“Ga samen op reis – en noem het geen vrijwilligerswerk”

Martijn Aerts, van eind 2021 tot halverwege 2025 coördinator vrijwillige inzet bij Bibliotheek Velsen, ontwikkelde een actueel vraaggericht vrijwilligersbeleid dat inspeelt op deze verandering. Hij vertelt over zijn ervaringen en geeft inspirerende tips voor het benutten van deze vrijwillige energie.

Wat was jouw rol bij Bibliotheek Velsen precies?

“Ik begon als coördinator vrijwillige inzet en die titel was zorgvuldig gekozen. Het ging over veel meer dan ‘vrijwilligerswerk’. We wilden mensen een betekenisvolle plek bieden in de bibliotheek – als onderdeel van de community. Dat vraagt een andere manier van kijken, samenwerken én organiseren.”

Wat trof je aan toen je begon?

“Ik kwam terecht in een warm bad. Mijn voorganger had een prachtige, solide vrijwilligersorganisatie opgebouwd. Alles stond als een huis: heldere teksten, een vriendelijke overdracht, bijna 100 vrijwilligers. De organisatie was echt op mensen gebouwd, met een heldere koers en visie op vrijwillige inzet. En ik voelde meteen: dit kan nog verder groeien – in aantal, maar vooral in vormen van samenwerking.”

Wat bedoel je met andere vormen van vrijwillige inzet?

“Vrijwilligerswerk is niet zwart-wit. Denk aan maatschappelijke stages, werkervaringsplekken, jongeren die willen experimenteren, mensen die willen re-integreren, of iemand die gewoon zegt: “Ik wil iets betekenen, wat kan ik doen?” Die ruimte moet je als bibliotheek kunnen bieden. Wij zijn gaan kijken naar wát mensen te bieden hebben – niet alleen wat wij als organisatie nodig hebben.”

Was dat een omslag voor de organisatie?

“Ja. Aanvankelijk was het vooral vraag-gestuurd: “We hebben iemand nodig om koffie te schenken, wie kan?” Ik merkte dat ik constant aan het rennen was om gaten in het rooster te vullen. Ik wilde van die reactieve houding af. Dus hebben we geïnvesteerd in een inclusieve, flexibele en uitnodigende aanpak, met veel aandacht voor kennismaking en ontwikkeling.”

Hoe ziet dat er in de praktijk uit?

“Heel concreet: we zijn bijvoorbeeld een appgroep gestart, de Supportcrew, waarin mensen zelf konden reageren op hulpvragen. We hebben jongeren betrokken via pizza-avonden en game-nights, sleutels uitgedeeld aan betrouwbare vrijwillige inzet zodat zij ’s avonds in de bieb konden, maatschappelijke stagiairs hun eigen stage laten bedenken… En dat alles zónder de vaste toppers van de vrijwillige inzet uit het oog te verliezen. We bouwden voort op wat er al was.”

En dat werkte?

“Meer dan dat. We zijn gegroeid van 100 naar ruim 200 vrijwilligers. Niet alleen in aantal, maar ook in energie en diversiteit. Zo richtten we meerdere Dungeons & Dragons-groepen op met jongeren. De eerste Dungeon Master was iemand die thuiszat, moeilijk aansluiting vond. We hebben samen een rol voor hem gecreëerd, hem een sleutel gegeven, en inmiddels spelen ze 3 avonden per week het spel in de bieb. Zó ontstaat eigenaarschap.”

Wat betekent eigenaarschap voor jou in deze context?

“Vrijwillige inzet kregen bij ons letterlijk de sleutels van het gebouw, dat was bij ons best een pittige keuze. Dat vraagt vertrouwen, maar geeft ook verantwoordelijkheid. Dat doe je in gelijkwaardige samenwerking. Het zijn mensen die iets willen bijdragen aan een plek die van iedereen is. De sleuteloverdracht ontstond ook bij initiatieven als de spelletjesavonden: die waren gestart vanuit de bibliotheek-organisatie en daarna opgepakt door actieve buurtbewoners in samenwerking met Welzijn Velsen. Waarom kan een bibliotheekmedewerker wel afsluiten en een actieve buurtbewoner niet?”

