Hoe organiseer je een goede brainstormsessie?

Zorg voor de juiste groep

Betrek bij voorkeur deelnemers vanuit verschillende disciplines, invalshoeken en teams in je bibliotheek; bijvoorbeeld iemand van marketing, educatie, frontoffice en collectie. Maak ook gebruik van de zogeheten ‘wildcard’. Dit is iemand die totaal anders denkt dan de rest en juist voor creatieve invalshoeken kan zorgen. Dit kan bijvoorbeeld ook een kind of iemand vanuit een andere branche zijn. Zorg voor de juiste grootte van de groep: 6 tot 12 mensen is optimaal. Houd er rekening mee dat een online brainstorm meestal beter werkt in wat kleinere groepen, omdat mensen online geneigd zijn minder te delen dan fysiek.

Formuleer op één duidelijk vraagstuk

Richt je op één vraagstuk of probleemstelling per brainstormsessie en niet op meerdere tegelijk. Wanneer problemen en vraagstukken door elkaar heen lopen weet je niet meer voor welk probleem je nu een oplossing of idee aan het zoeken bent. Formuleer een duidelijk en prikkelend vraagstuk om onduidelijkheid te voorkomen. Benoem hierbij ook de doelgroep. Dit kan door middel van een ‘Hoe kunnen we’-vraag, bijvoorbeeld: ’Hoe kunnen we eenzaamheid onder ouderen van 65 jaar en verminderen?‘of ‘Hoe kunnen we binnen Bibliotheek X samenwerken, zodat we meer gebruik maken van elkaars expertise?’

Kies een brainstormtechniek

Welke brainstormtechnieken ga je gebruiken? Slechts de vraag stellen ‘Hheeft er iemand nog een idee?’ is niet bevorderlijk voor creativiteit. Er zijn gelukkig genoeg brainstormtechnieken. Verdiep je hier eerst in voor je een keuze maakt. Wat spreekt je aan, waar krijg je energie van. Een veelgebruikte techniek is bijvoorbeeld Design Thinking waarbij je denkt vanuit het perspectief van de gebruiker en je uitgedaagd wordt om de wereld te zien als een ontwerper. Lees meer over verschillende brainstormtechnieken in het artikel ‘Laat de creativiteit stromen! – Methoden voor creatieve innovatie’.

Creëer een positieve sfeer

Denken in beperkingen is niet bevorderlijk voor de creativiteit en voor de sfeer. Spreek daarom af om alle ideeën positief te banaderen. Pas een reactie als ‘Ja, maar’ aan naar ‘Ja, en’. Vermijd uitspraken als: ‘Hebben we al geprobeerd om…’, ’Zo werkt dat hier niet’ of ’Daar is geen budget voor’.  Een idee zal nooit in één keer perfect zijn. Juist door erover door praten en te brainstormen wordt een idee steeds beter. Verder zorg je er op deze manier voor dat iedereen de ruimte voelt zijn ideeën te delen.

Maak het visueel

Schrijf alle genoemde ideeën op een whiteboard, plak ze op post its op een flipover of plaats ze in een online tool op een groot scherm. Zorg er in ieder geval voor dat de ideeën zichtbaar zijn voor alle deelnemers. Zo worden alle ideeën meegenomen en kunnen de deelnemers hierop voortbouwen. Wanneer je voortdurend andermans (maar ook eigen ideeën) ziet, is de kans groot dat er vanzelf weer nieuwe ideeën bij je ontstaan.

Plan een brainstormsessie op een goed moment

Een brainstormsessie plannen aan het einde van een drukke werkweek is geen goed idee. Deelnemers hebben dan minder energie en kunnen door een ‘vol hoofd’ minder ruimte en inspiratie hebben voor nieuwe ideeën. Doe dit bij voorkeur op een rustig moment en aan het begin van de ochtend wanneer iedereen nog fris is. Een brainstormsessie kan ook in twee delen worden gehouden verspreid over meerdere dagen. Door een rustmoment te creëren geef je het interne creatieve proces de ruimte om verder te ontwikkelen. Het creatieve proces heeft namelijk een incubatie periode. Het duurt soms even voordat ideeën oppoppen nadat het vraagstuk is voorgelegd.

Zorg voor een passende locatie

Waar ga je de sessie organiseren? De omgeving en de sfeer is bepalend voor de stemming in de groep. Dit beïnvloedt het creatieve proces. Kies een ruimte die voor iedereen neutraal en veilig aanvoelt, maar kies ook voor een speciale inspirerende plek en geen saaie kale kantoorruimte. Misschien ga je wel de bibliotheekvloer op of juist naar buiten, het strand op of het bos in. Juist als je de brainstorm op een andere plek dan je dagelijkse werkplek organiseert, zorgt dat voor frisse energie en stimuleert dat creativiteit.

Online versus offline

Nu we steeds meer thuiswerken, vinden er ook regelmatig brainstormsessies online plaats. Dit vraagt een goede voorbereiding van de organisator, omdat brainstormen via een beeldscherm soms wat lastiger gaat. We raden je aan om bij een online brainstormsessie een tool te gebruiken om alle ideeën te verzamelen.

Voorbeelden van handige online hulpmiddelen vind je in het artikel ‘Laat de creativiteit stromen! – Methoden voor creatieve innovatie’.

Laat mensen vooraf oefenen met de tool of stuur ze alvast de link, zodat ze weten hoe het werkt en dat geen extra tijd kost tijdens de sessie. Probeer het verder vooral simpel te houden, zorg voor een logische opbouw van de bijeenkomst en een goede mix van offline en online werkvormen/oefeningen.

Maak ruimte om te lummelen

Neem voldoende pauzes tijdens de sessie om te lummelen en je hoofd zo even leeg te maken. Ga tafelvoetballen, tafeltennissen, jongleren of gewoon even praten over iets anders tijdens een wandeling. Ook hier geldt weer dat je door een rustmoment te creëren je het interne creatieve proces de ruimte om verder te ontwikkelen. Daarnaast moet het ook leuk blijven en is geforceerd blijven brainstormen een killer voor creativiteit. Maak van tevoren een draaiboek met een globaal tijdschema, waarin je ook tijd inplant om te lummelen, zodat je tijdens de brainstorm niet in tijdnood komt.

Dit artikel is gepubliceerd in de Marketing Special van december 2021. Lees ook:

• Ook jij bent creatief! En zó kom je daar achter
• Laat de creativiteit stromen! – Methoden voor creatieve innovatie
• Creatieve innovaties bij bibliotheken

December 2021