Collectie-experts luiden de noodklok in de bibliotheekbranche

Blog
Gepubliceerd op 09 oktober 2023
Probiblio medewerker Mirjam Zweers

Door Mirjam Zweers

in samenwerking met Anne van den Dool, Bibliotheekblad, en anderen

De bibliotheeksector lijkt de laatste jaren het belang van de collectie eindelijk weer te voelen. Binnen de sector bestaat echter nog niet de structuur die nodig is om de collectie te laten meevaren op de koers van de maatschappelijk-educatieve bibliotheek van de toekomst. Collectiemanagers van bibliotheken uit het hele land laten van zich horen, met als doel om hier verandering in te brengen.

Dit artikel is gepubliceerd in samenwerking met Bibliotheekblad, verschijningsdatum 22 september 2023.

Het zal niemand ontgaan zijn dat de openbare bibliotheek de afgelopen jaren een ware transformatie heeft ondergaan. Bij de bibliotheek leen je niet langer enkel boeken, maar kun je ook terecht voor hulp bij digitale zaken, een taalcursus, een interessante lezing of een stevig debat.
De afgelopen tien jaar was de aandacht van bibliotheekorganisaties vooral gericht op het verder ontplooien van die brede maatschappelijke functie. De aandacht voor en kwaliteit van collecties dreigden daardoor het onderspit te delven. We moesten de transitie maken ‘van collectie naar connectie’: van stoffige boeken naar levendige interactie met klanten, bezoekers, inwoners en partners. Collectiecollega’s gingen met pensioen; nieuwe aanwas vanuit een professionele bibliotheekopleiding ontbrak.

Unique selling point

Gelukkig is de afgelopen jaren ook het inzicht ontstaan dat collectie en connectie geen tegenovergestelden zijn. De collectie blijft ons unique selling point en de manier waarop we met verreweg de meesten van onze bezoekers een verbinding aangaan. Geen enkele andere landelijke organisatie heeft de beschikking over 25 miljoen boeken, cd’s, dvd’s, bladmuziek en andere materialen die jaarlijks meer dan 60 miljoen keer worden uitgeleend, blijkt uit de jaarlijkse Wsob-cijfers.

Die collectie komt het beste tot haar recht wanneer zij een relatie aangaat met alle andere functies van de bibliotheek: met collectie naar connectie. Maar hoe moet dat precies? Daar worstelen bibliotheken door het hele land mee. Niet voor niets riepen grote en kleinere bibliotheekorganisaties, zoals de Openbare Bibliotheek van Amsterdam (OBA), de Bibliotheek Utrecht, BiblioPlus, Bibliotheek Velsen, Bibliotheek Oostland en KopGroep Bibliotheken de afgelopen jaren externe hulp in om een nieuwe visie op hun collecties op te stellen, waarbij de inbedding van de collectie in de gehele organisatie een speerpunt vormt.

Lokale bibliotheken weten zich bij dit broodnodige vernieuwingsproces tot nu toe weinig geholpen door een hecht landelijk of zelfs maar provinciaal netwerk, op Noord- en Zuid-Holland, Zeeland en Gelderland na. De KB, de nationale bibliotheek, is weliswaar penvoerder van het gezamenlijke collectieplan dat eens in de vier jaar verschijnt, maar zij ontfermt zich vrijwel alleen over de landelijke digitale collectie van openbare bibliotheken. Op fysiek gebied ontbreekt een dergelijke samenhang. Waar sommige POI’s of nog als Plusbibliotheek functionerende lokale bibliotheekorganisaties een breed aanbod hebben op collectiegebied, bijvoorbeeld in de vorm van een provinciale besteldienst of deskundigheidsbevordering, ontbreekt die ondersteuning in andere delen van het land totaal.

Landelijke afstemming

Dat heeft zeer onwenselijke – en soms zelfs fatale – gevolgen. Het meest concrete voorbeeld is misschien wel de sanering van collecties, zowel op de publieke planken als in de magazijnen, die op dit moment plaatsvindt. Bibliotheken verhuizen op grote schaal naar nieuwe of verbouwde panden en kunnen hun collecties lang niet altijd in de oorspronkelijke omvang meenemen. Dat betekent dat er keuzes gemaakt moeten worden – maar hoe maak je die keuzes wanneer niemand kennis heeft van de inhoud van onze fysieke bibliotheekcollecties als geheel? Het gevolg is dat de laatste exemplaren van waardevolle materialen dreigen te verdwijnen uit openbare bibliotheekcollecties terwijl andere in overvloed worden bewaard, met een onevenwichtige landelijke collectie tot gevolg. Ook de samenhang met de collectie van de KB wordt nog te weinig opgezocht.

