Naar de mensen toe: pop-up Informatiepunten Digitale Overheid op scholen

In 2019 begon De Bieb voor de Zaanstreek als een van de KopGroep Bibliotheken met de IDO-dienstverlening. In hun zoektocht naar het bereiken van IDO-doelgroepen, gingen zij naar de doelgroep toe. Ze zagen kansen op scholen, waarvan veel aangesloten bij de Bibliotheek op school (dBos). En maakten zo een mooie verbindingslijn tussen twee losse programmaonderdelen van de educatief-maatschappelijke bibliotheek. Yvonne: “Ons doel was om het IDO bekend te maken onder ouders en de school: echt het bredere publiek. Zodat ouders ook na sluiting van de pop-up op school het IDO in de bibliotheek weten te vinden.”

Hoe zijn jullie deze samenwerking met scholen gestart?

‘De lees- en media-consulenten hebben warm contact met de scholen. Daarom is het eerste contact via hen gegaan: zij hebben bij de directeuren gepeild wat ze zouden vinden van zo’n pop-up IDO op school. Daarbij hebben we vanuit de bibliotheek ook gekeken naar scholen waarvan de doelgroep zou passen bij het IDO. We merkten dat eigenlijk best veel scholen geïnteresseerd waren.’

‘Toen de directeuren enthousiast bleken, hebben wij vanuit het IDO het stokje overgenomen en hebben we afspraken met de scholen gemaakt. Op welke momenten mogen we aanwezig zijn? Waar kunnen we zitten? Hoelang mogen de spreekuren duren? We hebben vaste momenten in de week aangehouden per school.’

Hoe zagen de pop-up IDO’s eruit?

‘De school bood een werkplek aan waar we de IDO-banner konden neerzetten, voor de herkenbaarheid. In verband met de privacy was het fijn als er een tafel met een schotje aanwezig was. Op één school deden we de spreekuren bijvoorbeeld in de dBos-ruimte. Het liefst zit je op een duidelijke plek waar ouders je zien, bijvoorbeeld vlakbij de ingang van de school. Verder had ik in mijn auto een kratje liggen met daarin alle materialen, zoals flyers, notitieblokjes en informatiebrieven voor leerkrachten. En we hadden een eigen laptop om mensen te kunnen helpen.’

Hoe verliep de samenwerking met scholen?

‘Een belangrijke les voor ons is dat het echt een samenwerking, een wederkerige relatie moet zijn tussen school en bibliotheek. De school moet echt meerwaarde in zo’n pop-up IDO zien. Dus niet alleen zeggen: “Oké, ga daar maar zitten en we faciliteren een werkplek.” Dan gaat het niet werken. De school moet mee willen doen: motiveren, informeren en het IDO onder de aandacht brengen, ook bij de leerkrachten. Bijvoorbeeld via de school-app, de mail en de nieuwsbrief. Het schoolpersoneel speelt een belangrijke rol in het doorverwijzen van ouders: zij signaleren en ouders benaderen hen met veel verschillende vragen.’

Heb je tips voor bibliotheken die zo’n pop-up IDO willen beginnen?

‘Realiseer je dat je als bibliotheek ook wat vraagt van de school. Ook vanuit de bibliotheek zochten we raakvlakken en boden we aan om naast vragen over de digitale overheid ouders te helpen met toegang tot de digitale schoolnieuwsbrief, het ouderportaal, de schoolapp en de online bibliotheek. Mijn eerste tip is: maak goed duidelijk wat het voordeel voor de school is en pas je dienstverlening aan op vragen die er op school leven.’

‘Mijn tweede tip: spreek met de school een duidelijk termijn af. Het gaat namelijk niet om een structurele, maar tijdelijke dienstverlening binnen de school. Geef bijvoorbeeld aan dat de pop-up er twee maanden zal zijn. Het punt is dat je publiek niet wisselt, maar dat het dezelfde ouders blijven. Ons doel was namelijk om het IDO onder de aandacht te brengen en ervoor te zorgen dat ouders het IDO in de bibliotheek straks ook weten te vinden.’

‘Ga na een tijdje ook door naar een andere school. Je kunt je daarin natuurlijk flexibel opstellen: mocht het stormlopen, dan kan je altijd nog beslissen om langer te blijven. Maar wij hebben ook wel eens gehad dat we na vier keer een leeg spreekuur hebben gezegd: we stoppen.’

Beschouw je het project als een succes?

‘Helaas hebben we maar een paar maanden met dit concept kunnen oefenen voordat corona uitbrak. Daarom vind ik het lastig te zeggen. Wel zagen we dat het IDO echt aansloeg bij de Internationale Schakelklas (ISK). Daar kregen we veel relevante vragen, bijvoorbeeld over DigiD of over huursubsidie. Het schoolpersoneel verwees daar ook goed door.’

‘Mooi is dat je het format van de pop-up kunt gebruiken om naar de doelgroep toe te gaan en daarmee ook bekendheid over het IDO kunt werven. Denk daarbij niet alleen aan scholen, maar kijk ook naar bijvoorbeeld verzorgingshuizen en wijkteams. En maak er gezamenlijk iets van: spreekt  af dat je partnerorganisatie ook voorwerk doet. En sta er als bibliotheek voor open om vragen te beantwoorden rondom de desbetreffende organisatie van het project.’