Het IDO-toestemmingsformulier, kan dat niet korter?

Waarom gebruiken we een toestemmingsformulier?

Een toestemmingsformulier volgt uit het privacybeleid van de bibliotheek. Daarin staat hoe de bibliotheek met persoonsgegevens omgaat en op welke grondslag deze persoonsgegevens verwerkt. De AVG kent zes grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens. Toestemming is daar één van. Verwerkt een IDO-medewerker persoonsgegevens namens een bezoeker? Dan moet de bezoeker daar vrijelijk toestemming voor geven. De bibliotheek moet die toestemming kunnen aantonen en legt deze daarom vast. Een toestemmingsformulier is daarvoor een veel gebruikte methode. De bibliotheek bewaart het formulier veilig. De bibliotheek bewaart het formulier veilig en vernietigt het na de bewaartermijn. Staat het gebruik van een toestemmingsformulier niet in het privacybeleid? Dan is het formulier niet rechtsgeldig. 

Meer informatie over toestemming, de wettelijke eisen waar toestemming aan moet voldoen en het toestemmingsformulier vind je op de site van de autoriteit persoonsgegevens. 

Is de grondslag “gerechtvaardigd belang” een beter alternatief?

Er is ook een alternatief voor toestemming: de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’. Hierbij weegt de bibliotheek haar belang af tegen dat van de bezoeker. Weegt het belang van de bibliotheek zwaarder? Dan kan de bibliotheek persoonsgegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang. Beschrijf de situatie wanneer deze grondslag wordt toegepast en leg deze afweging vast in het privacybeleid. Kies je voor deze grondslag, dan is een toestemmingsformulier meestal niet nodig. Voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens blijft expliciete toestemming altijd noodzakelijk. Voor deze afweging hebben wij juridisch advies ingewonnen bij Dirkzwager. Privacyspecialist Nathan Spekenbrink werkte de uitkomst uit. Vervolgens hebben de juristen deze opnieuw getoetst. Bibliotheken kunnen deze afweging direct opnemen in hun privacybeleid. Je vindt hier de tekst en juridische onderbouwing. 

Kan het formulier korter en waar moet ik op letten?

Kies je voor toestemming als grondslag? Dan moet het formulier verschillende specifieke situaties afdekken waarin toestemming nodig is. Daarom hebben wij een formulier ontwikkeld dat juridisch klopt en direct inzetbaar is voor iedere bibliotheek. Dat maakt het praktisch, maar ook omvangrijk. Voor bezoekers kan het formulier daardoor soms intimiderend overkomen. 

Kan het formulier korter? Onderstaand een aantal suggesties en aandachtspunten. 

• Overweeg de grondslag “gerechtvaardigd belang”. 
• Splits het formulier op per situatie. Je krijgt zo per specifieke verwerking een apart formulier. Voeg altijd de inleiding en de laatste pagina’s met toelichting en handtekeningenveld toe. Zonder deze tekst is het formulier niet rechtsgeldig. 
• Pas teksten niet aan als dat ten koste gaat van de rechtsgeldigheid. 
• Toestemming moet gegeven worden voor een specifieke verwerking. Maak het toestemmingsformulier dus niet te algemeen. Je loopt het risico dat het invullen ervan te veel gaat verschillen per medewerker. 
• Het formulier is geschreven op B1-niveau. Vermijd bij het aanpassen moeilijke woorden en juridische of technische termen.  
• Gebruik alleen toestemmingsformulieren als het privacybeleid dat voorschrijft.  
• Het formulier geeft uitsluitend toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens. Niet voor andere doeleinden. 
• Zorg voor een goede instructie aan je medewerkers en vrijwilligers. 

Betrek altijd de privacycoördinator

Als producteigenaar ben je verantwoordelijk voor een privacyproof inrichting van de IDO-dienstverlening. De privacycoördinator legt privacy-afspraken vast in het privacybeleid en het privacystatement. Daarnaast adviseert deze over de meest passende grondslag. Pas je het toestemmingsformulier of kies je een andere grondslag? Betrek dan altijd de privacycoördinator. 

Wil je sparren over de juiste grondslag of het gebruik van het IDO-toestemmingsformulier binnen jouw bibliotheek? Neem dan contact op met Edo Postma via de mail of 06 40 79 08 67.