Zulke narigheden kunnen worden voorkomen wanneer op landelijk niveau toezicht wordt gehouden op de samenstelling van bibliotheekcollecties of een gezamenlijke visie wordt opgesteld waaruit logische afspraken voortvloeien. Bovendien kan binnen deze constructie een oplossing worden gevonden voor de plaatsing van collecties die op landelijk niveau van groot belang zijn, maar nu – onterecht – bij lokale bibliotheken geparkeerd staan. Dit restant vanuit de Plusbibliotheken-constructie, die per 1 januari van dit jaar is opgeheven, dient een fatsoenlijk vervolg te krijgen. Hiermee ontstaat ook een oplossing voor de audiovisuele materialen, bladmuziek, tijdschriften, historische werken en andere kostbare collecties die op dit moment door het land verspreid staan, en die de komende jaren grootschalig dreigen te worden opgedoekt.

Daarnaast snakken lokale bibliotheken naar landelijke richtlijnen, bijvoorbeeld als het gaat om bewaartermijnen, vervangings- en saneerpercentages voor magazijnen en de optimale omvang van collecties. Het huidige gezamenlijke collectieplan voorziet niet in die behoefte: hierin staan enkel algemene constateringen over het belang van de collectie, vervangingspercentages voor reguliere collecties, maximale ondersteuning vanuit het interbibliothecair leenverkeer en werkafspraken voor verschillende partijen in het veld genoemd. Bovendien wordt dit plan slechts eens in de vier jaar geactualiseerd – dat mag, zeker gezien de snelheid van de huidige ontwikkelingen, veel vaker. Andersom zijn de kernwaarden van de collectie – betrouwbaarheid, diversiteit, pluriformiteit, neutraliteit enzovoorts – zoals die in het huidige gezamenlijke collectieplan geformuleerd staan, juist veel langer dan vier jaar houdbaar, en hebben bibliotheken juist baat bij het concretiseren en het in praktijk brengen van deze soms wat abstracte termen.

Kennisdeling nodig

Bovendien worden op landelijk niveau geen fatsoenlijke vormen van kennisdeling op collectiegebied georganiseerd, op de exclusieve Netwerkagenda-groep rondom collectie en groepen op Biebtobieb na. Dit maakt dat bibliotheken soms geen weet hebben van de innovaties en best practices die bij collega’s plaatsvinden – en dat een groot deel van de bibliotheek niet mee ontwikkelt met de transformaties die bibliotheekcollecties ondergaan. En dat terwijl er zo veel belangrijke onderwerpen zijn waarrond kennisopbouw en -deling georganiseerd zou kunnen worden. Neem bijvoorbeeld de vergroting van de diversiteit van bibliotheekcollecties, waarmee de Bibliotheek Midden-Brabant de afgelopen jaren al een goede start heeft gemaakt. Of de samenhang tussen collectie en programmering, waarover Probiblio al een succesvol traject organiseerde. En wat te denken van de ontwikkelingen op het gebied van datageïnformeerd collectioneren, waarmee bibliotheken door het hele land experimenteren?

Op dit moment zijn lokale bibliotheken in hoge mate zelf het collectiewiel aan het uitvinden. Ze zoeken naar wat de automatisering op collectiegebied voor hen kan betekenen. Zij weten niet goed hoe zij zich tot de diensten van NBD Biblion moeten verhouden: gaat het om doorgeslagen automatisering van een commerciële partij of juist om de oplossing voor al onze collectieproblemen? Het gevolg: een deel van de lokale bibliotheken collectioneert nog handmatig, terwijl een andere groep het volledige budget bij NBD Biblion neerlegt en het eigen collectieteam geheel of deels dreigt te laten gaan.

