Hoe krijg ik mijn collega’s mee? Op weg naar gestructureerde aanpak data-geïnformeerd werken

Data-geïnformeerd werken: een strategische keuze

Data-geïnformeerd werken doe je niet “erbij”. Het is een bewuste strategische keuze waar het MT echt achter moet staan. Dat betekent: een duidelijke opdracht, tijd vrijmaken en de ruimte om transparant te zijn – ook als cijfers soms een ander verhaal vertellen dan we graag willen. Uiteindelijk draait het om het waarom: met cijfers kan je inzicht krijgen in wat je teweegbrengt, in je impact en kun je ook daarop sturen met als doel je dienstverlening en relevantie te verbeteren.

Beleid als fundament

Het beleid bepaalt welke informatie voor welk doeleinde je nodig hebt. Daardoor moet je al aan het begin van een traject helder hebben wat je wil meten en hoe, en wie eigenaar is van de KPI’s (met bijbehorende definities). De processen binnen de organisatie bepalen vervolgens welke gegevens van welke kwaliteit beschikbaar komen. Als de kwaliteit niet voldoet, dienen de processen als eerste aangepakt te worden. Let op: de gewenste verbetering kan om meerdere aanpassingsronden vragen. Het beleid rondom data-geïnformeerd werken vraagt ook om het delen van verbeteringen en successen, het borgen van data in projecten en ook routines. In het dagelijks werk is data vaak versnipperd en kan transparantie weerstand oproepen. Dit doen we altijd zo en het werkt staat op gespannen voet met Dit hebben we bereikt. En: zorg dat kennis in de organisatie op pijl blijft, ook bij hoog verloop.

De rol van de data‑verantwoordelijke

Als dataverantwoordelijke (data-analist, informatiemanager of onder welke noemer dat ook gaat) ben je vanaf het begin betrokken en pak je de regie. Soms betekent dat simpelweg zeggen: “Dit heb je nodig,” of: “Als je dit wilt, kost het zoveel tijd of geld.” Heldere verantwoordelijkheden en één aanspreekpunt helpen daarbij. De vragersteller heeft ook een rol in het duiden en gebruiken van de inzichten die ze willen.

Maak zichtbaar binnen je eigen organisatie wat er wél is en wat niet – een centrale plek voor alle data kan veel gedoe voorkomen. In het algemeen geldt het begin klein en bouw stap voor stap op.

Zoek de uitwisseling met collega’s op. Andere bibliotheken hebben vaak net dat inzicht, dat voorbeeld of zelfs die “klungelige” Excel die jouw werk ineens veel makkelijker kan maken. En andersom: jouw aanpak kan voor iemand anders een wereld van verschil zijn.