Data-geïnformeerd werken

Wat houdt de dienstverlening in?

We helpen bibliotheken met:

• Sparren: probleemstelling helder te krijgen of beleid/visie naar concrete stappen te vertalen.
• Opstellen van informatieplannen: als bibliotheek krijg je gedeelde begrip van de staat van informatisering van de organisatie: in hoeverre ondersteunen de bestaande applicaties en processen de ambities van de bibliotheek? Ook rollen er concrete aanbevelingen uit om die te verbeteren die de bibliotheek eigen maakt en verder in eigen tempo oppakt.
• Power BI rapportages op basis van de SDI-basisset.
• Verzamelen van (gemeenschappelijke) behoeften voor rapportages uit andere bronnen (o.a. ticketing systeem) en toewerken naar een oplossing hiervoor.
• Faciliteren van uitwisseling tussen bibliotheken en organisaties in de sector over thema’s rondom data en informatie: Denktank Data & Analyse – Biebtobieb
• Verbinding creëren tussen de openbare bibliotheken en landelijke organisaties zoals KB en SDI op gebied van data en informatiemanagement.

Resultaat

Bibliotheken krijgen praktische tools en inzichten waarmee zij hun dienstverlening verbeteren, efficiënter werken en beter inspelen op de behoeften van hun gebruikers.

Werken met Power BI-rapportages

Als bibliotheek wil je weten hoe het er met de organisatie voor staat. Groeien we qua leden? Waar zit de ontwikkeling? Wat gebeurt er per vestiging of gemeente? In de praktijk kost het vaak veel tijd om daar antwoord op te geven. Maandelijks beschikbare cijfers moeten naast elkaar worden gezet, verschillen worden berekend en uitzonderingen worden uitgezocht. Dat loopt al snel op tot meerdere uren per keer. Dat kan slimmer.

Met de nieuwe Power BI-rapportages op basis van de SDI-basisset neemt Probiblio een groot deel van het handwerk uit handen. Deze dienstverlening komt halverwege 2026 beschikbaar.

Bibliotheekgegevens in Power BI

Om de Power BI-rapportages voor jouw bibliotheek te kunnen inzien, zijn een aantal middelen en stappen nodig:

• Power-BI beheerders Bij voorkeur stelt de bibliotheek één of twee Power BI-beheerders aan. Dit kunnen medewerkers zijn die verantwoordelijk zijn voor data en verantwoording of hier affiniteit mee hebben, zoals de manager bedrijfsvoering, IT-medewerkers of marketingspecialisten. Voorkennis van Power BI is niet nodig. Probiblio ondersteunt deze person(en) bij het uitvoeren van de taken. Power BI-beheerders kunnen rapportages ophalen en worden op de hoogte gesteld als er nieuwe ontwikkelingen. Ze regelen ook de toegang van de collega’s tot de Power BI-rapportages.
• Het ‘skelet’ Om de rapportages goed te laten werken, is het nodig het ‘skelet’ in te vullen. Dit exceldocument vormt de onderliggende structuur van de Power BI-rapportage. Ga aan de slag met het skelet >
• Wise-rapportages De bestanden van de SDI-basisset (voorheen Wise-rapportages) vormen de input voor Power BI. Deze bestanden zijn nu beschikbaar in het Probiblio RapportagePortal op SharePoint. Zodra je bent ingelogd vind je ook de toelichting.
• Power BI-Pro licentie Om optimaal gebruik van de Power BI-rapportages te maken, heeft een bibliotheek een Power BI-Pro licentie Er zijn verschillende manieren om aan de licentie te komen:
  • Heeft de bibliotheek een M365 E5-licentie? Hier zit de Power BI-Pro licentie al in.
  • Zijn jullie lid van SURF, de ict-coöperatie van onderwijs en onderzoek? De IT-afdeling of medewerker kan de licenties aanschaffen.
  • Zijn geen van de bovenstaande opties van toepassing? Check Power BI – Nonprofit Cloud Subscriptions.

CBS-cijfers in Power BI

Wil je ook de nieuwste CBS-cijfers over inwoners (naar leeftijd en geslacht) en huishoudens voor je eigen werkgebied met een druk op de knop inzien? Probiblio heeft voor bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland de datasets tot een CBS-dashboard in Power BI verwerkt. De instructies CBS-rapportage is te vinden in het Rapportageportaal.

Aan de slag?

Heb je interesse in Power BI-rapportages voor jouw bibliotheek, heb je vragen of wil je toegang tot het Rapportageportaal? Neem contact op met Cindy Weekhout.