. En opeens mochten de bibliotheken al open! De 17e van mei gingen we online met Wise en de 20e openden de vestigingen weer hun deuren. Toen liepen er wel veel dingen door elkaar heen. De collega’s vonden het spannend: de bibliotheken gingen na 5 maanden weer open en dan ook nog een nieuw bibliotheekautomatiseringssysteem! We hebben daarom meer mensen op de werkvloer gezet. Het lukte om een positieve draai te geven aan alle veranderingen. We kunnen nu niet anders meer, dus gaat het heel hard met oefenen. Het is net als met autorijden: je leert pas echt rijden als je je rijbewijs hebt en je eerste autootje.’

Laurens: ’We zijn heel enthousiast over Wise. Niet alleen het systeem, maar ook de samenwerking met Probiblio en het verloop van het proces.’

Anita: ‘We hebben de afgelopen jaren meerdere migraties gehad naar andere systemen en er is nog nooit een migratie zo goed gelopen en positief als deze.’

‘Nog niet eerder is een migratie zo goed en positief verlopen als deze.’
- Anita Ruder, plaatsvervangend directeur KopGroep Bibliotheken

Hebben jullie tips voor bibliotheken die overwegen om over te stappen naar Wise?

Anita: ‘Bibliotheken moeten zich realiseren dat het wel een heel traject is. Je bedenkt dat je naar een ander systeem wilt en je oriënteert je daarop, maar dat is niet morgen gerealiseerd. Daarnaast is het belangrijk om je medewerkers in die beslissing mee te nemen; je kunt de beslissing op directieniveau nemen, maar de schakel met de medewerkers die op de werkvloer het werk doen, is heel belangrijk. Daar moet je echt in investeren en de tijd voor nemen. Mensen moeten soms even wennen aan het idee.’

Natasja (Probiblio): ‘Voor ons is het heel fijn om één aanspreekpunt te hebben binnen de bibliotheek die de medewerkers naar jou kan verwijzen en informatie kan doorsturen. Het meenemen van alle collega’s is essentieel geweest in het succes van deze migratie, dat is een goed voorbeeld voor een andere bibliotheek. Je kunt denken: ‘Alles komt goed want het systeem doet het werk wel’, maar de mensen op de werkvloer die het daadwerkelijk moeten gebruiken zijn het allerbelangrijkst.’

‘De schakel tussen het MT en de medewerkers is een hele belangrijke in dit proces.’
- Anita Ruder, plaatsvervangend directeur KopGroep Bibliotheken

En de mensen op de werkvloer, zijn óók enthousiast. Een greep uit de reacties:

• Mirelle Blaauboer (Vestigingscoördinator KopGroep Bibliotheek Nieuw Den Helder): ‘Je moet wat meer klikken, maar daarna levert Wise je surprise na surprise!’
• AnneMarie Kooy (frontoffice): ‘De ontdekkingstocht is erg leuk in Wise. Een zeer uitgebreid programma. Elke dag een ‘streepje’ erbij.’
• Liesbeth Groot (frontoffice): ‘Er zijn veel enthousiaste reacties van de leners op Wise, over de duidelijke mailtjes met bijvoorbeeld aanwinsten, maar vooral de app op de telefoon!’
• Joke van Dulst (Vestigingscoördinator Bibliotheek Julianadorp): ‘Verwerkingen van reserveringen gaat supersnel en ik ben ook blij dat je de meldingen die de klanten krijgen zelf terug kunt zien. En uiteraard het gemakkelijk kunnen reserveren buiten KopGroep, want dat hebben we enorm gemist.’
• Esther Bron (invaller): ‘Wise wijst eigenlijk zichzelf; iedere keer vind je wel een aanwijzing in het scherm als je het even niet meer weet. Collega's helpen goed met snelle trucjes.’
• Carla Winter (Coördinator dBos): 'Door Wise kan er op dBos weer storingsvrij geleend worden en dat maakt dat zowel de vrijwilligers als de leerlingen en leerkrachten weer met plezier naar de bibliotheek komen.'

Meer weten over Wise?

Ook weten of Wise het beste systeem is voor jouw bibliotheek? De talloze opties, functies en handigheden – wij zijn er als geen ander in thuis. Neem voor meer informatie contact op met Roger van der Wal. 

Dit artikel hoort bij onze campagne De effectieve bibliotheek. Probiblio zet zich in voor een gestroomlijnde en effectieve bibliotheek. De komende weken besteden we extra aandacht aan deze activiteiten. Lees meer op de pagina De effectieve bibliotheek.