Hoe krijg je als bibliotheek grip op je financiële resultaat?

Het toerekenen van overhead aan afzonderlijke activiteiten lijkt logisch, maar kan in de praktijk averechts werken – vooral als die overhead al wordt gedekt door een exploitatiesubsidie. Zo leidde het bij een poppodium ertoe dat een programmeur € 2.500 moest ‘betalen’ voor een maandagavond in de kleine zaal, nog vóór er iets geboekt was. Daardoor bleef de zaal leeg en het publiek weg. Toen het podium stopte met het doorbelasten van overhead en activiteiten alleen nog beoordeelde op hun dekkingsbijdrage (opbrengsten minus directe kosten), ontstond ruimte voor meer programmering, stegen de bezoekersaantallen en werd het statutaire doel – mensen bereiken met cultuur – juist beter gerealiseerd.

Daarom stel ik een eenvoudig model voor, dat de activiteiten van een bibliotheek verdeelt in drie clusters:

1. De basis – de minimale set aan activiteiten die nodig is om überhaupt een bibliotheek te zijn.
2. Educatief en maatschappelijk – activiteiten die bijdragen aan de publieke en educatieve rol van de bibliotheek.
3. Commercieel en strategisch – activiteiten die gericht zijn op het aantrekken van aanvullende middelen en draagvlak.

Wat levert het op – en wat kost het?

Door per cluster de directe opbrengsten en kosten in kaart te brengen (zonder overheadtoerekening), ontstaat een overzichtelijk beeld van wat elke activiteit bijdraagt aan het totale resultaat. Het model maakt inzichtelijk hoeveel exploitatiesubsidie minimaal nodig is voor de basis, en waar er ruimte zit om via programmering, fondsenwerving of bijvoorbeeld freemium-abonnementen extra impact én inkomsten te genereren.

Van reserve naar strategische ruimte

Het doel is niet winst, maar continuïteit: kunnen blijven functioneren in tijden van financiële tegenwind. Maar continuïteit betekent méér dan alleen het opvangen van tegenvallers. Een gezonde reserve stelt je ook in staat om te investeren in productontwikkeling – vaak zijn daar eerst kosten, en pas later opbrengsten. Bovendien bied je medewerkers met tijdelijke financiering meer zekerheid als je weet dat er in de organisatie financiële ruimte is om bruggen te slaan als een project afloopt. Dat is niet alleen zakelijk verstandig, maar ook sociaal verantwoordelijk.

Wil je weten hoe dit model eruitziet, hoe je het toepast op jouw situatie of hoe je de administratie erop kunt inrichten? Neem dan gerust contact met me op. Ik denk graag mee.