IDO-risico-inventarisatie als hulpmiddel bij het maken van afspraken

Het nut van het maken van afspraken

Het helpen van klanten in het IDO is dankbaar werk, maar er zitten ook risico’s aan. Vragen zijn erg persoonlijk en bezoekers zijn soms ten einde raad of niet goed in staat zelfstandig hun zaken te regelen. Hierdoor zijn IDO-medewerkers vaak geneigd om mensen vergaand te helpen. Omdat IDO-medewerkers niet inhoudelijk geschoold zijn, levert dat het risico op dat de bezoeker goedbedoeld, maar onjuist of onvolledig geholpen wordt. Dat kan nadelige gevolgen hebben voor de bezoeker. Leg daarom duidelijke afspraken vast over hoe je helpt binnen het IDO. Het uitgangspunt is: de bibliotheek geeft geen inhoudelijk advies, maar verbindt de hulpvrager met een deskundige partij. 

Duidelijke afspraken zorgen voor: 

• Een eenduidige en professionele dienstverlening die past bij de rol van de bibliotheek en conform is aan de wetgeving 
• Duidelijkheid voor (nieuwe) medewerkers 
• Continuïteit bij wisselingen in rollen 

Stel de afspraken samen met je privacycoördinator en leidinggevende. Test ze met IDO-medewerkers en stel ze waar nodig bij. 

Praktisch stappenplan

Maar welke afspraken leg je vast? En waar moeten die over gaan? Hiervoor ontwikkelden we een praktisch stappenplan. Dit geeft een overzicht van alle vragen en regelzaken waar je rekening mee moet houden. Elke bibliotheek werkt met andere partners en organiseert de dienstverlening anders. Daarom bestaat er geen standaardaanpak. Je maakt altijd keuzes die passen bij jouw lokale situatie. 

Risico-inventarisatie

Om goede afspraken te maken, is het belangrijk dat je inzicht hebt in de risico’s. De risico-inventarisatie biedt per veelgestelde vraag onder andere: 

• relevante wet- en regelgeving; 
• mogelijke risico’s en de impact ervan; 
• wat je wel kunt doen; 
• hoe je je dienstverlening daarop inricht. 

De inventarisatie is samengesteld met privacy-expert Nathan Spekenbrink en gecontroleerd door de juristen van Dirkzwager. Ook verschillende bibliotheken en POI’s beoordeelden het document. Het resultaat geeft jou als IDO-coördinator duidelijke handvatten en helpt je om, samen met het stappenplan, goed onderbouwde afspraken vast te leggen. 

Voorbeelden en oproep

Steeds meer bibliotheken hebben hun afspraken op papier gezet en zijn zo vriendelijk geweest het resultaat ervan te delen met het netwerk. Doe hier je voordeel mee. Heb je zelf een handreiking ontwikkeld en wil je die delen? Dat waarderen we enorm. We anonimiseren het document en voegen het toe aan de beschikbare voorbeelden. 

Hulp en meer informatie

We begrijpen dat dit onderwerp complex kan zijn. Daarom helpen we je graag verder. Denk aan: 

• we denken met je mee; 
• we leggen zaken uit; 
• we lezen mee met je documenten; 
• we presenteren het resultaat aan je team. Hiervoor passen we de training Privacy in het IDO aan op jouw situatie. 

Geïnteresseerd? Neem contact op met Edo Postma via 06 40 79 08 67 of epostma@probiblio.nl. Mocht er behoefte zijn aan een nieuwe training als herhaling of voor nieuwe medewerkers, weet dan dat dit altijd kosteloos aangevraagd kan worden. 

Mocht er tussendoor behoefte zijn aan kennisoverdracht, neem dan eens een kijkje op de Bibliotheekcampus. Daar vind je 2 IDO-e-learnings:

1. De IDO-basistraining
2. De privacy in het IDO-training