In gesprek met Suzanne Verboeket: “Toekomstdenken is durven”

Wat was voor jullie de aanleiding om met Probiblio aan de slag te gaan?

“Ik had net mijn eerste jaar bij Bibliotheek Rijn en Venen achter de rug. Ik kwam van buiten de bibliotheeksector, dus dat eerste jaar was ik vooral heel veel aan het leren. Na een jaar voelde het logisch om ook inhoudelijk ergens iets van te gaan vinden. Wat zie ik? Waar staan we? Waar willen we naartoe?

Tegelijkertijd zaten we ongeveer anderhalf tot twee jaar voor ons volgende meerjarenbeleidsplan. Ook vanuit de organisatie was het dus een goed moment om weer de diepte in te gaan. Niet omdat er iets misging, maar juist omdat er ruimte was om vooruit te kijken.”

Waarom wilde je daar hulp van buiten bij?

“De bibliotheek is prachtig, maar ook complex. Het mooie is: de bibliotheek is ongeveer alles. Het gaat over maatschappelijke verandering, individuele ontwikkeling, fantasie, taal, ontmoeting, technologie, ruimte. Dat maakt het rijk, maar ook ingewikkeld.

Als je daar inhoudelijk richting aan wilt geven, moet je keuzes maken. Hoe kom je tot iets dat doordacht is, dat past bij de mensen in je organisatie en dat ook overeind blijft als de wereld verandert?

Dan is het heel fijn om expertise van buiten te hebben. Iemand die structuur aanbrengt, maar je ook helpt om verder te kijken dan de waan van de dag. De bibliotheek gaat ook over verbeelding. Over associëren, dromen, voelen wat een plek kan betekenen. Die combinatie vonden we bij Probiblio. Er kwam structuur in het proces, maar er bleef ook ruimte om vrij te denken. En dat was precies wat nodig was.”

Hoe begon het traject?

“Een van de eerste stappen was een sessie met de raad van toezicht. In onze raad van toezicht zit kennis uit verschillende maatschappelijke sectoren, zoals logistiek, onderwijs en overheid. Daardoor konden zij vanuit hun eigen expertise kijken naar kansen en bedreigingen voor de bibliotheek.

We werkten met de 4 toekomstscenario’s, opgesteld door het CPB. Stel dat Nederland er in 2050 zo uitziet: wat betekent dat dan voor de bibliotheek? Welke rol heeft de bibliotheek dan? Welke mensen werken er? Welke inwoners komen er?

Er ontstond zelfs ter plekke een vijfde scenario: wat is de bibliotheek in een land in crisis? Denk aan overstromingen, oorlog of andere ontwrichtende gebeurtenissen. Dan wordt de vraag ineens heel concreet: wat kan de bibliotheek dan betekenen?

Toen de kansen en bedreigingen helder waren, keken we vervolgens met het MT waar we nu heel goed in zijn en waar het nodig is te ontwikkelen.”

Daarna gingen jullie met collega’s aan de slag. Hoe zag dat eruit?

“We wilden niet alleen met het MT nadenken, maar juist ook collega’s betrekken die buiten de gebaande paden kunnen denken. Mensen die in staat zijn om los te komen van het hier en nu.

We werden meegenomen in ontwikkelingen rond educatie, technologie, samenleving en ruimte. En we deden oefeningen waardoor je echt in de toekomst stapt. Bijvoorbeeld door met je ogen dicht te visualiseren wat je hoort.

Daarna gingen we met persona’s werken. Hoe ziet een dag eruit van iemand in de toekomst? Waar wordt die persoon wakker? Hoe woont diegene? Wat voor werk bestaat er nog? Wat heeft iemand nodig? En welke rol speelt de bibliotheek daarin?

We bedachten huizen waarin meerdere generaties samenwonen omdat er te weinig ruimte is. Dan wordt de bibliotheek ineens een plek waar je naartoe gaat voor stilte, concentratie, lucht of ontmoeting. We hadden het over ruimtes waar je digitaal kunt detoxen of juist kan opladen. Allemaal met het doel in een toestand te komen die je optimaal ontvankelijk maakt om te leren, te ontdekken, inspiratie op te doen en daaraan bij te dragen. We hadden het ook over jongeren die later op de dag naar school gaan. Over ouderen die in de bibliotheek kennis delen met kinderen. Over inwoners die niet alleen iets komen halen, maar ook iets komen brengen.

Sommige ideeën klonken eerst grappig of ver weg. Maar later kwamen ze serieuzer terug. Bijvoorbeeld de ideeën over samen de ruimte ingaan, over nomadische bibliotheken, over hologrammen. En ook de vraag: wat betekent het als mensen thuis minder ruimte hebben? Dan wordt publieke ruimte veel belangrijker. De bibliotheek is dan niet ‘maar een gebouw’, maar een plek waar je kunt ontsnappen, leren, ontmoeten, herstellen en bijdragen.

Als je zegt dat de bibliotheek mensen helpt om zich te ontwikkelen, moet je ook nadenken over de voorwaarden daarvoor. Dan gaat het dus niet alleen over aanbod, maar ook over ruimte, sfeer, toegankelijkheid en vertrouwen.”

Hoe voorkom je dat zo’n traject alleen maar bij dromen blijft?

