Privacy

Privacyverklaring ProBiblio 

Dit is de privacyverklaring van ProBiblio. In deze verklaring wordt uitgelegd hoe ProBiblio omgaat met persoonsgegevens die worden verkregen voor het uitvoeren van de dienstverlening. Het uitgangspunt hierbij is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 van toepassing is. Tot aan 25 mei 2018 wordt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) gerespecteerd. 

ProBiblio is een Provinciale Ondersteuningsinstelling voor de bibliotheeksector. Met kennis en expertise ondersteunt ProBiblio Bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland. Met uiteenlopende producten en diensten helpen we hen bij het optimaal vervullen van de unieke rol in de maatschappij en maatschappelijke functie. De producten van ProBiblio richten zich op:

  • Collectie en collectieadvies
  • Samenwerking kinderopvang en onderwijs
  • Ontwikkeling en informeel leren
  • Marketing, communicatie en onderzoek
  • Management en organisatie
  • Administratie en controlling
  • Bibliotheekautomatisering
  • Logistiek 

Verwerking van persoonsgegevens door ProBiblio

Onder een persoonsgegeven verstaan wij elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie direct over iemand gaat of te herleiden is naar deze persoon. Voor ProBiblio is de bescherming van persoonsgegevens erg belangrijk. ProBiblio respecteert jouw privacy en zorgt ervoor dat persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de wet worden behandeld. 

Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

Om onze klanten goed te kunnen bedienen hebben wij gegevens nodig voor de volgende doeleinden:

  1. het uitvoeren van een overeenkomst(en) en/of inschrijvingen(en);
  2. het voeren van de administratie en andere activiteiten van intern beheer;
  3. het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen;
  4. om contact op te kunnen nemen en te reageren op gestelde vragen;
  5. om te informeren over producten en/of diensten en aanbiedingen van ProBiblio;
  6. om nieuwsbrieven per e-mail te kunnen verzenden;
  7. om onze website en dienstverlening te kunnen verbeteren;
  8. om aan de wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen;
  9. het behandelen van geschillen en het uitoefenen van accountantscontrole. 

Rechtsgrond voor de verwerking

De wettelijke grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens bij ProBiblio zijn:

  • Toestemming: je hebt ProBiblio toestemming gegeven om jouw persoonsgegevens te gebruiken;
  • Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst: persoonsgegevens zijn nodig om onze afspraken en overeenkomsten na te komen;
  • Noodzakelijk voor het nakomen van wettelijke verplichtingen (fiscale verplichting); 

Je kunt je tegen deze verwerkingen verzetten op grond van het recht van bezwaar. Meer informatie over dat recht vind je verderop in deze verklaring. 

Verplichte verstrekking

Als ProBiblio om persoonsgegevens vraagt, dan leggen wij per situatie uit of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn als de gegevens niet worden verstrekt.

ProBiblio gaat er hierbij steeds vanuit dat niet meer persoonsgegevens zullen worden verwerkt dan noodzakelijk is voor de bovengenoemde doeleinden van verwerking van persoonsgegevens. 

Uitwisseling met derden

ProBiblio verstrekt persoonsgegevens aan derden vanuit haar wettelijke verplichting.

Externe partijen die persoonsgegevens verwerken doen dit in opdracht van ProBiblio.

ProBiblio levert geen persoonsgegevens aan derden ter verwerking voor doeleinden van derden.

ProBiblio maakt voor de dienstverlening aan haar klanten geen gebruik van persoonsgegevens die door andere partijen zijn aangeleverd. 

Doorgifte aan het buitenland

Jouw persoonsgegevens worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie.

Voor door ProBiblio uitgevoerd onderzoek worden een beperkt aantal persoonsgegevens opgeslagen in Zwitserland. Zwitserland voldoet aan de door Europa gestelde passende beveiligingseisen. 

Geautomatiseerde besluitvorming en profiling

ProBiblio maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling. 

Bewaartermijn

Het uitgangspunt is dat ProBiblio persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Er zijn een aantal uitzonderingen:

  • archivering
  • algemeen belang
  • wetenschappelijk- of historisch onderzoek
  • statistische doeleinden 

Als er op het bewaren van de persoonsgegevens een andere wetgeving dan de AVG van toepassing is, dan gelden de termijnen zoals die bij deze wetgeving geldt. Persoonsgegevens met een afwijkende bewaartermijn zijn:

  • Bewaarplicht Algemene documenten
  • Bewaarplicht Fiscale documenten
  • Registratiesysteem bezoekers
  • Videobeelden bezoekers 

Voor het verwijderen van de persoonsgegevens is ProBiblio afhankelijk van de verwerker. Op dit moment worden de verwerkersovereenkomsten ontwikkeld en daarom hanteert ProBiblio nu bewaartermijnen die wij haalbaar achten. Zodra de verwerkersovereenkomsten beschikbaar zijn worden de bewaartermijnen aangepast. 

