De factsheet: een onmisbaar en aantrekkelijk middel voor gesprek met de gemeente

De factsheet: een onmisbaar en aantrekkelijk middel voor gesprek met de gemeente

Tijdens gesprekken met de gemeente en andere belangrijke partners is het belangrijk om de waarde van de bibliotheek snel inzichtelijk te maken. Probiblio ontwikkelde voor bibliotheken een factsheet: een handig overzicht waarmee bibliotheken in één oogopslag duidelijk kunnen maken waar zij voor staan én voor gaan. In deze blog van onze adviseur René Kronenberg meer informatie over het gebruik van de factsheet en aansprekende voorbeelden. 

Waar komt het idee voor de 'factsheet gemeente' vandaan?

Je kunt zeggen dat de factsheet 'organisch' is ontstaan. De directeur van de Bibliotheek Westland, Renske van Kooij, had een afspraak met strategische partners in de gemeente. Daar merkte ze dat er behoefte was aan een middel dat op een leuke, aantrekkelijke manier laat zien wat de bibliotheek doet en gedaan heeft. 

Van Kooij: "We hebben bij Bibliotheek Westland in een relatief korte tijd veel werk verzet om onze bibliotheek van uitleenbibliotheek naar maatschappelijk educatieve bibliotheek te transformeren. Daarin hebben we de Wsob leidend gemaakt, samenwerken met de gemeente en partners tot onze ambitie gemaakt en op basis daarvan programmalijnen uitgezet. Door de snelle veranderingen liep met name de politiek - en in mindere mate de gemeente - nog erg achter in hun beeldvorming over de bibliotheek. Wel hoorde ik vaak: 'Wat doen jullie veel!' Maar de samenhang in onze werkzaamheden werd onvoldoende ervaren. Vooral voor de politiek wilde ik daarom een overzichtelijk beeld van wat wij bijdragen aan de Westlandse samenleving en inzicht vanuit welke wettelijke taken en doelstellingen wij dit doen."

 

"Ik hoorde vaak: 'Wat doen jullie veel!' Maar de samenhang in onze werkzaamheden werd onvoldoende ervaren. Daarom wilde ik een overzichtelijk beeld van wat we bijdragen aan de samenleving en inzicht vanuit welke wettelijke taken en doelstellingen wij dit doen." - Renske van Kooij, Directeur van de Bibliotheek Westland

 

Deze wens deelde Renske van Kooij met Probiblio-directeur Anne Rube. In hele korte tijd – er waren nog een paar weken tot de afspraak – zijn mijn collega’s van de teams Management & Organisatie, Onderzoek en Communicatie bij elkaar gaan zitten en is in nauw overleg met Van Kooij het idee voor de factsheet ontstaan. We zijn blij dat we in zo snel op een specifieke behoefte van een bibliotheek konden inspringen. 

Van Kooij: "En dat is goed gelukt! Vooral onze zichtbaarheid naar de politiek is flink verbeterd. We zijn bij verschillende commissies en fracties langs geweest, steeds met hetzelfde verhaal en dezelfde praatplaat. Er ontstond veel en eenduidig inzicht bij de raadsleden. Men kan ons als serieuze partner van de gemeente nu veel beter plaatsen. Een organisatie die zichtbaar bijdraagt aan de opgaven van onze samenleving. Een wethouder met de portefeuille educatie wilde na het bespreken van de factsheet de bibliotheek nu ook in de Lokaal Educatieve Agenda opnemen."

"Ik ben erg blij dat Probiblio zo daadkrachtig en voor de volle 100% meewerkte. Het is een fijn om te weten dat ik bij Probiblio kan aankloppen met een duidelijke behoefte en dat deze snel en serieus wordt opgepakt. Mijn complimenten."

Ondertussen hebben naast Bibliotheek Westland ook andere bibliotheken een factsheet gemeente laten maken, voor zowel hun gehele organisatie als voor elke gemeente apart. Dat zijn Bibliotheek Hoeksche Waard, Bibliotheek Krimpenerwaard en Bibliotheek De Groene Venen.

Wat is de 'factsheet gemeente' precies?

Kort gezegd is de factsheet een A3-vel met een verzameling van de behaalde successen en de ambities van de bibliotheekorganisatie, helder en mooi vormgegeven. De plaat geeft een kwantitatieve weergave van hoe de bibliotheekorganisatie ervoor staat. Van het aantal activiteiten dat is georganiseerd en programmapijlers, tot meerjarenplannen en de kaders vanuit de overheid zoals de Wsob, de gemeentelijke coalitieakkoorden en collegeprogramma’s. Met cijfers en simpele iconen worden de ingewikkelde feiten inzichtelijk gemaakt. In het midden prijkt een symbool van de bibliotheek. Dit is verschillend per gemeente, een kas voor het Westland en een knotwilg voor Krimpenerwaard. Met 'gietertjes' kan de bibliotheek bovendien aangeven welke onderdelen je wilt laten groeien. De factsheet heeft dus een kwalitatief aspect.