Dat vraagt wel vertrouwen van het management. Was dat er meteen?

“Absoluut en dat groeide gaandeweg. Het begon met kleine experimenten, waaruit we steeds leerden. De eerste keer dat we pizza aten in de bieb, of toen we gingen laser gamen, was iedereen een beetje huiverig. Maar toen de directeur zei: “Ik wil dit elk kwartaal,” wist ik: we zitten goed. Uiteindelijk stond het hele MT achter onze aanpak.”

Jullie vrijwilligersbestand is in jouw tijd verdubbeld, zeg je. Hoe heb je dat aangepakt?

“Niet door hard te werven, maar door zichtbaar te zijn en ja te zeggen. Op een gegeven moment begonnen mensen ons vanzelf te vinden. En ook: ga actief op zoek naar energie. De beste samenwerkingen komen vaak uit onverwachte hoek. Zo werkten we samen met CityShapers voor de maatschappelijke diensttijd en met scholen als het Vellesan en Ichthus College voor stages. Wat je wil, is dat mensen bij jou aankloppen met een idee en dat jij dan zegt: “Ja, laten we het doen.””

Hoe ga je om met klussen die niemand wil doen?

“Dat is een goede. Sommige taken zijn fysiek zwaar of minder aantrekkelijk. We merkten bijvoorbeeld dat het bezorgen van leskisten naar scholen lastig bleef – te zwaar, te eenzaam, te veel afhankelijk van één persoon. We hebben die taak uiteindelijk overgedragen aan een externe organisatie die werkt met jongeren in re-integratie. Dat bleek een veel betere match. Je hoeft niet alles binnen de muren van de bibliotheek op te lossen.”

Hoe heb je het vernieuwen van het vrijwilligersbeleid aangepakt?

“Samen met Probiblio hebben we het beleid herschreven. De titel van ons koersplan was: iedereen is welkom. Dus ook iedereen die niet in het standaard profiel past. Grootste feestje was het herschrijven onze samenwerkingsovereenkomst in eenvoudige taal, met pictogrammen en confetti – zodat het uitnodigt in plaats van afschrikt. Zo werd het geen formaliteit, maar een feestje.”

Wat was je grootste inzicht?

“Dat het niet draait om het beheren van de vrijwilligersadministratie, maar om het bouwen aan relaties. Of je nou te maken hebt met een gepensioneerde die al jaren koffie schenkt of een 16-jarige die een TikTok-studio wil starten – iedereen verdient aandacht, een luisterend oor en een plek om te groeien.”

Wat is jouw tip voor andere bibliotheken?

“Noem het geen vrijwilligerswerk. Zie het als vrijwillige inzet in de breedste zin. Ga met mensen in gesprek, ontdek wat ze te bieden hebben, en zoek manieren om dat in te passen. Ga samen op reis. Vraag niet alleen wat iemand voor jou kan doen, maar ook wat jij iemand kunt bieden. En accepteer dat niet alles in één keer lukt – maar alles wat je probeert, levert iets op. Zelfs een ‘nee’ is een resultaat om van te leren.”

En tot slot: bestaat de ‘traditionele vrijwilliger’ nog?

“Die heeft nooit echt bestaan. Ieder mens is uniek, met eigen talenten en motivaties. Er zijn toppers die al jaren koffie schenken of boeken rechtzetten. Zij verdienen een continu gesprek over mogelijkheden tot ontwikkelingen, motivatie en energie. Waarom is iemand betrokken en verbonden bij jouw bibliotheek en welke kansen ziet deze persoon?  Want wat we doen, doen we samen vanuit gelijkwaardigheid en wederkerigheid. Ga samen op reis in gesprek en noem het geen waarderingsgesprek, die fout heb ik aanvankelijk gemaakt. Iemand tipte mij ook de titel verbindingsgesprek.”