7 tips voor het verbeteren van de interne communicatie

Interne communicatie, daar moeten we toch allemaal wat mee? Of is het (alleen) de verantwoordelijkheid van die ene collega die interne communicatie op zijn of haar bordje heeft liggen? Een goed doordacht communicatieplan is essentieel. Maar hoe pak je dat aan? Hoe zorg je ervoor dat alle medewerkers bereikt worden, dat de rollen en verantwoordelijkheden goed definieerd zijn en dat iedereen actief oppikt wat er vanuit hogerhand gecommuniceerd wordt? En bied je hen tegelijkertijd een platform om hun ideeën en grieven te uiten en maken ze daar ook gebruik van?

Maak gebruik van deze zeven tips voor het verbeteren van de interne communicatie:

1. Bepaal waar welke verantwoordelijkheid ligt

De eerste stap is om te bepalen waar de (eind)verantwoordelijkheid voor de interne communicatie ligt. Is dat bij de directeur, is er een communicatiemedewerker of ligt het bij hr? Bij voorkeur iemand met goede communicatieve vaardigheden en die het leuk vindt om collega’s te motiveren en enthousiasmeren. Daarbij gaat het om draagvlak creëren rondom communicatie vanuit het MT (visie, strategie, grote veranderingen, et cetera), maar ook om te faciliteren dat alle medewerkers (inclusief vrijwilligers) gemotiveerd blijven om hun ideeën, successen en grieven te delen. Luisteren naar wat er in de organisatie speelt, is hierbij dus essentieel.

2. Directie en leidinggevenden geven het goede voorbeeld

Ook al is er een verantwoordelijke voor interne communicatie aangewezen, er ligt ook een rol en verantwoordelijkheid bij directie en leidinggevenden, namelijk de rol van het goede voorbeeld geven: open en transparant communiceren, feedback of kritiek geven en ontvangen, duidelijke afspraken maken, teams meekrijgen in de visie en strategie van de organisatie. Dit zijn nog maar een paar van de vaardigheden die directie en leidinggevenden rondom interne communicatie nodig hebben. Het goede voorbeeld hoe de organisatie omgaat met interne communicatie en wat men ook verwacht van alle medewerkers, begint hier.

3. Maak gebruik van informatie-knooppunten

Binnen elke organisatie zijn er altijd wel een aantal medewerkers die veel informatie verzamelen en ook weer verspreiden. Dit kunnen de teamleiders zijn, maar ook andere collega’s die gewoon graag goed op de hoogte zijn van alles wat er speelt en veel praten met andere collega’s. Identificeer wie deze informatie-knooppunten in jouw organisatie zijn en houd hen aangehaakt of zet hen in waar dat relevant is.

4. Zorg voor goede hulpmiddelen

Een taak van de eindverantwoordelijke voor interne communicatie is om te zorgen dat er goede hulpmiddelen beschikbaar zijn die interne communicatie vergemakkelijken. Het gaat hierbij om een balans tussen de juiste functionaliteiten en gebruikersgemak. Hoe makkelijker het is om de informatie op te halen of te delen, hoe meer dat zal gebeuren. Door iedereen. Welke hulpmiddelen dat precies zijn, verschilt per organisatie en communicatiedoel. Maar denk aan hulpmiddelen als:

  • (sociaal) Intranet: bespreken projecten, successen, ideeën
  • CRM: vastleggen contactmomenten met klanten en/of relaties
  • E-mail: delen nieuws en updates vanuit organisatie
  • Persoonlijk contact: koffiebesprekingen, successenmarkt, teamoverleg, één-op-één gesprekken, et cetera
  • Print: fysieke reminders in de ruimte die het gesprek kunnen stimuleren (denk aan een uitgeprinte klantreis in de kantine ophangen of een waaier met je merkwaarden op de koffietafel leggen)

5. Stel een contentplanning samen

Niet iedereen pikt alles op via dezelfde vorm van communicatie-uiting, dus zorg voor een goede mix tussen persoonlijk contact, tekst, infographics en audiovisuele content. Een contentkalender helpt om de uitingen op elkaar af te stemmen en voorkomt dat medewerkers overspoeld worden met informatie en daardoor de belangrijkste boodschappen missen.

6. Breng teams met elkaar in contact

Weten alle teams van elkaar waar ze mee bezig zijn? Met de dagelijkse drukke werkzaamheden vergeten we nog wel eens elkaar goed te informeren waar we mee bezig zijn. We denken dat er geen raakvlakken zijn met het andere team en missen daardoor mogelijk kansen om efficiënter samen te werken. Door ‘Wat doet mijn collega-sessies’ of een ‘Deel je successen-markt’ te organiseren, breng je teams met elkaar in contact, zijn ze beter op de hoogte van wat er gebeurt en kunnen mogelijk interessante koppelingen worden gelegd. Ook is het gewoon een leuke manier om je collega’s beter te leren kennen. Ja, dit kost tijd voor iedereen, maar het levert ook veel op.

7. Geef het tijd

Door de randvoorwaarden op orde te hebben, worden medewerkers gestimuleerd hun eigen verantwoordelijkheid te nemen en gaan ze het zelfs leuk vinden om informatie over hun projecten, klantcontacten, vragen en oplossingen et cetera te delen. En (leuke) reacties van collega’s worden als beloning ervaren en stimuleren vaker te delen.

Maar onthoud: gedragsverandering kost tijd. Mensen gaan niet van de ene op de andere dag alles anders doen. Maar vaak barst de organisatie van de goede ideeën, kennis en creativiteit en als medewerkers het gevoel hebben dat er naar hen geluisterd wordt, willen mensen dit graag delen en staan zij ook meer open voor het verhaal van de ander. Communiceren gaat om de dialoog en is tweerichting verkeer.

Meer over interne communicatie?

Wil je nog eens doorpraten over de interne communicatie binnen jouw bibliotheek? Neem contact op met Monique van der Loo, marketingadviseur, tel. 06-4156 5514.

Lees ook:

Juni 2019