Nieuwsbrieven: uiterlijk 4 weken na afmelding
Mailingen: uiterlijk 1 jaar na afhandeling
Contactformulier: 4 weken na afhandeling
Evenementen en bijeenkomsten: 1 jaar na inschrijving/aanmelding 

Beveiliging van persoonsgegevens

ProBiblio behandelt data vertrouwelijk en beveiligt persoonsgegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking door onder andere, encryptie en versleutelde communicatie. 

Welke rechten heb je?

Op grond van de wet heb je diverse rechten. We zetten deze rechten van betrokkenen voor je op een rijtje:

1)    Recht op inzage: je hebt het recht om de door ProBiblio verwerkte persoonsgegevens in te zien; 

2)    Recht op correctie en verwijdering: je hebt het recht om gegevens te laten wijzigen of verwijderen als ze onjuist zijn of als verwerking niet meer gerechtvaardigd is; 

3)    Recht van bezwaar: je hebt het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens die niet zijn gebaseerd op genoemde rechtsgronden. Wanneer je bezwaar maakt tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens die ProBiblio gebruikt om je te informeren over onze activiteiten (of dezelfde soort direct marketing) verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. De gegevens zullen vervolgens niet langer voor de direct marketing doeleinden worden gebruikt. Als je bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking, dan zullen wij beoordelen of we aan het bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan ProBiblio om aan te tonen dat we, ondanks jouw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in jouw voordeel uitvalt, zullen wij de verwerking van gegevens staken; 

4)    Recht op beperking: Onder bepaalde voorwaarden heb je het recht op beperking van de verwerking van gegevens. Dit betekent dat ProBiblio de verwerking van de gegevens tijdelijk ‘bevriest’. In vier situaties kun je je op dit recht beroepen: (1) in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek, (2) indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden, maar je geen verwijdering wenst, (3) indien ProBiblio de gegevens niet langer nodig heeft terwijl jij de gegevens nog wel nodig hebt voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en (4) in afwachting van de beoordeling van een bezwaar; 

5)    Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Je hebt het recht om gegevens die je aan ProBiblio hebt gegeven (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van jou verwerken op grond van jouw toestemming of ten behoeve van een overeenkomst die wij hebben gesloten. Het recht geldt alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). Je bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij. Als er een koppeling bestaat tussen onze systemen en de systemen van de derde partij waaraan je de gegevens wilt (laten) doorgeven, dan kunnen wij die doorgifte mogelijk direct namens jou verzorgen. Informeer daarvoor naar de mogelijkheden. 

Intrekken van toestemming

Voor onderstaande doeleinden geldt dat wij jouw gegevens verwerken op basis van jouw toestemming. Je hebt ten allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan ogenblikkelijk staken. Het gaat hier om:

  1. Bijeenkomsten en evenementen
  2. Contactformulier
  3. Digitale nieuwsbrieven
  4. Inschrijfformulieren
  5. Mailingen
  6. Onderzoek

Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig. 

Hoe maak je gebruik van je rechten?

Het uitoefenen van je rechten is kosteloos. ProBiblio streeft ernaar vragen en verzoeken binnen een maand te beantwoorden. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn oploopt tot drie maanden. Het verzoek dient altijd vergezeld te worden met een wettelijke identiteitsbewijs ter identificatie. Verzoeken kunnen worden verstuurd naar onderstaande adres (zie contactgegevens). 

Toezichthouder

Het staat je verder altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. Je vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.  

Vragen

Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens en privacy kun je contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens. 

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op de website van ProBiblio.

Verder kan ProBiblio persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in deze privacyverklaring. In dat geval nemen wij contact op om je op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om je de kans te bieden deelname te weigeren. 

Contactgegevens

Heb je vragen over deze privacyverklaring of ons privacy beleid, of wil je een beroep doen op wettelijke rechten, dan kun je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

ProBiblio
t.a.v. afdeling Privacy
Postbus 485
2130 AL Hoofddorp
privacy@probiblio.nl
023 55 46 100