De factsheet die Probiblio ontwikkelde voor Bibliotheek Hoeksche Waard. Bekijk de PDF: Factsheet Hoeksche Waard

Hoe kun je de factsheet het beste inzetten?

De factsheet is ontwikkeld voor het gesprek met de gemeente, bijvoorbeeld de wethouder of toegewezen ambtenaar. Daarom heet het soms ook 'praatplaat'. Ook het gesprek met raadsleden kan heel mooi gevoerd worden aan de hand van de factsheet: politici houden ervan als je kort en bondig communiceert. Nu bibliotheken voor subsidie grotendeels afhankelijk zijn van gemeentebijdragen, zijn er grote belangen gemoeid met deze gesprekken. Met de factsheet heb je een overzichtelijk en aantrekkelijk middel om een goed gesprek te voeren over de toekomst van jouw bibliotheek. Je laat zien wat de bibliotheek doet en vanuit welk kader zij opereert, en je kunt goed voorbereiden welke doelen je richting de gemeente en andere stakeholders wilt bereiken.

 

Met de factsheet laat je zien wat de bibliotheek doet en vanuit welk kader zij opereert, en je kunt goed voorbereiden welke doelen je richting de gemeente en andere stakeholders wilt bereiken.

 

Beter inzicht bij de ontvanger is niet de enige reden om de factsheet in te zetten. Als bibliotheek wordt je bij het maken van de factsheet gedwongen goed na te denken waar je voor staat. Zodra de factsheet een feit is, is heel helder aan welke aandachtsgebieden de organisatie relatief meer of minder aandacht gaat besteden. Ook voor de interne organisatie. De factsheet kan dus ook helpen om intern het werk te structureren en vast te houden aan focuspunten.

En misschien nog het leukste: ik zie dat het een positieve vibe geeft in de interne organisatie als mensen bezig zijn de inhoud van de factsheet te bepalen en op te halen.

Wat zijn goede voorbeelden?

Oud-Beijerland wil al langer hun oude raadhuis in het centrum verbouwen tot bibliotheek en multi-functioneel gebouw. Een slepend project. Door het oude raadhuis als centrale beeld op de factsheet te gebruiken, geven ze duidelijk het signaal af naar de gesprekspartner dat het menens is. Bij één bibliotheek heeft het inzicht door middel van de factsheet al direct geleid tot een opening voor extra dienstverlening in die gemeente!

Er zijn nog eindeloos veel andere toepassingen van de factsheet. Ons advies is om het via zoveel mogelijk kanalen te delen. Zo kun je zoveel mogelijk bezoekers, medewerkers en stakeholders met de resultaten en doelstellingen bereiken. Denk aan het delen via social media, of het ophangen van een uitgeprinte versie in de kantine. We hebben ook een communicatie-advies opgesteld met gebruikerstips voor de factsheet gemeente.

 

Ons advies is om de factsheet via zoveel mogelijk kanalen te delen. Zo kun je zoveel mogelijk bezoekers, medewerkers en stakeholders met de resultaten en doelstellingen bereiken.

 

Er zijn ook bibliotheken die hun eigen versie van een factsheet hebben ontwikkeld, zoals Bollenstreek en Gooi en Meer. Dat is alleen maar goed! Een factsheet is een beproefd middel om ingewikkelde feiten overzichtelijk te maken.

Nadat de factsheet samen met de Bibliotheek Westland is ontwikkeld is deze binnen het project Spreiding en Bereik Landelijk Gebied ingezet door bibliotheken uit het landelijk gebied om hun zichtbaarheid richting de gemeenten te vergroten. Maar ook andere bibliotheken kunnen zeker profijt hebben van de factsheet. Voor elke bibliotheek is het van belang op het netvlies van gemeente en stakeholders te staan. 

 

"Ik ben erg blij dat Probiblio zo daadkrachtig en voor de volle 100% meewerkte. Het is een fijn om te weten dat ik bij jullie kan aankloppen met een duidelijke behoefte en dat deze snel en serieus wordt opgepakt. Mijn complimenten." - Renske van Kooij, directeur van de Bibliotheek Westland

 

Bekijk deze factsheets van bibliotheken:

Meer documenten met tips voor goed contact met de gemeente:

Heb je na het lezen van deze blog nog vragen? Neem voor vragen contact op met adviseur gemeente René Kronenberg (rkronenberg@probiblio.nl) of onderzoeker Marion Romein (mromein@probiblio.nl).

Reacties (0)

Reageren

Meer blogposts van René Kronenberg