De factsheet: onmisbaar voor gesprekken met je gemeente

Tijdens gesprekken met de gemeente en andere belangrijke partners is het essentieel om de waarde van de bibliotheek snel inzichtelijk te maken. Zeker met de gemeenteraadsverkiezingen van 2022 in het vooruitzicht. Probiblio ontwikkelde daarom de factsheet: een handig overzicht waarmee bibliotheken in één oogopslag duidelijk kunnen maken waar zij voor staan én voor gaan. Adviseurs Marion Romein en René Kronenberg vertellen over het gebruik van de factsheet en delen aansprekende voorbeelden. 

Deze blog is geupdate op 23 augustus 2021

Wat is de factsheet precies?

Kortgezegd is de factsheet een A3-vel met een verzameling van behaalde successen en ambities van de bibliotheekorganisatie, helder en mooi vormgegeven. De plaat geeft een kwantitatieve weergave van hoe de bibliotheekorganisatie ervoor staat. Van het aantal activiteiten dat is georganiseerd en programmapijlers, tot meerjarenplannen en de kaders vanuit de overheid zoals de Wsob, de gemeentelijke coalitieakkoorden en collegeprogramma’s. Met cijfers en simpele iconen worden de ingewikkelde feiten inzichtelijk gemaakt.

In het midden prijkt een symbool van de bibliotheek. Dit is verschillend per gemeente: een kas voor het Westland, een brug voor de Haarlemmermeer en een knotwilg voor Krimpenerwaard. Met 'gietertjes' kan de bibliotheek bovendien aangeven welke onderdelen je wilt laten groeien. De factsheet heeft dus een kwalitatief aspect.

Deze factsheets ontwikkelden we al voor bibliotheken:

• Factsheet Bibliotheek De Groene Venen: Bodegraven-Reeuwijk
• Factsheet Bibliotheek De Groene Venen: Waddinxveen
• Factsheet Bibliotheek De Groene Venen: Zuidplas
• Factsheet Bibliotheek Gooi en meer
• Factsheet Bibliotheek Haarlemmermeer
• Factsheet Bibliotheek Hoeksche Waard
• Factsheet Bibliotheek Krimpenerwaard
• Factsheet Bibliotheek Westland
• Factsheet KopGroep Bibliotheken

Hoe kun je de factsheet het beste inzetten?

De factsheet is ontwikkeld voor het gesprek met de gemeente, bijvoorbeeld met de wethouder of de toegewezen ambtenaar. Daarom heet het soms ook 'praatplaat'. Ook het gesprek met raadsleden kan heel mooi gevoerd worden aan de hand van de factsheet: politici houden ervan als je kort en bondig communiceert.

Aangezien bibliotheken voor subsidie grotendeels afhankelijk zijn van gemeentebijdragen, zijn er grote belangen gemoeid met deze gesprekken. Met de factsheet heb je een overzichtelijk en aantrekkelijk middel om een goed gesprek te voeren over de toekomst van jouw bibliotheek. Je laat zien wat de bibliotheek doet en vanuit welk kader zij opereert, en je kunt goed voorbereiden welke doelen je richting de gemeente en andere stakeholders wilt bereiken. Dat is ook heel fijn met de gemeenteraadsverkiezingen van 2022 in het vooruitzicht.

"De factsheet geeft een duidelijk overzicht van onze belangrijkste diensten, taken en producten, als startpunt voor een gesprek. We zijn van plan de factsheet in te zetten tijdens onze gesprekken met de gemeente, vanuit verschillende functies van de bibliotheek. De samenwerking met Probiblio verliep goed, de communicatie was prettig en helder.” -  Machteld Spiekman-Atkinson, Coördinator Digitale Diensten van de Bibliotheek Haarlemmermeer

Bovendien wordt je als bibliotheek bij het maken van de factsheet gedwongen goed na te denken over je positionering. Zodra de factsheet een feit is, is heel helder aan welke aandachtsgebieden de organisatie relatief meer of minder aandacht gaat besteden. Ook voor de interne organisatie. De factsheet kan dus ook helpen om intern het werk te structureren en vast te houden aan focuspunten. En misschien nog het leukste: we zien dat het een positieve 'vibe' geeft in de interne organisatie, als mensen bezig zijn de inhoud van de factsheet te bepalen en op te halen.

