Bijeenkomst De professionele vrijwilligersorganisatie: hoe zet je vrijwilligers strategisch in?

Blog
Gepubliceerd op 15 november 2023
Probiblio medewerker Fabienne Mokken

Door Fabienne Mokken

Het aantal vrijwilligers in bibliotheken groeit hard. Met deze groei is het belangrijk om de inzet van vrijwilligers goed te regelen en strategisch te verankeren door de gehele organisatie. De praktijk leert ons dat dit nog niet altijd vanzelfsprekend is: “De vrijwilligers hangen er een beetje bij” of “het vrijwilligersbeleid is er wel, maar nog niet in de praktijk uitgevoerd en verantwoordelijkheden zijn verspreid”.

Probiblio organiseerde op 7 november 2023 de bijeenkomst De professionele vrijwilligersorganisatie. Vrijwilligerscoördinatoren, managers en adviseurs van POI’s Rijnbrink, Cubiss en Probiblio gingen met elkaar in gesprek. Tijdens het ochtendprogramma onderzochten we, onder begeleiding van Chris Rabbers en aan de hand van het organogram, de plaats van vrijwilligersmanagement in de organisatie. Daarnaast nam Chris de deelnemers mee in de 7 x B methodiek van vrijwilligersmanagement (bezinnen, binnenhalen, begeleiden, behouden, belonen, beëindigen en borgen). Mooie vragen werden behandeld. Bijvoorbeeld waar vrijwilligersmanagement het best geborgd kan worden in de organisatie zodat het strategisch verankerd wordt, mandaat op de juiste plek wordt belegd en eigenaarschap voor het werken met vrijwilligers door de gehele organisatie wordt gevoeld. Een gedeelde conclusie is dat de betrokkenheid van directie en MT hierbij cruciaal is. Daarnaast zijn het creëren van draagvlak en het aantonen van de waarde van vrijwilligers van groot belang.

De waarde van vrijwilligers

In het middagprogramma gingen we dan ook dieper in op de waarde van vrijwilligers. De waarde van vrijwilligers kan je namelijk op twee manieren aantonen: de maatschappelijke waarde en de financiële waarde. Probiblio ontwikkelde hiervoor in samenwerking met bibliotheken 2 handige instrumenten. Zo kunnen bibliotheken de maatschappelijke waarde van vrijwilligers aangeven aan de hand van de Theory of Change (ToC), waarin de activiteiten die vrijwilligers uitvoeren zijn uitgewerkt naar korte en lange termijn effecten en maatschappelijke impact. Voor een benadering van de financiële waarde kunnen bibliotheken daarnaast gebruik maken van de nieuw ontwikkelde rekentool, waarbij inzichtelijk wordt wat de inzet van vrijwilligers kost én oplevert. Beide instrumenten zijn bedoeld om het gesprek over de inzet van vrijwilligers op gang te helpen, intern maar ook extern met de gemeente.

Al met al was het een inspirerende dag waarbij één gedeeld inzicht sterk naar voren kwam: werken met vrijwilligers doe je er niet zomaar even bij. Werken met vrijwilligers is een vak.