Toolkit onboarding

Alle formats zijn een voorzet: teksten en indeling kun je aanpassen aan wat past bij jouw organisatie. Zo maak je van elke onboarding een succes.

Format onboardingsboekje voor nieuwe bibliotheekmedewerkers

Dit format is een voorzet voor een onboardingsboekje voor nieuwe medewerkers binnen jullie organisatie. Het vormt de basis van de toolkit onboarding; de andere documenten ondersteunen dit format.

Bij elk onderdeel staat kort toegelicht wat je kunt beschrijven. Ook zijn er voorbeeldteksten opgenomen. Deze kun je gebruiken zoals ze zijn, aanpassen of weglaten. Bedenk wel dat elk onderwerp met een reden is opgenomen: nieuwe medewerkers hebben juist aan deze informatie behoefte.

De structuur en het taalgebruik kunnen uiteraard verschillen per organisatie (denk aan het gebruik van ‘manager’ in plaats van ‘leidinggevende’). Zie het format dan ook als inspiratie, niet als eindproduct.

Verwijder de toelichtingen zodra je aan een definitieve versie werkt. Voeg daarnaast links toe naar interne systemen zoals SharePoint of InSite, waar medewerkers belangrijke documenten kunnen vinden. Laat het boekje opmaken in jullie eigen huisstijl, met beeld en iconen, zodat het prettig leest en aantrekkelijk oogt. Een Word-document alleen is vaak minder uitnodigend. De overzichtsplaat (zie hieronder) kun je hierin terug laten komen – bijvoorbeeld door per hoofdstuk de relevante week uit te lichten.

Tip: hoe deel je het boekje?

Afdrukken kan, maar houd er rekening mee dat informatie snel veroudert. Overweeg daarom een welkomstkaartje te maken met een QR-code naar de digitale versie. Een korte boodschap zoals “Wat fijn dat je er bent!” maakt het extra persoonlijk.

Overzichtsplaat onboarding

De overzichtsplaat geeft in één oogopslag inzicht in het onboardingstraject: welk onderwerp staat in welke week of maand centraal? Ook maakt de plaat de link naar ontwikkeling na de onboarding. Je kunt de overzichtsplaat vormgeven in de huisstijl van je organisatie en terug laten komen in het onboardingsboekje, bijvoorbeeld door steeds in te zoomen op de relevante week.

Actielijst onboarding voor leidinggevenden

Deze actielijst is een praktische onderlegger bij het onboardingsboekje. Ze geeft aan wie wat wanneer doet om de preboarding en onboarding soepel te laten verlopen. De lijst bevat acties voor de leidinggevende, buddy, HR, marketing & communicatie en ICT. De structuur sluit aan op de week- en maandindeling van het onboardingsboekje.

Maand 6: Formulier feedbackgesprek onboardingstraject

Dit formulier geeft je een aantal standaard vragen die je als leidinggevende kan stellen aan het eind van het onboardingstraject om na te gaan hoe de medewerker de onboarding heeft ervaren. De informatie die je uit dit gesprek ophaalt helpt om de onboarding te blijven optimaliseren

Mappenstructuur onboarding

In het onboardingsboekje staat per week of maand aangegeven welke informatie relevant is. Dit document helpt om een logische digitale mappenstructuur op te zetten, bijvoorbeeld op SharePoint. Verzamel hierin de juiste documenten, zodat leidinggevenden deze eenvoudig kunnen delen met de nieuwe medewerker. Dit voorkomt zoeken en fouten met verouderde versies. Een alternatief is om een overzicht te maken met weblinks naar de juiste bestanden.

Strippenkaart onboarding

De strippenkaart bevat een overzicht van activiteiten waarmee de nieuwe medewerker op een actieve manier de organisatie leert kennen – ook buiten het eigen team of functiegebied. Pas de acties aan op jullie organisatie. Houd het gebruik van de strippenkaart vrijblijvend, zodat iedereen op een manier kan deelnemen die bij hem of haar past.

Weekoverzicht samenvatting onboarding (handig voor vormgevers)

Dit document geeft in het kort weer hoe de onboarding is opgebouwd. Handig voor de vormgever om het onboardingsboekje en de overzichtsplaat te ontwerpen. Denk aan symbolen, iconen of kleurgebruik per fase. Dit document is puur voor intern gebruik en wordt niet gedeeld met medewerkers.

Extra tips

• Gebruik standaard checklists en richtlijnen. Voor terugkerende momenten in het onboardingproces is het handig om vaste checklists te maken. Denk aan de informatie die HR nodig heeft bij de aanmelding van een nieuwe medewerker. Ook richtlijnen kunnen helpen, bijvoorbeeld voor buddy’s. Stel een korte handleiding op, zoals ‘Hoe om te gaan met Afas’, waarin staat wat je als buddy kunt laten zien: verlof aanvragen, declaraties indienen, nieuwsberichten bekijken. Zo weet je zeker dat iedere nieuwe medewerker dezelfde basisinformatie krijgt.
• Geef een warm welkom met een welkomstpakket. Stel een klein welkomstpakket samen om de nieuwe collega te verrassen op de eerste werkdag. Denk aan een tasje in jullie huisstijl, een plantje voor op het bureau en het welkomstkaartje met QR-code naar het digitale onboardingsboekje.