De reis van het boek: wat je pas ziet als je het proces opschrijft

Wat valt op als je het proces echt volgt?

In de bibliotheek is veel werk routine. Handelingen worden dagelijks uitgevoerd en daardoor voelt het proces bekend. Tegelijkertijd bestaat de reis van het boek uit meerdere schakels die verdeeld zijn over verschillende teams en plekken. Iedereen heeft zicht op een deel van die keten, maar bijna niemand kijkt standaard naar het geheel.

Dat merk je vooral wanneer je het proces stap voor stap gaat uitschrijven. Dan zie je ineens het verschil tussen hoe je het normaal vertelt en hoe het in de praktijk echt loopt.

Door het traject als één doorlopende reis te bekijken, werd duidelijk hoeveel overdrachtsmomenten er eigenlijk zijn. Materialen wisselen continu van plek, van status en soms ook van prioriteit. Kleine keuzes onderweg bepalen vaak hoe soepel de rest van de route verloopt.

Die dynamiek wordt extra zichtbaar op piekmomenten. Op rustige dagen lijkt alles vrij voorspelbaar, maar op drukke momenten verandert het werktempo en verschuift de volgorde van handelingen. Er wordt bijvoorbeeld prioriteit gegeven aan de ene stroom zodat er ruimte ontstaat voor de volgende. Dat zijn logische en noodzakelijke keuzes, maar ze blijven vaak onzichtbaar als je het proces alleen globaal beschrijft.

Wat ook opviel, is dat sommige onderdelen van de reis niet alleen praktisch zijn, maar ook gevoelig liggen. Een voorbeeld daarvan is het afschrijven van boeken. De één ziet vooral de meerwaarde van een tweede leven, terwijl een ander juist de nadruk legt op recycling van de collectie. Zulke verschillen maken het lastiger om eenduidige afspraken te maken en beïnvloeden hoe besluiten in de praktijk uitpakken.

Daarnaast leunt een groot deel van het proces op impliciete kennis. Veel zit in ervaring: hoe je omgaat met afwijkingen, welke handigheidjes er zijn, wanneer je iets even laat liggen en wanneer je juist doorpakt. Dat werkt, maar het maakt het proces ook minder transparant en lastiger overdraagbaar.

Wat kun je hier als bibliotheek mee?

Voor mij zat de grootste waarde van deze opdracht niet alleen in het beschrijven van de reis, maar vooral in wat het oplevert als je zo’n proces echt uitwerkt. Een paar dingen die daaruit naar voren komen:

1. Als je een proces volledig uitschrijft, ontstaat er overzicht. Je ziet waar het anders loopt dan je denkt en waar aannames zitten.
2. Knelpunten zitten vaak niet in losse stappen, maar juist in de overdracht tussen stappen. Daar zit vaak de meeste winst.
3. Het is belangrijk om ook naar piekmomenten te kijken. Een proces dat op rustige momenten logisch voelt, werkt onder druk vaak anders.
4. Veel kennis zit in mensen en niet op papier. Door die kennis expliciet te maken, wordt samenwerken makkelijker en wordt het proces minder kwetsbaar.
5. En misschien wel het belangrijkste: keuzes die onderweg worden gemaakt (bijvoorbeeld rondom collectie) hebben meer invloed op het proces dan je in eerste instantie denkt. Het helpt om die keuzes bespreekbaar te maken.

Tot slot

Wat ik meeneem uit deze opdracht, is dat het uitwerken van een proces juist waardevol is wanneer iedereen denkt dat het al duidelijk is. Zodra je het uitschrijft, ontstaat er overzicht en een gedeeld beeld.

Dat geldt niet alleen voor collectie en logistiek, maar bijvoorbeeld ook voor een customer journey of de samenwerking tussen teams. Het helpt om samen beter te begrijpen wat er gebeurt en waar je eventueel wilt aanscherpen.