Wat zijn goede voorbeelden?

Oud-Beijerland wil al langer hun oude raadhuis in het centrum verbouwen tot bibliotheek en multifunctioneel gebouw. Een slepend project. Door het oude raadhuis als centrale beeld op de factsheet te gebruiken, geven ze duidelijk het signaal af naar de gesprekspartner dat het menens is. Bij één bibliotheek heeft het inzicht door middel van de factsheet al direct geleid tot een opening voor extra dienstverlening in die gemeente!

Er zijn nog eindeloos veel andere toepassingen van de factsheet. Ons advies is om het via zoveel mogelijk kanalen te delen. Zo kun je zoveel mogelijk bezoekers, medewerkers en stakeholders met de resultaten en doelstellingen bereiken. Denk aan het delen via social media, of het ophangen van een uitgeprinte versie in de kantine. We hebben ook een communicatieadvies opgesteld met gebruikerstips voor de factsheet gemeente.

Er zijn ook bibliotheken die hun eigen versie van een factsheet hebben ontwikkeld, zoals Bollenstreek en Gooi en Meer. Dat is alleen maar goed! Een factsheet is een beproefd middel om ingewikkelde feiten overzichtelijk te maken.

Waar komt het idee voor de factsheet vandaan?

Je kunt zeggen dat de factsheet 'organisch' is ontstaan. Tijdens een afspraak met strategische partners in de gemeente merkte Renske van Kooij, directeur van Bibliotheek Westland dat er behoefte was op een leuke, aantrekkelijke manier te laten zien wat de bibliotheek doet en gedaan heeft. 

Van Kooij: "We hebben bij Bibliotheek Westland in een relatief korte tijd veel werk verzet om onze bibliotheek van 'uitleenbibliotheek' naar maatschappelijk educatieve bibliotheek te transformeren. Daarin hebben we de Wsob leidend en samenwerken met de gemeente en partners tot onze ambitie gemaakt, en op basis daarvan programmalijnen uitgezet. Door de snelle veranderingen liep met name de politiek - en in mindere mate de gemeente - nog erg achter in hun beeldvorming over de bibliotheek. Wel hoorde ik vaak: 'Wat doen jullie veel!' Maar de samenhang in onze werkzaamheden werd onvoldoende ervaren. Vooral voor de politiek wilde ik daarom een overzichtelijk beeld van wat wij bijdragen aan de Westlandse samenleving, en vanuit welke wettelijke taken en doelstellingen wij dit doen."

"En dat is met de factsheet goed gelukt! Vooral onze zichtbaarheid naar de politiek is flink verbeterd. We zijn bij verschillende commissies en fracties langs geweest, steeds met hetzelfde verhaal en dezelfde praatplaat. Raadsleden kunnen ons als serieuze partner van de gemeente nu veel beter plaatsen, als een organisatie die zichtbaar bijdraagt aan de opgaven van onze samenleving. Een wethouder met de portefeuille educatie wilde na het bespreken van de factsheet de bibliotheek nu ook in de Lokaal Educatieve Agenda opnemen."

Ondertussen hebben naast Bibliotheek Westland ook andere bibliotheken een factsheet gemeente laten maken, voor zowel hun gehele organisatie als voor elke gemeente apart.

Meer informatie

• Aan de slag met de factsheet gemeente: Tips voor optimaal gebruik van de factsheet
• Laat het goud van de bibliotheek schitteren! Whitepaper over hoe je een goede relatie met de gemeente onderhoudt en de maatschappelijke waarde van de bibliotheek laat zien 

Wil je meer weten over de factsheet en de mogelijkheden voor jouw bibliotheek? Neem contact op met onderzoeker Marion Romein.

"Onze zichtbaarheid naar de politiek is flink verbeterd. Raadsleden kunnen ons als serieuze partner van de gemeente nu veel beter plaatsen, als een organisatie die zichtbaar bijdraagt aan de opgaven van onze samenleving." - Renske van Kooij, directeur van Bibliotheek Westland