5 tips om te starten met de jaarurensystematiek (JUS)

Bij Bibliotheek Bollenstreek heb ik onderzocht wat het invoeren van de jaarurensystematiek (JUS) de organisatie zou kunnen brengen. Daarvoor heb ik eerst goed uitgezocht wat de JUS inhoudt en hoe het werkt, en geïnventariseerd wat voor- en nadelen zijn. Om tot een zo compleet mogelijk beeld van de JUS te komen, ben ik in gesprek gegaan met verschillende bibliotheken in Nederland.

Waarom starten met de JUS?

De JUS wordt niet enkel gehanteerd in de bibliotheekbranche. Vooral in branches met seizoensarbeid is de JUS gebruikelijk. Het doel van de JUS is om het werkaanbod en het arbeidsaanbod binnen de organisatie (beter) op elkaar af te kunnen stemmen. Uiteindelijk zou dat kunnen bijdragen aan meer veerkracht, flexibiliteit en efficiëntie binnen de bibliotheekorganisatie. In de praktijk komt een goed toegepaste JUS erop neer dat meer werkuren worden ingeroosterd in ‘piekperioden’, en minder werkuren in ‘dalperioden’, zonder dat het maandelijkse salaris van werknemers meebeweegt. Zo kwam er tijdens mijn inventarisatie een bibliotheek langs waar ze niet alle uren inroosteren, zodat iedere frontofficemedewerker uren overhoudt die dan ingezet kunnen worden bij eventuele piekuren of ziekte van collega’s. Dat maakt de frontoffice wendbaarder en waarborgt de dienstverlening. Van een andere bibliotheek leerde ik dat de flexibiliteit van de JUS uitkomst biedt bij vestigingen waar regelmatig activiteiten plaatsvinden buiten openingstijden, bijvoorbeeld in de avond of het weekend.

Tijdens mijn onderzoek kwam ik er ook achter dat een flink aantal bibliotheken nog niet is toegekomen aan het invoeren van de JUS. Dat had onder andere te maken met de invoering van het nieuwe functiehuis, dat ook voor 2022 op de agenda stond. Hoewel de JUS een positieve invloed zou kunnen hebben op het reilen en zeilen van bibliotheken, betreft de invoering ervan een groot veranderproces dat aandacht, tijd en daarmee ook geld kost. Mijn inzichten heb ik hieronder gebundeld in 5 tips die kunnen helpen in het proces.

Tips voor het starten met de JUS

1. Ga in gesprek met álle lagen

Wijzigingen op het gebied van personeelszaken worden vaak op het directieniveau besloten. De directie van de bibliotheek zal dan ook snel antwoord kunnen geven op de vraag wat haar belangen zijn. Werknemers die niet op het strategische niveau van de bibliotheek opereren, bijvoorbeeld de medewerkers in de frontoffice, hebben daar mogelijk een minder pasklaar antwoord op. En dat terwijl zij net zo goed te maken krijgen met de veranderingen die de JUS teweegbrengt! Haal daarom ook hun ideeën en eventuele ongerustheid over het veranderen van de werktijdenregeling op. Zo zijn ze ook meteen op de hoogte van de komende veranderingen en houd je hen aangehaakt. Daarnaast kan je uit dit soort gesprekken ook meer leren over de waarden van je collega’s: vinden ze het belangrijk om flexibiliteit te hebben in hun werktijden, of waarderen ze het juist om stabiel en constant ingezet te worden?

2. Zoek contact met vergelijkbare bibliotheekorganisaties en deel ervaringen

Het zou zonde zijn als iedere bibliotheekorganisatie het wiel opnieuw uitvindt bij de invoering van de JUS. Er zijn vast en zeker bibliotheekorganisaties (in de omgeving) die de JUS al wél hebben ingevoerd en daar bepaalde ervaringen of lessen uit hebben kunnen trekken. Het is daarbij handig om te zoeken naar bibliotheekorganisaties waarmee jouw organisatie eigenschappen deelt: ben je een plattelandsbibliotheek met een centrale vestiging, of juist een stadsbibliotheek met veel verschillende vestigingen? Hoeveel medewerkers heeft jouw bibliotheekorganisatie in dienst? Door te praten met bibliotheekorganisaties die in een vergelijkbare situatie zitten, doe je waarschijnlijk meer bruikbare inzichten op.

3. Maak gebruik van de hulpmiddelen die er al zijn

Tijdens mijn opdracht leerde ik dat binnen bibliotheekorganisaties het idee bestaat dat ze er bij dit soort keuzes alleen voor staan. Dat zou natuurlijk niet zo moeten zijn. Naast dat bibliotheekorganisaties kunnen leren van elkaar en elkaars ervaringen met de JUS, liggen er ook kant-en-klare hulpmiddelen op de plank.  Zo heeft de VOB op haar website een toelichting op de JUS en een FAQ over de JUS staan. Daarnaast kunnen bibliotheekorganisaties met hun vragen ook terecht bij de werkgeversdesk van de VOB.

4. Breng de randvoorwaarden in kaart

Dat het invoeren van de JUS aardig wat voeten in de aarde heeft is inmiddels wel duidelijk. We zijn dan snel geneigd om te denken aan de tijd en de arbeidsuren die gestoken moeten worden in het veranderingsproces van een bepaalde werktijdenregeling naar de JUS. Maar ook de technische kant van het verhaal verdient aandacht. Om de JUS goed in te voeren en toe te passen is er een goed werkend urenregistratiesysteem nodig. Ben je van plan om de JUS in te voeren, breng dan dus eerst in kaart of de systemen die jouw bibliotheekorganisatie gebruikt, de JUS ondersteunen, of dat er een nieuw systeem gezocht moet worden. Vergeet hierbij niet om rekening te houden met de digitale vaardigheden van je collega’s—een duidelijk en gebruiksvriendelijk systeem dat eventueel ook gekoppeld is aan het roostersysteem vereenvoudigt de urenregistratie.

5. Bedenk ook wat er nodig is ná de invoering van de JUS

De kous is helaas nog niet af als de bibliotheekorganisatie de JUS heeft ingevoerd, er moet nog effectief mee gewerkt worden. Het kan goed zijn dat werknemers vragen blijven hebben over het doel en de werking van de JUS. Bedenk daarom (samen met werknemers uit verschillende lagen van de organisatie!) wat voor route zij moeten nemen bij vragen over de JUS. Kunnen zij met hun JUS-gerelateerde vragen direct terecht bij een HR-medewerker, of liever bij hun leidinggevende? Een hulpmiddel zoals een kort en bondig veelgestelde-vragen-overzicht dat specifiek gericht is op de gang van zaken bij jouw bibliotheekorganisatie kan hierbij helpen.