“Door steeds te zoeken naar wat in verschillende toekomstscenario’s overeind blijft. Als scenario’s heel verschillend zijn, maar steeds hetzelfde van de bibliotheek vragen, dan weet je: daar zit iets fundamenteels.

Bijvoorbeeld de bibliotheek als plek van vraag en aanbod. Niet alleen aanbod vanuit ons, maar ook inwoners die iets brengen. Dan verandert onze rol. We worden meer coach, curator, verbinder en aanjager. We scheppen voorwaarden waardoor mensen zich kunnen ontwikkelen en kunnen bijdragen.

Dat hielp enorm om uit het ‘duizend-dingen-doekje’ te blijven. Want er zijn altijd leuke projecten, subsidies, enthousiaste collega’s en kansen. Maar dit traject helpt om fundamenteler te kiezen, waarbij je scherper krijgt wat niet onderhandelbaar is. We willen niet alleen flexibel mee kunnen bewegen in een veranderende maatschappij, maar ook heel helder hebben wat onze basis is en ervoor zorgen dat die basis sterk is.

Dat helpt in allerlei gesprekken. Intern, maar ook met gemeenten en partners. Je kunt gesprekspartners meenemen in je toekomstbeeld en wat je daarvoor nodig hebt.”

Hoe borg je alles wat uit zo’n traject komt?

“Dat blijft een uitdaging. Aan de ene kant willen we het verhaal terugbrengen tot iets wat je er makkelijk bij pakt. Een dik beleidsplan verdwijnt al snel in een la. Daarom werken we aan een praatplaat: een visuele vertaling van onze koers.

Aan de andere kant moet het landen in jaarplannen en teamplannen. We werken met een soort A3 per team, met maximaal 8 punten waar een team dat jaar aan werkt. Daar kijken we regelmatig naar, per team en op organisatieniveau met de teamleiders samen. Wat gaat goed? Wat wordt spannend? Waar moeten we bijsturen? Zo wordt het geen papieren werkelijkheid, maar onderdeel van hoe je stuurt.”

Zie je nu al resultaat?

“Ja, maar niet altijd als één tastbaar eindproduct. Het werkt meer door in alles wat je doet. We hebben meer aandacht voor ruimte. Meer aandacht voor open access. Meer focus op thema’s als diversiteit, burgerschap en gespreksvoering. We hebben extra geld vrijgemaakt voor het meemaakpodium en willen dat ook uitbreiden naar kleinere gemeenten.

Ook kijken we anders naar rollen. Als inwoners meer gaan brengen, wat vraagt dat dan van medewerkers? Wat betekent dat voor programmering, publieksdienstverlening, vrijwilligersbeleid en opleiding? Hoe coach je mensen die zelf iets willen organiseren? Waar geef je iemand de sleutel, en waar nog niet?

Het zit in heel veel kleine druppeltjes. Maar bij elkaar zie je dat het invloed heeft op keuzes in de organisatie. Dat vraagt ook wat van onze medewerkers. Het botst soms met perfectionisme. Als je mensen vraagt om iets nieuws te proberen, dan pakt het misschien niet meteen zo goed uit als iets wat ze al 10 jaar beheersen.

Dan heb je een leercultuur nodig. Een cultuur waarin fouten maken mag, waarin je mag oefenen en waarin leidinggevenden ook anders kijken naar ontwikkeling. Daarom kijken we nu ook naar ons opleidingsbeleid. Als dit onze richting is, welke vaardigheden hebben medewerkers dan nodig? En welke cultuur hoort daarbij?”

Hoe heb je de samenwerking met Probiblio ervaren?

“Als superplezierig en verrijkend. We kwamen er rijker uit, juist omdat het traject zo gelaagd was. We hebben vanuit verschillende invalshoeken gekeken: tekst, structuur, gedachten, beelden, toekomstscenario’s, persona’s, ruimte.

En het was ook gewoon leuk. Dat is niet onbelangrijk. Er zat energie in. We hadden eureka-momenten. Soms door een woord, soms door een keuze, soms door een nuance.

Wat ik belangrijk vond, is dat er vertrouwen was. We stonden niet tegenover elkaar, maar puzzelden samen. Er was niet één alwetende partij. We vroegen steeds: denk eens mee, klopt dit, missen we iets, moet er meer ruimte in of juist meer structuur?”

Wat zou je andere bibliotheekdirecteuren meegeven?

“Neem de tijd voor je inhoudelijk fundament. Juist dan heb je ruimte om niet alleen problemen op te lossen, maar echt vooruit te kijken.

En doe het met de juiste mensen. Mensen die andere dingen zien dan jij. Verschillende persoonlijkheden, verschillende expertises, verschillende voorkeuren. Iedereen ziet per definitie maar een klein stukje. Je hebt al die kijkers nodig om een verhaal te maken waarin veel mensen zich kunnen herkennen.

Soms zit je lang te muggenziften over één woord. Maar dat is nuttig. Want in die woorden zit de kern. Wat bedoelen we precies? Wie willen we zijn? Welke energie willen we met elkaar hebben?

We zijn er nog niet. Het verhaal wordt nog verder uitgewerkt en geborgd. Maar het leeft al. Je ziet het terug in keuzes, in gesprekken, in plannen en in de manier waarop mensen naar de toekomst kijken. Dat komt doordat we het samen hebben doorleefd.”