Het optimum ligt uiteraard in het midden. De diensten van NBD Biblion kunnen lokale collectieteams in hoge mate ontlasten door ze niet meer handmatig de standaardbestellingen te laten invoeren die ook door een computer kunnen worden gedaan. NBD Biblion is echter niet goed in staat om trends te signaleren en de actualiteit invloed te laten uitoefenen op hun selecties. De vrijgekomen tijd kunnen collectiespecialisten daarom besteden aan het optimaliseren van de input waarop NBD Biblion zich baseert, door onderzoek te doen naar de wensen van zowel leden als niet-leden uit het werkgebied, door het verbinden van de collectie aan andere deelgebieden van de bibliotheek, door hun kennis en kunde te delen met collega’s en door relaties aan te gaan met partners. Zo wordt de collectie onderdeel van de community library die bibliotheken zo graag willen zijn, zonder dat dit extra tijd of geld kost, en verdwijnt de kennis over collectie niet uit de organisatie.

Lokale en provinciale hulp

Nog lang niet alle bibliotheken beschikken over de capaciteit of innovatiekracht om zulke veranderingen zelfstandig door te voeren. Collectieteams bestaan momenteel vaak voor een groot deel uit toegewijde professionals met decennialange werkervaring in hun vakgebied. Ze hebben veelal de klassieke bibliotheekopleiding gevolgd en hebben gezien hoe de automatisering van de afgelopen tientallen jaren hun werk heeft vergemakkelijkt, maar ook minder menselijk heeft gemaakt. De huidige tijd vraagt om een omkering: juist die menselijke kant van de collectiespecialist is broodnodig om dit onderdeel van de bibliotheek te laten aansluiten bij de nieuwe koers die we gezamenlijk varen.

Op dit moment gaan die ervaren collectioneurs massaal met pensioen. Vervanging vinden blijkt lastig: er is geen nieuwe aanwas vanuit een bibliotheekopleiding. De opleiding collectioneren van NBD Biblion werpt gelukkig al de eerste vruchten af. Toch blijven lokale bibliotheken zoeken naar de kwaliteiten die nieuwe collectiespecialisten moeten hebben: waar ligt hun meerwaarde en welke positie hebben zij in de organisatie?

Bij het vinden van de antwoorden op die vragen hebben ze lokale en provinciale hulp nodig. Zij moeten steviger in het zadel geholpen worden door een landelijk collectiebeleid dat concrete handvatten biedt én door intensievere ondersteuning bij het creëren van een lokaal collectieplan dat getuigt van visie en daadkracht. Samen zorgen al die vormen van agendering van de collectie voor een stevige boodschap richting de sector en de buitenwereld: dat de collectie nog steeds het kloppend hart vormt van de bibliotheek, en door verbinding met onze verscheidenheid aan maatschappelijke taken misschien wel relevanter wordt dan ooit.

Het is, kortom, van groot belang om de collectie blijvend stevig te verankeren in de infrastructuur van onze sector. Met een gedegen landelijk, provinciaal en lokaal netwerk, waarin organisaties elkaar makkelijk en snel kunnen vinden, en elkaar vooruit kunnen helpen op relevante onderwerpen. Met professionele collectiespecialisten die hun tijd niet besteden aan taken die ook gemakkelijk te automatiseren zijn, maar die de verbinding leggen tussen lezer, collectie, partners en data. Met uniforme afspraken die maken dat we niet op lokaal niveau ons hoofd hoeven te breken over keuzes die voor iedereen relevant en geldig zijn, zonder de uniciteit van iedere bibliotheek uit het oog te verliezen. Want onze collecties zijn te waardevol om aan het toeval over te laten.

Aan dit artikel hebben meegeschreven:

Anne van den Dool, auteur (extern collectieadviseur voor onder andere OBA, Bibliotheek Utrecht, Bibliotheek Den Haag en BiblioPlus), Margreet Zeeders (collectieadviseur bij Fers), Barbara van den Bos (manager collectie & kennisdeling bij Bibliotheek Rotterdam), Iris de Graaf (manager collectie bij Bibliotheek Midden-Brabant), Margriet van Leeuwen (strategisch collectie-innovator bij Rozet Arnhem) en Mirjam Zweers (manager collectieadvies & programmering bij Probiblio).