Leren en groeien door slim evalueren: een kijkje bij Bibliotheek Velsen

Ik schrijf dit blog als projectleider van het project Evalueren kun je leren, waarin ik samen met bibliotheken onderzoek hoe je op een laagdrempelige en praktische manier je activiteiten kunt evalueren. De aanpak van Bibliotheek Velsen is een inspirerend voorbeeld binnen dit traject.

Evalueren heeft een wat suf imago, het wordt soms als een moetje ervaren of juist helemaal niet gedaan. Maar als onderzoeker weet ik dat als je het slim aanpakt, je de kwaliteit van je dienstverlening flink kan verhogen. Bij Bibliotheek Velsen was ik uitgenodigd om mee te kijken hoe zij dit stap voor stap aanpakken, verbeteren en verder uitrollen. Ze hadden zelf het idee dat ze nog maar aan het begin van een traject staan, maar ik vind dat ze trots mogen zijn op de manier waarop ze het aanpakken.

“Ik was totaal verrast door de vele reacties van de deelnemers tijdens die eerste meting nieuwe stijl,” vertelt Angelique van Jaarsveld (programmeur), die haar ervaring beschrijft als een krachtige en verrassende ontdekking.

Stickers én gesprekken: een slimme mix

Bibliotheek Velsen laat deelnemers aan activiteiten reageren op stellingen als “Ik heb tijdens deze bibliotheek met iemand kennis gemaakt” of “ik denk dat de bibliotheek een goede plek is om mensen te ontmoeten”. De deelnemers krijgen een sticker waarmee ze kunnen laten zien of de stelling op hen van toepassing is. Door er een fysieke handeling van te maken, ze moeten immers actief een sticker plakken, denken ze goed na over hun antwoord. Bovendien kun je daarna het gesprek starten, en dat willen deelnemers ook graag. Het is daardoor een combinatie van een kwantitatieve (stickers tellen) als een kwalitatieve (praten over de antwoorden) evaluatie.

Het slimme van deze aanpak vind ik dat ze de stellingen halen uit de effecten die ze vooraf zelf hebben geformuleerd. Op die manier kan je eenvoudig zien of je effecten bereikt zijn, of dat er reden is om bij te sturen. Bibliotheek Velsen kan zo ook bij de certificering aantonen dat ze stappen zetten om hun effecten meten. “We zijn gestart met het evalueren naar aanleiding van een vraag vanuit de certificering,” zegt Diana van Emde Boas (algemeen manager).

Van moetje naar magie: hoe Velsen evalueren leuk maakt

Wat heel goed werkt is, dat ze het proces lerend hebben opgezet. Ze passen hun methode aan, en hebben de verantwoordelijkheid voor het evalueren ook bij meerdere personen neergelegd. In een team word je er beter in, dat heb ik gezien.

Bibliotheek Velsen: van droom naar aanpak

De droom is het gesprek op gang te brengen. Om tot deze geformuleerde droom te komen heeft Bibliotheek Velsen een bestaand model, het ‘Double Diamond Model’ gebruikt. Dat model bestaat uit 2 fasen: divergeren, waarin ideeën breed worden verkend, en convergeren, waarin die ideeën worden gefocust en geanalyseerd om tot oplossingen te komen. Het model helpt teams om zowel creatief te denken als gestructureerd naar oplossingen toe te werken.

Bij de praktische uitwerking worden vooraf geformuleerde stellingen per activiteit verfijnd en met behulp van ChatGPT is er lijst met stellingen opgesteld. Daarnaast is er een nieuwe flipover aangeschaft, en na de eerste evaluatie zijn bijvoorbeeld de vakken voor het plakken van stickers op de flipover aangepast, zodat deelnemers nu een duidelijkere keuze tussen ‘ja’ of ‘nee’ moeten maken, in plaats van ergens in het midden een sticker te plakken. Wens van de bibliotheek is om de evaluaties verder uit te rollen en te bekijken welke rol vrijwilligers kunnen spelen in het evalueren van activiteiten.

Wat levert evalueren jou op?

Evalueren speelt een belangrijke rol binnen het PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act), een proces voor continue verbetering. In dit model is evaluatie onderdeel van de “Check”-fase, waarin je de resultaten van de activiteit meet en vergelijkt met de vooraf gestelde doelen. Dit stelt je in staat om te bepalen wat goed werkte en waar verbeteringen nodig zijn.

Door evalueren als middel te gebruiken, kun je:

• Checken of de activiteit het gewenste effect had.
• Acties ondernemen (de “Act” fase) om aanpassingen te maken op basis van de evaluatie en feedback van deelnemers.
• In gesprek gaan met deelnemers om hun ervaringen en inzichten te begrijpen, wat bijdraagt aan een verbeterd proces voor de toekomst.
• Activiteiten verrijken door middel van gesprek achteraf.

Zo versterkt evalueren niet alleen de impactanalyse, maar vormt het ook een essentiële stap in het continue verbeterproces van de PDCA-cyclus.

Belangrijk is dat je het samen aanpakt, dat je het eenvoudig houdt, dat je in de gaten houdt waarom je wil evalueren en dat je bereid bent te leren. Als je dat doet, wordt evalueren van een moetje een magisch moment waarin je ziet wat je al bereikt hebt.