Persoonlijke aandacht als basis voor goede onboarding bij KopGroep Bibliotheken

Jullie onboardingstraject ‘staat als een huis’, hoorde ik voorafgaand aan dit gesprek. Waarom denk je dat het zo wordt ervaren?

“Het wordt vaak omschreven als een warm bad. Dat zijn natuurlijk heel leuke signalen om te krijgen. Ik denk dat dat komt doordat mensen zich snel thuis voelen bij ons. We steken dan ook veel tijd en aandacht in het nieuwe medewerkers zo welkom mogelijk heten.”

Hoe ziet het onboardingsproces bij KopGroep Bibliotheken eruit?

“We willen echt een warm welkom geven. Er staat bijvoorbeeld een bloemetje klaar en medewerkers krijgen een informatiepakket in een doosje waarop ‘Welkom bij de bieb’ staat.

Ook ons intranet, Maya, speelt een belangrijke rol. Nieuwe collega’s stellen zichzelf daarop voor met een stukje tekst en een foto. Zo weet heel KopGroep dat er iemand nieuw is begonnen en kunnen medewerkers elkaar ook makkelijk vinden.

De eerste drie maanden zijn voor de onboarding cruciaal. In die tijd, soms iets later, nodigen we ze uit voor een speciale bijeenkomst voor nieuwe medewerkers. Daarin vertelt onze directeur-bestuurder heel bevlogen over het verleden van de bibliotheek en over de toekomst. Ze neemt de nieuwe collega’s daar echt in mee. Daarnaast ontstaat er tijdens die bijeenkomst ook synergie, omdat er medewerkers van verschillende afdelingen en gemeenten bij elkaar zitten. Het is leuk om van elkaar te horen. We sluiten af met een lunch, zodat mensen informeel kunnen napraten. We horen dat die bijeenkomst heel goed ontvangen wordt.

Na die drie eerste maanden plan ik een feedbackgesprek in. Dan wil ik echt één-op-één toetsen hoe iemand die eerste periode heeft ervaren. Zijn er dingen waar je tegenaan bent gelopen? Wat vond je fijn? Waar kunnen wij nog van leren? Tussendoor zijn er natuurlijk ook checkmomenten op de werkvloer: hoe gaat het met je?”

Wat vind je het belangrijkst in die eerste maanden?

“Ik vind het belangrijk dat medewerkers nieuwsgierig zijn en vragen durven stellen. We hebben de afgelopen jaren door pensionering best een wisseling van de wacht gehad. Daarmee verdwijnt ook kennis uit de organisatie, maar nieuwe medewerkers brengen weer een frisse blik mee. Zij vragen bijvoorbeeld: waarom doen we dit eigenlijk zo? Of: zou dit ook anders kunnen? Dat is heel waardevol, juist omdat veel nieuwe medewerkers nog niet eerder bij een bibliotheek hebben gewerkt.

Ik vind het ook heel leuk om te horen: ‘Ik wist helemaal niet dat dit allemaal bij de bibliotheek hoorde.’ Er gaat echt een wereld voor ze open. Zeker als ze ontdekken aan welke maatschappelijke opgaven we met elkaar werken. Dat gevoel van: hier mag ik werken en hier staan we voor, vinden we heel belangrijk.”

Waarom is die verbinding vanaf het begin zo belangrijk?

“We werken in vier gemeenten: Texel, Den Helder, Schagen en Hollands Kroon. Daardoor zien we elkaar niet altijd live, maar het is goed om bij elkaar aangehaakt te blijven. De sfeer is ontzettend goed en de drempel is laag. Daar spelen HR en de directeur een rol in, maar ook managers, coördinatoren en collega’s onderling. We zeggen ook echt: als er iets is, zoek ons op. Iedereen weet elkaar te vinden en dat stimuleren we ook.

Tegelijkertijd is de werkdruk in bibliotheken vaak hoog. Hoe zorg je dat iemand toch de tijd krijgt om te landen?

“Door bij medewerkers zelf te blijven toetsen: hoe gaat het? En geef je jezelf genoeg rust om de dingen eigen te maken? Nieuwe medewerkers zijn vaak heel leergierig. Dan zeg ik soms ook bewust: pas op de plaats. Je hoeft niet alles deze week al te doen. Er komt heel veel op je af, dus geef jezelf de ruimte.

Ook trainingen die we aanbieden mogen gewoon onder werktijd worden gedaan. Niet iedereen verwacht dat. Maar het gaat erom dat iemand de tijd krijgt om zich te ontwikkelen. En ook daarin moet je blijven vragen: wat heb jij nodig om je verder te ontwikkelen binnen de organisatie?

De bibliotheekwereld is echt een andere wereld dan veel mensen gewend zijn. Je moet niet alleen je eigen functie leren kennen, maar ook weten wat er bijvoorbeeld bij communicatie, programmering en educatie gebeurt. Daarvoor moet je met mensen in gesprek.

Die ruimte is er gelukkig. Collega’s proberen altijd gaatjes in hun agenda te vinden om een nieuwe collega wegwijs te maken. Uiteindelijk hebben zij daar zelf ook voordeel van, want hoe sneller iemand weet bij wie hij of zij waarvoor moet zijn, hoe beter.”

Pas je het onboardingsproces ook aan op basis van wat nieuwe medewerkers teruggeven?

“Ja, we toetsen steeds of mensen nog dingen missen of ergens tegenaan lopen. Een wens die ik nog heb, is een soort onboardingmagazine met verhalen van collega’s, met filmpjes en foto’s. Een beetje zoals ons jaarverslag, maar dan echt verteld vanuit de medewerkers zelf. Dat lijkt me heel leuk om aan een nieuwe collega mee te geven.”

Wat zou je nog verder willen verbeteren?

“Ik denk dat we met het netwerk waar we nu mee bezig zijn nog veel puntjes op de i kunnen zetten. Er ligt een mooie basis, maar we staan altijd open voor verbetering.

Ook de Bibliotheek Campus staat heel vol met informatie en wordt verder doorontwikkeld. Ik ben eigenlijk heel blij en tevreden met alle inzet die wordt gedaan om ons als bibliotheken te ondersteunen.”

Wat zou je andere bibliotheken adviseren die hun onboarding willen versterken?

“Kijk vooral wat er al is. Bieb to Bieb is bijvoorbeeld een heel goed medium om vragen te stellen en aan collega-bibliotheken gekoppeld te worden. Kijk ook naar wat de verschillende POI’s al hebben ontwikkeld. Dat vind ik juist zo fijn aan deze branche: we houden het niet allemaal voor onszelf. We willen elkaar heel graag helpen.

Daarnaast vind ik de samenwerking met Probiblio heel erg fijn. Veel van dit soort trajecten zijn gestart met ondersteuning vanuit Probiblio. Jullie hebben ook een mooie onboardingstoolkit ontwikkeld, waar we veel uit hebben gebruikt. Ook de VOB is bezig met onboarding, en daarvoor zit ik de werkgroep.”

En heb je nog een gouden tip?

“Steek af en toe even de thermometer erin: hoe gaat het met de medewerker? Dat hoeft niet per se exact na drie maanden. Soms lukt het pas na vier maanden, en soms merk je juist dat een gesprek eerder nodig is. Dan moet je natuurlijk niet wachten. Persoonlijke aandacht is heel belangrijk.”